Quay phim chụp ảnh sự kiện là quá trình ghi lại hình ảnh, âm thanh và diễn biến quan trọng của một chương trình theo phương án đã được thống nhất trước. Công việc này không chỉ diễn ra trong thời gian tổ chức sự kiện mà còn bao gồm nhiều bước khác như tiếp nhận yêu cầu, phân tích timeline, xây dựng shot list, chuẩn bị nhân sự, thiết bị, hậu kỳ và bàn giao sản phẩm.
Tùy vào mục tiêu truyền thông, doanh nghiệp có thể cần chụp ảnh sự kiện, quay phim sự kiện, video full, video highlight, video recap, livestream, flycam hoặc phỏng vấn khách mời. Mỗi hạng mục có yêu cầu khác nhau về nhân sự, thiết bị, thời gian xử lý và sản phẩm bàn giao. Vì vậy, báo giá quay phim chụp ảnh sự kiện không nên được xác định bằng một mức cố định cho mọi chương trình.
Bài viết dưới đây được đội ngũ GM Group Media biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình thực hiện, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và những nội dung cần kiểm tra trước khi xác nhận báo giá.
Quay phim chụp ảnh sự kiện là gì?
Quay phim chụp ảnh sự kiện là hoạt động ghi lại những nội dung quan trọng của một chương trình bằng hình ảnh tĩnh, video và âm thanh. Tư liệu sau khi hoàn thiện có thể được sử dụng để lưu trữ, tổng kết, truyền thông nội bộ, đăng website, đăng mạng xã hội, gửi báo chí hoặc phục vụ các chiến dịch truyền thông sau sự kiện.
Chụp ảnh sự kiện tập trung vào từng khoảnh khắc cụ thể như không gian tổ chức, khách mời, diễn giả, sân khấu, sản phẩm, hoạt động check-in, nghi thức chính và các chi tiết nhận diện thương hiệu. Một bộ ảnh tốt giúp doanh nghiệp có tư liệu trực quan để làm bài tổng kết, album truyền thông, hồ sơ dự án hoặc nội dung PR.
Quay phim sự kiện ghi lại diễn biến theo thời gian, thể hiện được chuyển động, âm thanh, không khí và mối liên hệ giữa các phần trong chương trình. Video sự kiện có thể được dựng thành bản ghi đầy đủ, video highlight, video recap hoặc nội dung ngắn theo tỷ lệ phù hợp với từng nền tảng như Facebook, TikTok, YouTube Shorts và website.
Quay phim và chụp ảnh có thể được đặt riêng hoặc kết hợp trong cùng một phương án. Nếu doanh nghiệp chỉ cần tư liệu hình ảnh, chụp ảnh là lựa chọn phù hợp. Nếu chương trình có phát biểu, tọa đàm hoặc nội dung chuyên môn cần lưu trữ, quay phim và thu âm cần được ưu tiên. Trường hợp cần cả ảnh và video, hai hạng mục nên được bố trí đồng thời để không ảnh hưởng đến nhau trong quá trình tác nghiệp.
Xem Thêm GÓI QUAY PHIM CHỤP ẢNH CHỈ 02 TRIỆU ĐỒNG | GM GROUP MEDIA
Vì sao cần xây dựng quy trình quay chụp trước sự kiện?
Sự kiện thường có nhiều nội dung diễn ra theo timeline cố định. Một số nghi thức như cắt băng, ký kết, trao giải, vinh danh hoặc ra mắt sản phẩm chỉ diễn ra trong thời gian ngắn. Nếu ekip không nắm được lịch trình và vị trí tác nghiệp, những khoảnh khắc này rất dễ bị bỏ lỡ.
Việc xây dựng quy trình trước sự kiện giúp đơn vị quay chụp xác định nội dung nào cần ưu tiên, khu vực nào cần có người theo sát, cần bao nhiêu nhân sự và sản phẩm sau sự kiện sẽ được sử dụng vào mục đích gì. Đây cũng là cơ sở để lựa chọn thiết bị, bố trí góc máy và chuẩn bị phương án hậu kỳ phù hợp.
