Quay chụp hội thảo cần lưu ý gì?

Quay chụp hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là việc bố trí máy ảnh và camera tại địa điểm tổ chức. Hội thảo là loại sự kiện có đặc thù riêng về nội dung trình bày, diễn giả, khách mời, màn hình slide, âm thanh phát biểu, phần hỏi đáp, tài liệu chuyên môn và mục tiêu sử dụng tư liệu sau chương trình.

Nếu không chuẩn bị kỹ từ trước, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu ảnh diễn giả, video không nghe rõ âm thanh, không có ảnh toàn cảnh hội trường hoặc không rõ sản phẩm được bàn giao sau sự kiện. Đây là những lỗi thường gặp khi doanh nghiệp chỉ thuê ekip theo nhu cầu chung chung mà chưa thống nhất timeline, shot list, âm thanh và đầu ra.

Với hội thảo, ảnh và video thường được dùng cho truyền thông, báo cáo nội bộ, gửi đối tác, lưu trữ chuyên đề, đào tạo lại hoặc chia sẻ cho những người không tham dự. Mỗi mục tiêu sử dụng sẽ kéo theo yêu cầu khác nhau về cách quay, cách chụp, âm thanh, hậu kỳ và định dạng bàn giao.

Bài viết dưới đây được đội ngũ GM Group Media biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ những lưu ý quan trọng khi quay chụp hội thảo chuyên nghiệp, từ khâu chuẩn bị brief, timeline đến tác nghiệp, hậu kỳ và bàn giao sản phẩm.

Quay chụp hội thảo chuyên nghiệp là gì?

Quay chụp hội thảo chuyên nghiệp là quá trình ghi lại hình ảnh, âm thanh và các nội dung quan trọng của một chương trình hội thảo theo phương án đã được thống nhất trước. Nội dung ghi nhận thường bao gồm không gian tổ chức, sân khấu, backdrop, màn hình trình chiếu, diễn giả, khách mời, người tham dự, phần phát biểu, phần hỏi đáp, khu vực check-in, khu trưng bày và các hoạt động kết nối nếu có.

So với nhiều loại sự kiện khác, hội thảo đặt trọng tâm lớn hơn vào tính chính xác của nội dung. Một bộ ảnh hội thảo không chỉ cần đẹp mà còn cần thể hiện đúng quy mô, đúng nhân vật và đúng tinh thần chuyên môn của chương trình. Một video hội thảo không chỉ cần hình ảnh rõ mà còn phải xác định đúng mục tiêu: lưu toàn bộ nội dung, dựng video recap, ghi lại phần phát biểu chính hay tạo tư liệu truyền thông ngắn sau sự kiện.

Dịch vụ này có thể gồm quay phim, chụp ảnh hoặc kết hợp cả hai. Quay phim ghi lại diễn biến theo thời gian, chuyển động, âm thanh, nội dung phát biểu và bối cảnh chương trình. Chụp ảnh tạo ra tư liệu truyền thông, báo cáo, lưu trữ và nhận diện thương hiệu. Hai hạng mục này phục vụ các mục tiêu khác nhau, nên khách hàng cần xác nhận ngay từ đầu để báo giá và phương án tác nghiệp đúng nhu cầu.

Quay chụp hội thảo không nên được hiểu là ekip chỉ có mặt vào đúng giờ diễn ra chương trình rồi ghi hình theo cảm tính. Một phương án chuyên nghiệp cần bắt đầu từ tiếp nhận thông tin, phân tích timeline, xác định mục tiêu sử dụng tư liệu, xây dựng shot list, chuẩn bị phương án tác nghiệp, thực hiện tại hiện trường, xử lý dữ liệu sau sự kiện và bàn giao sản phẩm theo thỏa thuận.

Xem Thêm Quay chụp hội thảo chuyên nghiệp cần lưu ý gì?

Vì sao hội thảo cần phương án quay chụp riêng?

Hội thảo thường có nhiều nội dung chuyên môn, vì vậy ảnh và video không chỉ phục vụ mục đích lưu niệm. Doanh nghiệp có thể sử dụng tư liệu hội thảo để truyền thông sau chương trình, làm báo cáo gửi lãnh đạo, gửi đối tác, lưu trữ nội dung đào tạo hoặc chia sẻ lại cho người không tham dự. Nếu mục tiêu sử dụng không được xác định từ đầu, ekip có thể quay chụp chưa đúng trọng tâm.