Một hội thảo có một sân khấu chính và khu vực khách mời sẽ có phương án khác với chương trình có nhiều hoạt động diễn ra đồng thời. Gala Dinner có phần biểu diễn, phát biểu, vinh danh và giao lưu cần cách bố trí khác với teambuilding ngoài trời. Vì vậy, quy trình quay chụp không nên áp dụng cứng nhắc mà cần điều chỉnh theo từng loại sự kiện.
Quy trình rõ ràng cũng giúp báo giá chính xác hơn. Khi thời lượng, phạm vi tác nghiệp và sản phẩm bàn giao đã được xác định, khách hàng có thể biết chi phí gắn với những phần việc nào. Điều này hạn chế tình trạng báo giá chỉ có tổng số tiền nhưng không thể hiện đầy đủ nội dung thực hiện.
Xem Thêm Quay chụp sự kiện Mỹ Đình giá chỉ 3TR – GM Group Media
Quy trình quay phim chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp
Một quy trình quay phim chụp ảnh sự kiện thường bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin và kết thúc khi khách hàng nhận đủ sản phẩm. Phạm vi chi tiết có thể thay đổi theo từng dự án, nhưng các bước chính cần được làm rõ để hai bên phối hợp hiệu quả.
Xem Thêm Livestream hội thảo và sự kiện
Bước 1: Tiếp nhận thông tin sự kiện
Đơn vị thực hiện cần tiếp nhận đầy đủ các thông tin cơ bản gồm tên chương trình, loại hình sự kiện, ngày tổ chức, khung giờ, địa điểm, quy mô khách mời và số khu vực hoạt động.
Loại sự kiện quyết định phần lớn cách triển khai. Hội thảo cần ưu tiên diễn giả, bài trình bày và nội dung chuyên môn. Khai trương tập trung vào không gian, khách mời và nghi thức. Gala Dinner cần ghi lại sân khấu, tiết mục, phát biểu và trao giải. Teambuilding có nhiều hoạt động di chuyển nên yêu cầu khả năng bám theo chương trình khác với sự kiện trong nhà.
Khách hàng cũng cần cung cấp mục đích sử dụng tư liệu. Ảnh dùng để lưu trữ nội bộ có thể không cần tiêu chuẩn giống ảnh gửi báo chí. Video lưu lại toàn bộ bài phát biểu khác với video recap dùng cho mạng xã hội. Nếu cần ảnh hoặc video trong thời gian ngắn sau chương trình, yêu cầu này nên được thông báo từ đầu để đơn vị thực hiện có phương án hậu kỳ phù hợp.
Bước 2: Xác định sản phẩm đầu ra
Trước khi xây dựng phương án, hai bên cần xác định rõ khách hàng cần chụp ảnh, quay phim hay kết hợp cả hai.
Đối với ảnh, cần làm rõ khách hàng nhận file gốc, ảnh chọn lọc hay ảnh đã chỉnh sửa. Đây là ba khái niệm khác nhau. File gốc là dữ liệu ban đầu được tạo ra từ máy ảnh. Ảnh chọn lọc là những hình ảnh đã được lựa chọn từ toàn bộ dữ liệu. Ảnh chỉnh sửa là sản phẩm đã được xử lý ánh sáng, màu sắc, bố cục hoặc các yếu tố khác theo phạm vi thỏa thuận.
Đối với video, khách hàng cần phân biệt video full, video highlight và video recap. Video full ghi lại toàn bộ hoặc phần lớn chương trình, phù hợp với hội thảo, đào tạo, tọa đàm hoặc các phần trình bày cần lưu trữ. Video highlight tập trung vào những cảnh nổi bật. Video recap tổng hợp diễn biến chính theo một cấu trúc ngắn hơn, thường dùng cho truyền thông sau sự kiện.
Nếu khách hàng cần video dọc cho TikTok, Facebook Reels hoặc YouTube Shorts, yêu cầu này nên được xác định trước khi quay. Tỷ lệ khung hình ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí nhân vật và cảnh quay tại hiện trường.
Các hạng mục như livestream, flycam, quay nhiều góc máy hoặc phỏng vấn khách mời cũng cần được trao đổi ngay từ bước này. Đây là những nội dung có yêu cầu riêng về kỹ thuật, nhân sự và chi phí.
Bước 3: Phân tích timeline chương trình
Timeline cho biết trình tự và thời điểm diễn ra từng phần trong sự kiện. Đây là tài liệu quan trọng để ekip biết khi nào cần có mặt tại một vị trí cụ thể.
Ekip cần xác định thời gian đón khách, khai mạc, phát biểu, biểu diễn, ký kết, trao giải, chụp ảnh tập thể và kết thúc chương trình. Nếu có nhiều khu vực hoạt động đồng thời, timeline giúp đánh giá khả năng bao quát và nhu cầu bố trí thêm nhân sự.
Trong nhiều trường hợp, thời gian trước giờ khai mạc là lúc phù hợp để ghi lại toàn cảnh địa điểm, sân khấu, backdrop, khu trưng bày và các chi tiết nhận diện thương hiệu. Khi khách mời đã đến đông, việc ghi lại không gian đầy đủ có thể khó hơn.
Nếu timeline thay đổi, ban tổ chức cần cập nhật cho đầu mối phụ trách quay chụp. Thông tin kịp thời giúp cameraman và photographer điều chỉnh vị trí, tránh bỏ lỡ nghi thức quan trọng.
Bước 4: Khảo sát địa điểm khi cần thiết
Không phải sự kiện nào cũng cần khảo sát trực tiếp. Với chương trình đơn giản, đơn vị thực hiện có thể đánh giá địa điểm thông qua ảnh, video, sơ đồ hoặc thông tin do khách hàng cung cấp.
Khảo sát phù hợp với sự kiện có sân khấu lớn, nhiều khu vực, điều kiện ánh sáng phức tạp hoặc yêu cầu livestream. Các yếu tố cần xem xét gồm vị trí sân khấu, khoảng cách tới diễn giả, khu check-in, màn hình LED, hệ thống âm thanh, nguồn điện và lối di chuyển của ekip.
Nếu chương trình có livestream, đường truyền internet tại địa điểm cần được kiểm tra. Nếu sử dụng flycam, không gian bay, điều kiện thời tiết và những yêu cầu liên quan tại địa điểm phải được đánh giá trước.
Mục đích của khảo sát là phát hiện sớm các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh, âm thanh và khả năng tác nghiệp. Đây không phải bước bắt buộc với mọi dự án nhưng rất cần thiết khi chương trình có yêu cầu kỹ thuật cao hơn.
Bước 5: Xây dựng shot list
Shot list là danh sách những hình ảnh và cảnh quay cần có trong sự kiện. Tài liệu này giúp ekip bám sát yêu cầu của khách hàng thay vì chỉ ghi lại những gì diễn ra ngẫu nhiên.
Một shot list sự kiện doanh nghiệp thường gồm toàn cảnh địa điểm, backdrop, logo, khu check-in, khách mời, diễn giả, sân khấu, tiết mục, nghi thức, sản phẩm, phản ứng của người tham dự và ảnh tập thể.
Với lễ khai trương, các nội dung cần ưu tiên thường là không gian trước giờ đón khách, hoạt động check-in, phần phát biểu, nghi thức cắt băng và chụp ảnh lưu niệm. Với lễ ký kết, shot list cần nhấn mạnh thời điểm ký văn bản, trao hồ sơ và bắt tay. Với chương trình vinh danh, thứ tự trao giải và danh sách người nhận cần được xác định trước.
Shot list không thay thế khả năng xử lý tình huống của ekip. Trong thực tế vẫn có nhiều khoảnh khắc phát sinh ngoài kịch bản. Tuy nhiên, danh sách rõ ràng giúp hạn chế việc bỏ sót các nội dung bắt buộc.
Bước 6: Bố trí nhân sự và thiết bị
Số lượng nhân sự phụ thuộc vào quy mô, thời lượng, số khu vực và sản phẩm cần bàn giao. Không có một cấu hình cố định phù hợp với mọi sự kiện.