Diễn giả và nội dung trình bày là trọng tâm của hội thảo. Trong nhiều chương trình, người xem cần thấy rõ ai đang phát biểu, nội dung trình bày diễn ra trong bối cảnh nào, người tham dự phản ứng ra sao và phần trao đổi có diễn ra đúng tinh thần chuyên môn không. Vì vậy, quay chụp hội thảo cần ưu tiên diễn giả, màn hình trình chiếu, slide, phần hỏi đáp, khách mời và các mốc chính trong agenda.

Âm thanh có vai trò quan trọng hơn nhiều loại sự kiện khác. Với hội thảo, video có thể mất giá trị sử dụng nếu không nghe rõ phần phát biểu hoặc phần trao đổi. Âm thanh từ micro trên camera có thể bị ảnh hưởng bởi khoảng cách, tiếng phòng, tiếng người tham dự hoặc điều kiện hội trường. Nếu doanh nghiệp cần lưu nội dung phát biểu, cần có phương án âm thanh rõ ràng trước khi chương trình diễn ra.

Nhiều khoảnh khắc trong hội thảo chỉ diễn ra một lần. Phát biểu khai mạc, phần trình bày chính, ký kết, trao chứng nhận, phần hỏi đáp, chụp ảnh tập thể hoặc phần vinh danh đều cần được bám sát timeline. Nếu ekip không có agenda chi tiết, nguy cơ bỏ lỡ khoảnh khắc quan trọng sẽ cao hơn.

Xem Thêm GÓI QUAY PHIM CHỤP ẢNH CHỈ 02 TRIỆU ĐỒNG | GM GROUP MEDIA

Xác định mục tiêu sử dụng ảnh và video

Trước khi thuê dịch vụ quay chụp hội thảo chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần xác định rõ ảnh và video sẽ được dùng để làm gì. Đây là bước quan trọng vì mục tiêu sử dụng quyết định cách quay, cách chụp, vị trí tác nghiệp, yêu cầu âm thanh, mức độ hậu kỳ và sản phẩm bàn giao.

Nếu tư liệu được dùng cho truyền thông sau hội thảo, bộ ảnh cần ưu tiên ảnh diễn giả, ảnh toàn cảnh hội trường, ảnh khách mời, ảnh tương tác, ảnh nhận diện thương hiệu và ảnh networking. Video có thể cần dạng recap hoặc highlight để tổng hợp không khí chương trình, nội dung chính và các khoảnh khắc tiêu biểu.

Nếu mục tiêu là lưu nội dung chuyên môn, doanh nghiệp cần cân nhắc quay full, thu âm rõ, ghi lại phần trình bày, phần hỏi đáp và nội dung phát biểu. Trong trường hợp này, yêu cầu âm thanh cần được đặt ở mức ưu tiên. Video recap ngắn có thể chưa đủ nếu doanh nghiệp cần dùng tư liệu để đào tạo lại hoặc chia sẻ nội dung cho người không tham dự.

Nếu tư liệu được dùng cho báo cáo nội bộ hoặc gửi đối tác, ảnh cần thể hiện quy mô chương trình, nhận diện thương hiệu, diễn giả, người tham dự, hoạt động chính và sự hiện diện của các bên liên quan. Video có thể cần thể hiện diễn biến tổng thể thay vì chỉ tập trung vào một vài khoảnh khắc nổi bật.

Nếu hội thảo phục vụ đào tạo lại hoặc chia sẻ sau sự kiện, cần xác nhận video full, âm thanh, định dạng file và cách bàn giao. Dữ liệu quay chưa dựng không đồng nghĩa với video có thể sử dụng ngay. Vì vậy, sản phẩm đầu ra cần được mô tả rõ trong báo giá.

Xem Thêm Quay chụp sự kiện Nam Từ Liêm uy tín tại GM Group Media

Chuẩn bị brief và timeline trước ngày hội thảo

Brief và timeline là nền tảng để ekip quay chụp hiểu đúng chương trình. Một hội thảo có thể có nhiều phiên trình bày, nhiều diễn giả, nhiều nội dung chuyển tiếp và các mốc quan trọng diễn ra trong thời gian ngắn. Nếu thiếu timeline chi tiết, ekip rất khó chủ động vị trí tác nghiệp.