Photographer chịu trách nhiệm ghi lại ảnh tĩnh, từ toàn cảnh không gian đến khách mời, diễn giả, hoạt động và các nghi thức. Cameraman tập trung vào diễn biến, chuyển động, âm thanh và các cảnh cần dùng trong video.
Nếu chương trình có livestream, nhiều góc máy hoặc phương án thu âm riêng, có thể cần thêm nhân sự kỹ thuật. Nếu sử dụng flycam, việc vận hành cũng cần được tính như một hạng mục riêng.
Thiết bị được lựa chọn theo yêu cầu thực tế. Các nhóm thường liên quan gồm máy ảnh, camera, ống kính, chân máy, gimbal, micro, đèn hỗ trợ, pin và thiết bị lưu trữ. Livestream cần thêm hệ thống kỹ thuật phù hợp. Flycam chỉ được sử dụng khi điều kiện triển khai cho phép.
Khách hàng không nhất thiết phải yêu cầu một model thiết bị cụ thể nếu không có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng. Điều cần xác nhận là số góc quay, khả năng thu âm và sản phẩm đầu ra có đáp ứng mục đích sử dụng hay không.
Bước 7: Tác nghiệp trước giờ khai mạc
Khoảng thời gian trước khi chương trình bắt đầu có giá trị quan trọng. Đây là lúc ekip ghi lại toàn cảnh địa điểm, sân khấu, backdrop, khu trưng bày, chi tiết nhận diện và công tác chuẩn bị.
Photographer có thể chụp không gian khi chưa có khách để hình ảnh thể hiện đầy đủ cách bố trí ban đầu. Cameraman ghi lại các cảnh bổ trợ như nhân sự chuẩn bị, kỹ thuật kiểm tra sân khấu hoặc sản phẩm được sắp xếp tại khu trưng bày.
Khi khách mời bắt đầu đến, ekip chuyển sang ghi lại hoạt động đón tiếp và check-in. Những cảnh này giúp bộ ảnh và video thể hiện được quá trình từ chuẩn bị đến khi chương trình chính thức diễn ra.
Bước 8: Quay phim và chụp ảnh trong sự kiện
Trong thời gian chương trình diễn ra, ekip bám theo timeline và shot list, đồng thời xử lý các khoảnh khắc phát sinh.
Photographer cần kết hợp ảnh toàn cảnh, trung cảnh và cận cảnh. Ảnh toàn thể hiện quy mô và không gian. Ảnh trung ghi lại nhóm khách mời hoặc hoạt động. Ảnh cận tập trung vào biểu cảm, sản phẩm, logo và chi tiết quan trọng.
Cameraman cũng cần đa dạng cảnh quay. Video không nên chỉ gồm những đoạn sân khấu kéo dài. Các cảnh check-in, tương tác, phản ứng của khách mời, sản phẩm và chi tiết nhận diện giúp sản phẩm hậu kỳ có đủ dữ liệu để dựng thành nội dung hoàn chỉnh.
Những nghi thức như cắt băng, ký kết, trao giải hoặc ra mắt sản phẩm thường chỉ diễn ra một lần. Ekip cần chuẩn bị vị trí từ trước và phối hợp với ban tổ chức để không bị che khuất hoặc bỏ lỡ.
Bước 9: Kiểm tra và sao lưu dữ liệu
Sau khi chương trình kết thúc, dữ liệu cần được kiểm tra, phân loại và sao lưu trước khi chuyển sang hậu kỳ. Ảnh và video thường được sắp xếp theo thời gian, máy quay hoặc nội dung. Việc phân loại giúp quá trình chọn lọc và dựng nhanh hơn, đồng thời giảm nguy cơ bỏ sót dữ liệu.
Mỗi đơn vị có thể có quy trình lưu trữ khác nhau. Khách hàng nên hỏi rõ thời gian dữ liệu được giữ sau khi bàn giao và chủ động tải xuống sản phẩm khi nhận được đường dẫn.