Doanh nghiệp nên cung cấp agenda gồm thời gian đón khách, khai mạc, từng phiên trình bày, nghỉ giải lao, hỏi đáp, ký kết, trao chứng nhận, chụp ảnh tập thể và kết thúc. Với hội thảo có nhiều phòng hoặc nhiều phiên song song, timeline cần thể hiện rõ phòng nào diễn ra nội dung nào, diễn giả nào trình bày và phần nào cần ưu tiên.

Nhân vật quan trọng cũng cần được xác định trước. Diễn giả, lãnh đạo, khách VIP, đối tác, MC hoặc người điều phối cần được ekip nhận diện. Nếu không có thông tin nhận diện, photographer và cameraman có thể không biết ai là người cần ưu tiên trong bộ ảnh và video.

Khu vực cần ghi hình cũng nên được thống nhất sớm. Với hội thảo, các khu vực thường cần lưu ý gồm sân khấu, bàn diễn giả, màn hình trình chiếu, khu check-in, khu trưng bày, khu networking và khu chụp ảnh tập thể. Nếu doanh nghiệp có gian hàng, tài liệu, sản phẩm hoặc backdrop cần xuất hiện trong ảnh, nội dung này nên được đưa vào brief.

Một đầu mối phối hợp tại hiện trường cũng rất cần thiết. Người này giúp ekip cập nhật thay đổi timeline, nhận diện nhân vật quan trọng, thông báo các mốc sắp diễn ra và hỗ trợ tiếp cận khu vực cần tác nghiệp. Với hội thảo có nhiều thay đổi trong ngày, đầu mối phối hợp giúp giảm rủi ro thiếu tư liệu.

Xem Thêm Quay chụp sự kiện Mỹ Đình giá chỉ 3TR – GM Group Media

Lưu ý khi chụp ảnh hội thảo chuyên nghiệp

Chụp ảnh hội thảo cần có đủ ảnh toàn cảnh, ảnh nhân vật, ảnh hoạt động, ảnh nhận diện thương hiệu và ảnh tương tác. Một bộ ảnh chỉ có ảnh diễn giả hoặc chỉ có ảnh người tham dự sẽ chưa phản ánh đầy đủ chương trình.

Ảnh toàn cảnh không gian hội thảo giúp thể hiện quy mô và bối cảnh tổ chức. Nhóm ảnh này thường gồm hội trường, sân khấu, backdrop, màn hình, bàn đại biểu, khu khách mời và tổng thể chương trình. Nếu hội thảo có nhiều khu vực như check-in, trưng bày hoặc networking, các khu vực này cũng cần được ghi lại.

Ảnh diễn giả và phần trình bày là nhóm ảnh quan trọng. Photographer cần chụp diễn giả trong lúc phát biểu, tương tác với slide, trao đổi với người tham dự hoặc điều phối phần thảo luận. Khi chụp diễn giả, cần chú ý biểu cảm, tư thế, bối cảnh thương hiệu và tránh các khung hình gây hiểu sai về nội dung chương trình.

Ảnh khách mời và người tham dự giúp thể hiện mức độ tham gia của hội thảo. Các khoảnh khắc như lắng nghe, ghi chép, đặt câu hỏi, trao đổi sau phần trình bày hoặc giao lưu trong giờ nghỉ có giá trị cho truyền thông và báo cáo. Nếu sự kiện có yêu cầu riêng về quyền sử dụng hình ảnh, doanh nghiệp cần thông báo trước với ekip.

Ảnh nhận diện thương hiệu cũng cần được đưa vào shot list. Logo, backdrop, standee, banner, tài liệu, khu trưng bày, màn hình slide và các chi tiết thương hiệu giúp bộ ảnh phục vụ tốt hơn cho truyền thông sau sự kiện. Nếu hội thảo có nhà tài trợ hoặc đối tác, các yếu tố nhận diện này càng cần được kiểm tra kỹ.

Ảnh hoạt động chính và nghi thức gồm khai mạc, ký kết, trao chứng nhận, trao quà, vinh danh, hỏi đáp hoặc chụp ảnh tập thể. Đây là các khoảnh khắc thường chỉ diễn ra một lần nên cần được bám sát timeline. Nếu có ảnh tập thể, ban tổ chức nên dự kiến thời điểm, vị trí và cách tập hợp người tham dự để tránh mất thời gian sau chương trình.

Xem Thêm Quay chụp ảnh event và sự kiện

Lưu ý khi quay phim hội thảo chuyên nghiệp

Quay phim hội thảo cần làm rõ mục tiêu ngay từ đầu. Một số hội thảo chỉ cần tư liệu để dựng recap, trong khi một số chương trình cần quay full nội dung để lưu trữ hoặc đào tạo lại. Hai mục tiêu này khác nhau về cách bố trí máy, yêu cầu âm thanh, thời lượng ghi hình và khối lượng hậu kỳ.

Cảnh quay không gian và bối cảnh chương trình giúp video có phần mở đầu rõ ràng. Các cảnh như hội trường, sân khấu, backdrop, khách mời check-in, tài liệu, khu trưng bày và không khí trước giờ bắt đầu tạo nền cho video sau sự kiện. Nếu chỉ quay phần diễn giả, video có thể thiếu bối cảnh tổng thể.

Trong phần chính, cameraman cần bám diễn giả, nội dung trình bày, phản ứng của người tham dự và phần hỏi đáp. Với hội thảo có nhiều diễn giả hoặc tọa đàm, cần xác định trước vị trí từng người trên sân khấu để tránh bỏ lỡ khi chuyển lượt phát biểu.

Quay full và quay tư liệu cần được phân biệt rõ. Quay full phù hợp khi doanh nghiệp cần lưu nội dung chương trình tương đối đầy đủ. Quay tư liệu phù hợp khi mục tiêu là dựng recap hoặc highlight. Nếu khách hàng chỉ yêu cầu quay tư liệu, không nên mặc định sẽ có video full hoàn chỉnh sau chương trình.

Quay một góc hay nhiều góc máy cũng cần được làm rõ. Không phải hội thảo nào cũng cần nhiều góc máy. Nhiều góc máy có thể phù hợp khi cần lưu nội dung liên tục, có nhiều diễn giả, phần tọa đàm, phần hỏi đáp hoặc yêu cầu video hoàn chỉnh hơn. Nếu có nhu cầu quay nhiều góc máy, hạng mục này cần được xác nhận trong báo giá.

Dữ liệu quay chưa phải video hoàn chỉnh. Nếu khách hàng cần video full đã xử lý, video recap, video highlight hoặc video dọc, cần có hạng mục hậu kỳ video. Báo giá quay phim chụp ảnh sự kiện cần thể hiện rõ sản phẩm bàn giao và phạm vi công việc thay vì chỉ ghi một tổng chi phí.

Xem Thêm Quay chụp Teambuilding Quay chụp Gala Dinner và Year End Party

Lưu ý về âm thanh khi quay hội thảo

Âm thanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi quay hội thảo. Nếu video chỉ phục vụ truyền thông không khí chương trình, âm thanh có thể không cần lưu trọn vẹn từng phần phát biểu. Tuy nhiên, nếu mục tiêu là lưu nội dung chuyên môn, âm thanh cần được xác nhận kỹ trước khi thực hiện.

Không nên chỉ phụ thuộc vào micro trên camera nếu hội thảo cần nghe rõ diễn giả. Âm thanh từ camera có thể bị ảnh hưởng bởi khoảng cách từ máy quay đến sân khấu, tiếng vang trong phòng, tiếng người tham dự, tiếng điều hòa hoặc điều kiện âm thanh tại hội trường. Khi video cần sử dụng để đào tạo lại hoặc lưu nội dung, phương án âm thanh cần được trao đổi với đơn vị thực hiện và bộ phận kỹ thuật địa điểm.

Nếu hội trường có hệ thống âm thanh, cần kiểm tra khả năng phối hợp lấy tín hiệu hoặc ghi âm phù hợp. Việc này nên được trao đổi trước ngày tổ chức, không nên để đến khi chương trình bắt đầu mới kiểm tra. Với hội thảo có nhiều micro, nhiều diễn giả hoặc phần hỏi đáp dưới khán phòng, yêu cầu âm thanh cần được mô tả rõ hơn trong brief.

Phỏng vấn diễn giả hoặc khách mời cũng là hạng mục cần chuẩn bị riêng. Cần xác định ai được phỏng vấn, câu hỏi là gì, vị trí phỏng vấn ở đâu, ánh sáng như thế nào, âm thanh ra sao và thời điểm thực hiện. Không nên mặc định phỏng vấn nằm trong dịch vụ quay chụp hội thảo nếu báo giá chưa ghi rõ.