Bước 10: Hậu kỳ ảnh và video
Hậu kỳ ảnh thường bắt đầu bằng việc chọn lọc. Những ảnh lỗi nét, trùng nội dung hoặc không phù hợp có thể được loại bỏ. Phần chỉnh sửa có thể liên quan đến ánh sáng, màu sắc, cắt cúp và bố cục theo phạm vi đã thống nhất.
Hậu kỳ video gồm chọn cảnh, cắt dựng, đồng bộ âm thanh, chỉnh màu và xây dựng trình tự nội dung. Nếu sử dụng nhiều camera, dữ liệu cần được đồng bộ để chuyển góc hợp lý.
Logo, tên chương trình, tên diễn giả, intro hoặc outro có thể được chèn vào video khi khách hàng yêu cầu. Phụ đề, motion graphic hoặc hiệu ứng chuyên sâu không nên được mặc định nằm trong gói cơ bản nếu báo giá chưa ghi rõ.
Nếu khách hàng cần nhiều phiên bản video, chẳng hạn bản ngang và bản dọc, khối lượng hậu kỳ cũng cần được xác định riêng.
Bước 11: Gửi bản duyệt và chỉnh sửa
Với sản phẩm video, khách hàng có thể cần xem bản dựng trước khi bàn giao chính thức. Khi duyệt, doanh nghiệp nên kiểm tra tên chương trình, logo, tên nhân vật, trình tự nội dung, âm thanh và chính tả.
Số lần chỉnh sửa cần được ghi rõ trong báo giá hoặc thỏa thuận. Việc sửa một số chi tiết nhỏ khác với yêu cầu thay đổi toàn bộ cấu trúc video. Phản hồi nên được tổng hợp rõ ràng để quá trình chỉnh sửa hiệu quả hơn và hạn chế hiểu nhầm.
Bước 12: Bàn giao và lưu trữ sản phẩm
Sản phẩm có thể được bàn giao qua đường dẫn lưu trữ trực tuyến, thiết bị lưu trữ hoặc phương thức khác do hai bên thống nhất.
Đối với ảnh, khách hàng cần biết mình nhận file gốc, ảnh chọn lọc hay ảnh chỉnh sửa. Đối với video, cần xác định rõ video full, highlight, recap, phỏng vấn hoặc phiên bản ngắn.
Độ phân giải, định dạng và số lượng file nên được ghi trong báo giá. Thời gian bàn giao phụ thuộc vào thời lượng sự kiện, khối lượng dữ liệu và mức độ hậu kỳ. Không có một mốc chung phù hợp với mọi dự án.
Khách hàng nên tải xuống và sao lưu dữ liệu ngay sau khi nhận. Đây là bước cần thiết để tránh phụ thuộc hoàn toàn vào thời gian lưu trữ của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Hạng mục chụp ảnh sự kiện gồm những gì?
Chụp ảnh sự kiện không chỉ tập trung vào nhân vật chính. Một bộ ảnh đầy đủ cần phản ánh được không gian, nội dung, hoạt động và tinh thần của chương trình.
Ảnh không gian thường gồm sân khấu, backdrop, banner, khu trưng bày, bàn đón khách và các chi tiết nhận diện. Những hình ảnh này giúp người xem hiểu bối cảnh tổ chức và quy mô sự kiện.
Ảnh khách mời và check-in ghi lại người tham dự, hoạt động giao tiếp và những khoảnh khắc trước giờ khai mạc. Tùy mục tiêu, photographer có thể thực hiện ảnh cá nhân, ảnh nhóm và ảnh với đại diện doanh nghiệp.
Tại sân khấu, ảnh diễn giả, tiết mục, nghi thức và phản ứng của khán giả cần được kết hợp. Việc chỉ chụp người phát biểu có thể khiến bộ ảnh thiếu bối cảnh và tương tác.
Ảnh tập thể cũng cần được chuẩn bị về thời điểm và vị trí. Nếu không có trong timeline, việc tập hợp khách mời sau chương trình có thể gặp khó khăn.
Xem Thêm Livestream hội thảo và sự kiện
Hạng mục quay phim sự kiện gồm những gì?