Xem Thêm Quay Phim Chụp Ảnh Media

Lưu ý về ánh sáng, không gian và vị trí tác nghiệp

Ánh sáng hội trường ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng ảnh và video. Một số phòng hội thảo có ánh sáng yếu, ánh sáng màu hoặc ánh sáng thay đổi khi trình chiếu slide. Nếu ánh sáng sân khấu quá chênh với khu vực khách mời, ảnh và video có thể khó cân bằng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra không gian tổ chức trước hoặc cung cấp hình ảnh địa điểm cho ekip nếu có.

Màn hình trình chiếu là yếu tố đặc thù của hội thảo. Khi quay chụp, cần tránh tình trạng màn hình quá sáng, không rõ nội dung hoặc khung hình chỉ thấy slide mà không thấy diễn giả. Tùy mục tiêu sử dụng, ekip cần cân đối giữa diễn giả, slide và bối cảnh hội trường.

Vị trí đặt máy quay cần được thống nhất để có tầm nhìn tốt nhưng không ảnh hưởng đến người tham dự. Với hội thảo có lối đi hẹp hoặc không gian nhỏ, việc đặt máy cần tính đến góc quay, ổ điện, chân máy và khu vực di chuyển. Nếu cần quay full, vị trí máy càng quan trọng vì phải bảo đảm khung hình ổn định trong thời gian dài.

Photographer cần có lối di chuyển hợp lý để ghi lại đủ góc ảnh mà không làm gián đoạn diễn giả hoặc người tham dự. Với hội thảo chuyên môn, sự tập trung của người nghe rất quan trọng, nên việc di chuyển cần kín đáo và đúng thời điểm.

Một số địa điểm có quy định riêng về vị trí tác nghiệp, ổ điện, ra vào, thời gian setup hoặc khu vực hạn chế. Doanh nghiệp nên thông báo trước các quy định này cho ekip để tránh ảnh hưởng đến quá trình thực hiện.

Lưu ý về livestream hội thảo

Livestream hội thảo khác với quay lưu trữ. Quay lưu trữ tạo dữ liệu để xử lý sau chương trình, còn livestream truyền hình ảnh và âm thanh theo thời gian thực. Vì vậy, livestream cần nền tảng phát, tài khoản, đường truyền internet, tín hiệu hình ảnh, tín hiệu âm thanh và người vận hành kỹ thuật.

Nền tảng phát cần được xác nhận trước. Hội thảo có thể phát trên Facebook, YouTube, Zoom, website nội bộ hoặc nền tảng riêng của doanh nghiệp. Mỗi nền tảng có yêu cầu kỹ thuật và cách vận hành khác nhau. Nếu chương trình có người tham dự từ xa, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu tương tác, đặt câu hỏi hoặc ghi lại phiên phát trực tiếp.

Internet và âm thanh là hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng livestream. Đường truyền không ổn định có thể làm gián đoạn quá trình phát. Âm thanh không rõ có thể khiến người xem từ xa khó theo dõi nội dung. Vì vậy, livestream hội thảo cần được xem là hạng mục kỹ thuật riêng.

Không nên mặc định livestream nằm trong gói quay chụp. GM Group Media có nhóm livestream trực tuyến và cũng hiển thị nội dung livestream hội thảo, sự kiện trên website, nhưng phạm vi triển khai cần được xác nhận theo từng chương trình cụ thể.

Lưu ý về hậu kỳ sau hội thảo

Hậu kỳ ảnh là quá trình xử lý bộ ảnh sau sự kiện để khách hàng có thể sử dụng cho truyền thông hoặc lưu trữ. Phạm vi hậu kỳ có thể gồm chọn lọc ảnh, chỉnh sáng, chỉnh màu, cắt cúp và xử lý theo yêu cầu đã thống nhất. Với hội thảo, ảnh cần rõ nhân vật, đúng bối cảnh và phù hợp mục tiêu sử dụng.

Hậu kỳ video là quá trình xử lý dữ liệu quay để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Công việc có thể gồm chọn cảnh, cắt dựng, xử lý âm thanh, chỉnh màu, chèn logo, tiêu đề, nhạc, phụ đề hoặc motion graphic nếu có yêu cầu. Mỗi hạng mục có khối lượng xử lý khác nhau, nên cần ghi rõ trong báo giá.

Video full, recap và highlight là các sản phẩm khác nhau. Video full phù hợp khi cần lưu nội dung chương trình tương đối đầy đủ. Video recap tổng hợp diễn biến chính của hội thảo. Video highlight tập trung vào các khoảnh khắc nổi bật. Nếu khách hàng cần nhiều phiên bản video cho nhiều nền tảng, nội dung này cũng cần được thống nhất trước.

Phụ đề hội thảo cần xác nhận riêng. Nếu hội thảo có nhiều nội dung chuyên môn, phụ đề có thể cần tài liệu hỗ trợ, thuật ngữ chính xác và thời gian xử lý phù hợp. Không nên mặc định phụ đề nằm trong mọi video hội thảo nếu báo giá chưa ghi rõ.

Bàn giao nhanh cũng cần được trao đổi từ đầu. Nếu doanh nghiệp cần ảnh hoặc video trong ngày, ekip cần biết trước để xây dựng phương án phù hợp. Không nên để đến sau khi chương trình kết thúc mới bổ sung yêu cầu bàn giao gấp.

Sản phẩm bàn giao khi quay chụp hội thảo

Sản phẩm bàn giao là phần cần được xác nhận rõ trước khi chốt dịch vụ. Với ảnh, khách hàng cần phân biệt ảnh gốc, ảnh chọn lọc và ảnh chỉnh sửa. Ảnh gốc là dữ liệu ban đầu từ máy ảnh. Ảnh chọn lọc là ảnh đã được lựa chọn từ toàn bộ dữ liệu. Ảnh chỉnh sửa là ảnh đã được xử lý ánh sáng, màu sắc, bố cục hoặc các yêu cầu trong phạm vi đã thống nhất.

Với video, khách hàng cần phân biệt dữ liệu quay chưa dựng, video full, video recap và video highlight. Dữ liệu quay chưa dựng là tư liệu ban đầu, chưa phải sản phẩm hoàn chỉnh. Video full phù hợp khi cần lưu nội dung chương trình. Video recap hoặc highlight phù hợp với mục tiêu truyền thông sau hội thảo.

Nếu khách hàng cần file trình chiếu, tài liệu hội thảo hoặc nội dung chuyên môn đi kèm, cần lưu ý rằng các tài liệu này không thuộc dịch vụ quay chụp nếu khách hàng không cung cấp hoặc hai bên không thống nhất trước. Ekip quay chụp chỉ có thể ghi lại những gì diễn ra trong phạm vi chương trình và phạm vi dịch vụ đã xác nhận.

Định dạng file, nền tảng gửi file, thời gian bàn giao và phạm vi chỉnh sửa cần được ghi rõ trong báo giá hoặc trao đổi trước khi thực hiện. Một báo giá rõ giúp khách hàng biết mình sẽ nhận được gì sau hội thảo và tránh nhầm lẫn giữa dữ liệu thô với sản phẩm hoàn chỉnh.

Báo giá quay chụp hội thảo cần kiểm tra gì?

Báo giá quay chụp hội thảo chuyên nghiệp cần thể hiện thời lượng tác nghiệp. Khách hàng cần biết ekip có mặt từ mấy giờ, hội thảo bắt đầu lúc nào, kết thúc lúc nào, có chụp check-in không, có ở lại sau chương trình để chụp ảnh tập thể hoặc networking không. Cách ghi chung chung như “một buổi” hoặc “nửa ngày” nên được làm rõ bằng khung giờ cụ thể.

Số phòng hoặc số khu vực cũng cần được kiểm tra. Một hội trường chính khác với hội thảo có nhiều phòng song song, khu check-in, khu trưng bày và khu networking. Nếu nhiều nội dung diễn ra cùng lúc, khách hàng cần xác định khu vực ưu tiên hoặc yêu cầu phương án phù hợp hơn.

Hạng mục quay phim và chụp ảnh cần được mô tả rõ. Báo giá cần cho biết chỉ chụp ảnh, chỉ quay phim, kết hợp cả hai, quay full, quay tư liệu dựng recap, chụp ảnh truyền thông hay livestream. Nếu báo giá chỉ ghi “quay chụp hội thảo” mà không mô tả đầu việc, khách hàng nên yêu cầu làm rõ.

Yêu cầu âm thanh cần được ghi riêng nếu hội thảo cần lưu nội dung phát biểu. Khách hàng nên hỏi rõ có thu âm diễn giả, lấy tín hiệu từ hệ thống âm thanh, ghi lại phần hỏi đáp hoặc hỗ trợ phỏng vấn hay không.