Quay phim sự kiện cần đủ dữ liệu để xây dựng một sản phẩm có cấu trúc. Cảnh toàn thể hiện quy mô và không gian. Cảnh trung ghi lại nhóm người hoặc hoạt động. Cảnh cận tập trung vào biểu cảm và chi tiết.
Nội dung sân khấu thường gồm phát biểu, biểu diễn, trao giải và các nghi thức. Bên cạnh đó, cameraman cần ghi thêm cảnh check-in, tương tác, khu trưng bày, sản phẩm và phản ứng của khách mời.
Video full phù hợp với chương trình cần lưu trữ nội dung đầy đủ như hội thảo, đào tạo hoặc phần trình bày. Video highlight phù hợp với nhu cầu tổng hợp những khoảnh khắc nổi bật. Video recap thể hiện diễn biến chính theo một cấu trúc ngắn hơn, phù hợp để truyền thông sau sự kiện.
Video dọc phù hợp với TikTok, Reels và Shorts. Nếu có nhu cầu này, khách hàng nên thông báo trước để ekip bố trí khung hình phù hợp ngay khi quay.
Xem Thêm Quay phim và chụp ảnh bằng flycam
Thu âm và phỏng vấn tại sự kiện
Âm thanh là một phần quan trọng trong video có phát biểu, tọa đàm hoặc phỏng vấn. Âm thanh từ hệ thống sự kiện thường rõ hơn so với âm thanh thu trực tiếp bằng micro tích hợp trên camera.
Tùy điều kiện, ekip có thể nhận tín hiệu từ bộ phận kỹ thuật hoặc sử dụng phương án thu riêng. Nội dung này cần được trao đổi trước khi chương trình bắt đầu.
Âm thanh môi trường như tiếng vỗ tay, tiếng cổ vũ và phản ứng của khách mời cũng có giá trị khi dựng video recap. Những âm thanh này giúp sản phẩm phản ánh đúng không khí thực tế.
Phỏng vấn đại diện doanh nghiệp hoặc khách mời cần được chuẩn bị về câu hỏi, vị trí, ánh sáng và âm thanh. Đây không phải hạng mục nên thực hiện ngẫu nhiên tại bất kỳ khu vực nào. Nếu không gian quá ồn, dữ liệu có thể khó sử dụng.
Phỏng vấn cần được ghi rõ trong báo giá vì có thể phát sinh thêm thời gian và yêu cầu kỹ thuật.
Báo giá quay phim chụp ảnh sự kiện được tính như thế nào?
Báo giá quay phim chụp ảnh sự kiện không nên được xác định bằng một mức chung cho mọi chương trình. Mỗi sự kiện có thời lượng, quy mô, số khu vực và yêu cầu đầu ra khác nhau.
Loại hình sự kiện là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến chi phí. Hội thảo cần quay nội dung trình bày và thu âm. Gala Dinner cần nhiều cảnh sân khấu, khách mời và biểu diễn. Teambuilding có nhiều hoạt động di chuyển và có thể cần flycam.
Thời lượng tác nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian làm việc và khối lượng dữ liệu. Một chương trình kéo dài cả ngày tạo ra nhiều dữ liệu hơn sự kiện chỉ diễn ra trong vài giờ.
Quy mô và số khu vực cũng ảnh hưởng đến phương án. Sự kiện có nhiều hoạt động đồng thời có thể cần thêm người quay hoặc người chụp để bao quát đầy đủ.
Số góc máy là một yếu tố khác. Một camera cố định khác với phương án nhiều camera ghi cùng lúc. Yêu cầu thu âm từ hệ thống, phỏng vấn, livestream hoặc flycam cũng làm thay đổi phạm vi công việc.
Sản phẩm bàn giao quyết định khối lượng hậu kỳ. Chỉ bàn giao dữ liệu quay khác với dựng video full. Một video recap cơ bản khác sản phẩm có phụ đề, đồ họa hoặc nhiều phiên bản tỷ lệ. Thời hạn bàn giao gấp cũng có thể cần bố trí nhân sự hậu kỳ riêng.