Sản phẩm bàn giao cần được kiểm tra kỹ. Khách hàng cần biết nhận ảnh, video, dữ liệu quay, file gốc, video full, recap, highlight, định dạng và thời gian bàn giao như thế nào. Các hạng mục chưa bao gồm như livestream, phụ đề, motion graphic, phỏng vấn, bàn giao gấp, file gốc, ngoài giờ, di chuyển hoặc VAT nếu có cũng cần được xác nhận.

Xem Thêm Báo giá quay chụp sự kiện phụ thuộc yếu tố nào?

Những lỗi thường gặp khi quay chụp hội thảo

Lỗi phổ biến đầu tiên là không gửi timeline chi tiết cho ekip. Khi thiếu timeline, ekip có thể bỏ lỡ phần phát biểu, hỏi đáp, ký kết, trao chứng nhận hoặc ảnh tập thể. Với hội thảo có nhiều phiên, lỗi này càng dễ xảy ra.

Lỗi thứ hai là không xác định diễn giả và nhân vật quan trọng. Nếu ekip không biết ai là lãnh đạo, khách VIP, đối tác hoặc diễn giả cần ưu tiên, bộ ảnh có thể thiếu nhân vật cần xuất hiện trong truyền thông sau chương trình.

Lỗi thứ ba là không kiểm tra âm thanh trước. Video hội thảo có thể không đáp ứng mục tiêu lưu nội dung chuyên môn nếu âm thanh không rõ. Điều này đặc biệt quan trọng với chương trình đào tạo, tọa đàm hoặc hội thảo cần chia sẻ lại nội dung.

Lỗi thứ tư là không làm rõ sản phẩm bàn giao. Khách hàng có thể nghĩ dữ liệu quay là video hoàn chỉnh, hoặc nghĩ chụp ảnh là mặc định nhận toàn bộ file gốc. Những nội dung này cần được ghi rõ để tránh hiểu sai sau sự kiện.

Lỗi thứ năm là không xác nhận livestream, phụ đề hoặc bàn giao gấp từ đầu. Đây là các hạng mục có yêu cầu kỹ thuật và hậu kỳ riêng. Nếu bổ sung quá muộn, phương án thực hiện có thể không phù hợp hoặc cần điều chỉnh phạm vi.

GM Group Media cung cấp dịch vụ quay chụp hội thảo như thế nào?

GM Group Media cung cấp dịch vụ quay chụp hội thảo – đào tạo, phù hợp với các chương trình có diễn giả, khách mời, nội dung trình bày, hoạt động trao đổi và nhu cầu lưu tư liệu sau chương trình. Đây là nhóm dịch vụ trực tiếp liên quan đến nhu cầu quay chụp hội thảo chuyên nghiệp.

Ngoài ra, GM Group Media có nhóm quay chụp event sự kiện, phù hợp với các chương trình doanh nghiệp có yếu tố hội nghị, lễ ra mắt, ký kết, truyền thông thương hiệu hoặc hoạt động sự kiện. Các dịch vụ liên quan như livestream trực tuyến, quay phim – chụp ảnh bằng flycam, quay chụp Year End Party – Gala Dinner, quay chụp teambuilding – dã ngoại, quay chụp Amazing Race và sản xuất TVC – phim doanh nghiệp.

Với hội thảo, livestream trực tuyến có thể phù hợp khi chương trình cần người theo dõi từ xa. Tuy nhiên, hạng mục này cần xác nhận nền tảng phát, internet, âm thanh và phạm vi vận hành. Quay phim – chụp ảnh bằng flycam không phải hạng mục thường gặp trong hội thảo trong nhà, nhưng có thể được trao đổi nếu chương trình có hoạt động ngoài trời hoặc không gian phù hợp.

Sản xuất TVC, phim doanh nghiệp là nhóm sản phẩm khác với ghi hình hội thảo thông thường. Nếu doanh nghiệp cần video thương hiệu, phim doanh nghiệp hoặc nội dung có kịch bản riêng, phương án sản xuất cần được tư vấn tách biệt với quay chụp hội thảo.

Câu hỏi thường gặp về quay chụp hội thảo chuyên nghiệp

Quay chụp hội thảo chuyên nghiệp cần lưu ý gì?

Cần lưu ý mục tiêu sử dụng tư liệu, timeline, diễn giả, màn hình trình chiếu, âm thanh, ánh sáng, vị trí tác nghiệp, sản phẩm bàn giao và các hạng mục cần xác nhận riêng như livestream, phụ đề, phỏng vấn hoặc bàn giao gấp.