Một báo giá rõ ràng cần có những nội dung gì?
Báo giá cần ghi rõ dịch vụ là chụp ảnh, quay phim hay kết hợp cả hai. Cụm “quay chụp trọn gói” chưa đủ nếu không mô tả phạm vi cụ thể.
Thời gian tác nghiệp cần có giờ bắt đầu và kết thúc. Nếu chương trình kéo dài ngoài thời gian đã thống nhất, cách xử lý ngoài giờ cần được làm rõ.
Số lượng photographer, cameraman và nhân sự kỹ thuật nên được ghi cụ thể. Với sự kiện nhiều khu vực, thông tin này giúp khách hàng đánh giá khả năng bao quát.
Báo giá cũng cần mô tả sản phẩm bàn giao. Đối với ảnh, cần phân biệt file gốc, ảnh chọn lọc và ảnh chỉnh sửa. Đối với video, cần nêu loại sản phẩm, thời lượng dự kiến, độ phân giải và định dạng.
Thời gian bàn giao, số lần chỉnh sửa và các hạng mục chưa bao gồm cũng cần được thể hiện. Khách hàng nên kiểm tra riêng những nội dung như livestream, flycam, ngoài giờ, di chuyển, VAT, bàn giao gấp, phụ đề, motion graphic hoặc nhạc có yêu cầu bản quyền.
Vì sao không nên chỉ so sánh tổng giá?
Hai báo giá có tổng chi phí giống nhau nhưng phạm vi công việc có thể khác hoàn toàn. Một bên có thể chỉ chụp ảnh, trong khi bên còn lại bao gồm quay phim, chụp ảnh và hậu kỳ.
Số nhân sự cũng ảnh hưởng đến khả năng bao quát. Một người khó có thể ghi lại đầy đủ nhiều khu vực diễn ra đồng thời. Trong khi đó, một ekip có nhiều vị trí tác nghiệp sẽ phù hợp hơn với chương trình có quy mô lớn hoặc nhiều hoạt động cùng lúc.
Sản phẩm đầu ra quyết định giá trị sử dụng sau sự kiện. File quay chưa dựng không thể sử dụng giống video recap hoàn chỉnh. Ảnh gốc cũng khác ảnh đã được chọn lọc và xử lý.
Một báo giá thấp nhưng thiếu hạng mục cần thiết có thể dẫn đến phát sinh hoặc khiến doanh nghiệp không nhận được sản phẩm phù hợp với mục tiêu. Vì vậy, khách hàng nên so sánh phạm vi, thời lượng, nhân sự và đầu ra trước khi so sánh tổng chi phí.
GM Group Media cung cấp những dịch vụ liên quan nào?
GM Group Media cung cấp dịch vụ quay chụp event, sự kiện cho các chương trình doanh nghiệp, hoạt động văn hóa, khai trương, lễ ra mắt và những sự kiện cần tư liệu ảnh hoặc video.
Dịch vụ quay chụp hội thảo, đào tạo phù hợp với chương trình có diễn giả, khách mời, nội dung trình bày và hoạt động trao đổi. Nếu cần lưu lại nội dung chuyên môn, phương án có thể kết hợp quay full, thu âm hoặc livestream theo yêu cầu.
Dịch vụ quay chụp Year End Party, Gala Dinner tập trung vào sân khấu, biểu diễn, phát biểu, vinh danh, khách mời và video tổng kết.
Dịch vụ quay chụp teambuilding, dã ngoại phù hợp với hoạt động đội nhóm, trò chơi và chương trình ngoài trời. Phương án cần bám theo lịch trình và khu vực tổ chức.
Dịch vụ quay chụp Amazing Race phù hợp với chương trình có hành trình, nhiều điểm hoạt động và các thử thách diễn ra ở nhiều vị trí khác nhau.
Dịch vụ livestream trực tuyến là hạng mục kỹ thuật riêng, cần xác định nền tảng phát, âm thanh, góc máy và đường truyền.
Dịch vụ quay phim, chụp ảnh bằng flycam phù hợp khi cần góc nhìn trên cao tại sự kiện ngoài trời, teambuilding, giải thể thao hoặc không gian rộng. Khả năng triển khai phụ thuộc địa điểm, thời tiết và điều kiện thực tế.
Ngoài ra, GM Group Media còn cung cấp sản xuất TVC và phim doanh nghiệp. Đây là nhóm dịch vụ khác với quay chụp sự kiện thông thường, phù hợp khi doanh nghiệp cần sản phẩm được xây dựng theo kịch bản riêng.
Lựa chọn phương án theo từng loại sự kiện
Với hội nghị và hội thảo, doanh nghiệp thường cần ưu tiên diễn giả, khách mời, bài trình bày, âm thanh và video full. Livestream phù hợp khi chương trình có người theo dõi từ xa.
Với khai trương và lễ ra mắt sản phẩm, phương án quay chụp cần tập trung vào không gian, nhận diện thương hiệu, sản phẩm, khách mời và nghi thức chính. Video recap có thể được sử dụng để truyền thông sau chương trình.
Với Gala Dinner và Year End Party, ekip cần bám sát sân khấu, tiết mục, phát biểu, vinh danh, trao giải và ảnh tập thể. Phương án quay cần đủ cảnh toàn, cảnh cận và âm thanh để phản ánh được không khí chương trình.
Với teambuilding và Amazing Race, chương trình thường có nhiều hoạt động di chuyển. Ekip cần biết trước địa hình, lịch trình và các phần thi quan trọng. Flycam có thể được cân nhắc khi điều kiện địa điểm cho phép.
Với sự kiện văn hóa hoặc biểu diễn, nội dung thường ưu tiên sân khấu, nhân vật biểu diễn, khán giả và ánh sáng. Nếu cần nhiều góc quay, khách hàng nên xác nhận trước trong báo giá.
Khách hàng cần cung cấp gì để nhận báo giá chính xác?
Để nhận báo giá sát với thực tế, khách hàng cần cung cấp ngày tổ chức, khung giờ, địa điểm cụ thể, loại sự kiện và quy mô người tham dự.
Timeline dự kiến giúp đơn vị thực hiện biết chương trình có những phần nào và có bao nhiêu khu vực hoạt động. Nếu có nhiều nội dung diễn ra đồng thời, thông tin này đặc biệt quan trọng.
Doanh nghiệp cần nói rõ nhu cầu là chụp ảnh, quay phim hay kết hợp. Sản phẩm cần nhận cũng phải được xác định, chẳng hạn ảnh chỉnh sửa, video full, video highlight, video recap hoặc video dọc.
Nếu cần livestream, flycam, phỏng vấn hoặc bàn giao nhanh, các yêu cầu này nên được nêu ngay từ đầu. Thông tin càng đầy đủ, báo giá càng phản ánh đúng phạm vi công việc và hạn chế phát sinh.
Kết luận
Quay phim chụp ảnh sự kiện là một quy trình gồm nhiều bước, từ tiếp nhận yêu cầu, phân tích timeline, xây dựng shot list, chuẩn bị nhân sự và thiết bị đến tác nghiệp, hậu kỳ và bàn giao. Mỗi bước đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và phạm vi báo giá.
Chi phí quay phim chụp ảnh sự kiện không nên được xác định bằng một mức chung cho mọi chương trình. Báo giá cần dựa trên loại sự kiện, thời lượng, số khu vực, số nhân sự, sản phẩm bàn giao và các hạng mục bổ sung như livestream, flycam, phỏng vấn hoặc bàn giao nhanh.
Để nhận phương án phù hợp, doanh nghiệp cần gửi cho GM Group Media ngày tổ chức, địa điểm, khung giờ, loại sự kiện, quy mô, timeline và sản phẩm cần nhận. Đội ngũ sẽ dựa trên thông tin thực tế để xác định phạm vi quay chụp và xây dựng báo giá phù hợp.
Thông Tin Liên Hệ
- CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG GM GROUP MEDIA VIỆT NAM
Địa chỉ Hà Nội: 8/115 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
Hotline: 098.6600.920
Email: [email protected]