Quay phim hội thảo có cần thu âm riêng không?

Nếu khách hàng cần lưu nội dung phát biểu rõ ràng, nên xác nhận phương án âm thanh riêng hoặc khả năng lấy tín hiệu từ hệ thống âm thanh tại địa điểm. Không nên chỉ mặc định dùng âm thanh từ camera.

Chụp ảnh hội thảo cần chụp những gì?

Chụp ảnh hội thảo cần có ảnh toàn cảnh hội trường, sân khấu, backdrop, diễn giả, khách mời, người tham dự, phần hỏi đáp, nghi thức, ảnh tập thể, nhận diện thương hiệu và hoạt động networking nếu có.

Quay hội thảo có cần nhiều góc máy không?

Không phải hội thảo nào cũng cần nhiều góc máy. Nhiều góc máy phù hợp khi cần lưu nội dung liên tục, có nhiều diễn giả, phần tọa đàm hoặc yêu cầu video hoàn chỉnh hơn.

Livestream hội thảo có nằm trong gói quay chụp không?

Không nên mặc định. Livestream là hạng mục kỹ thuật riêng, cần xác nhận nền tảng phát, internet, âm thanh, tín hiệu hình ảnh và phạm vi vận hành.

Quay phim hội thảo có bao gồm video recap không?

Không nên mặc định. Video recap là sản phẩm hậu kỳ riêng nếu được ghi rõ trong báo giá. Nếu báo giá chỉ gồm dữ liệu quay hoặc quay tư liệu, khách hàng chưa có video recap hoàn chỉnh.

Chụp ảnh hội thảo có bàn giao file gốc không?

Không nên mặc định. File gốc phụ thuộc thỏa thuận và cần được ghi rõ nếu khách hàng có nhu cầu.

Báo giá quay chụp hội thảo phụ thuộc yếu tố nào?

Báo giá phụ thuộc thời lượng, địa điểm, số phòng, số khu vực, số phiên trình bày, hạng mục quay chụp, yêu cầu âm thanh, hậu kỳ, livestream và sản phẩm bàn giao.

Cần gửi gì để nhận tư vấn quay chụp hội thảo?

Khách hàng nên gửi ngày giờ, địa điểm, agenda, số phòng, số diễn giả, nhu cầu quay phim, chụp ảnh, livestream, yêu cầu âm thanh và sản phẩm cần nhận sau hội thảo.

GM Group Media có dịch vụ quay chụp hội thảo không?

Có. GM Group Media công khai danh mục quay chụp hội thảo – đào tạo, đồng thời có các nhóm dịch vụ liên quan như quay chụp event sự kiện và livestream trực tuyến.

Kết luận

Quay chụp hội thảo chuyên nghiệp cần được chuẩn bị theo mục tiêu sử dụng tư liệu, timeline, số phòng, số diễn giả, yêu cầu âm thanh, hạng mục quay chụp, phạm vi hậu kỳ và sản phẩm bàn giao. Hội thảo là sự kiện có nhiều nội dung chuyên môn, nên doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc có camera và máy ảnh tại địa điểm, mà cần kiểm tra kỹ cách ghi lại diễn giả, slide, phần hỏi đáp, khách mời, âm thanh và các mốc quan trọng trong chương trình.

Các hạng mục như livestream, quay nhiều góc máy, thu âm chuyên sâu, phỏng vấn, phụ đề, motion graphic, video dọc, file gốc hoặc bàn giao gấp không nên được mặc định nếu báo giá chưa ghi rõ. Những nội dung này cần được trao đổi trước để ekip xây dựng phương án phù hợp với thực tế hội thảo.

Doanh nghiệp có nhu cầu quay phim, chụp ảnh hoặc livestream hội thảo có thể gửi cho GM Group Media thông tin về loại chương trình, ngày giờ, địa điểm, agenda, số phòng, số diễn giả, nội dung cần lưu và sản phẩm mong muốn sau sự kiện. Khi thông tin đầu vào rõ ràng, phương án quay chụp hội thảo chuyên nghiệp sẽ sát hơn với mục tiêu truyền thông, lưu trữ và sử dụng tư liệu của doanh nghiệp.

Thông Tin Liên Hệ

Xem thêm:

Bài viết cùng chủ đề:

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *