Thuê ekip quay chụp sự kiện không chỉ là gửi ngày tổ chức, địa điểm và yêu cầu một mức báo giá. Để đơn vị thực hiện xây dựng được phương án phù hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị rõ mục tiêu sử dụng tư liệu, timeline chương trình, nội dung bắt buộc phải ghi lại, danh sách nhân vật quan trọng, khu vực tác nghiệp và sản phẩm cần bàn giao.
Thông tin càng đầy đủ, ekip càng dễ xác định phạm vi công việc, cách bố trí nhân sự, thiết bị và yêu cầu kỹ thuật. Đây cũng là cơ sở để hạn chế tình trạng báo giá thiếu hạng mục, bỏ sót nghi thức quan trọng hoặc phát sinh khác biệt về sản phẩm sau sự kiện.
Bài viết dưới đây được đội ngũ GM Group Media biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu tư vấn, nhận báo giá và triển khai quay phim, chụp ảnh sự kiện.
Vì sao cần chuẩn bị kỹ trước khi thuê ekip quay chụp?
Tên sự kiện chưa đủ để một ekip xác định chính xác phương án thực hiện. Cùng là hội thảo nhưng một chương trình có thể chỉ diễn ra trong một phòng họp, trong khi chương trình khác có khu check-in, sân khấu, phòng thảo luận và hoạt động phỏng vấn diễn ra đồng thời. Mỗi cấu trúc chương trình sẽ cần cách bố trí nhân sự và thiết bị khác nhau.
Nếu doanh nghiệp chỉ cung cấp ngày, giờ và địa điểm, đơn vị quay chụp khó đánh giá đúng phạm vi công việc. Báo giá ban đầu có thể chưa bao gồm đầy đủ thời lượng, số người, số khu vực hoặc sản phẩm cần thiết. Khi bước vào triển khai, các hạng mục chưa rõ có thể trở thành chi phí phát sinh.
Chuẩn bị kỹ cũng giúp hạn chế bỏ sót những nội dung chỉ diễn ra một lần. Các nghi thức như cắt băng, ký kết, trao giải, vinh danh, ra mắt sản phẩm hoặc chụp ảnh tập thể thường không thể thực hiện lại. Ekip cần biết trước thời điểm, vị trí và nhân vật liên quan để chủ động chọn góc quay, góc chụp.
Việc xác định rõ mục tiêu đầu ra còn giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách. Nếu mục tiêu chính là có ảnh đăng website và mạng xã hội, doanh nghiệp có thể ưu tiên chụp ảnh thay vì đặt thêm nhiều phiên bản video. Ngược lại, nếu chương trình cần lưu lại nội dung phát biểu hoặc đào tạo, video full và thu âm lại là hạng mục quan trọng.
Chuẩn bị đầy đủ trước ngày tổ chức còn giúp giảm thay đổi sát giờ. Khi timeline, nhân vật, địa điểm hoặc yêu cầu đầu ra thay đổi muộn, phương án nhân sự, thiết bị và tiến độ hậu kỳ cũng có thể phải điều chỉnh theo.
Xem Thêm GÓI QUAY PHIM CHỤP ẢNH CHỈ 02 TRIỆU ĐỒNG | GM GROUP MEDIA
Xác định mục tiêu sử dụng ảnh và video
Trước khi liên hệ ekip, doanh nghiệp cần trả lời rõ ảnh và video sau sự kiện sẽ được sử dụng vào mục đích gì. Đây là yếu tố quyết định phần lớn cách quay, cách chụp và sản phẩm cần bàn giao.
Nếu tư liệu dùng để lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp có thể ưu tiên phần phát biểu, trình bày, nghi thức, trao giải và ảnh tập thể. Với hội thảo hoặc chương trình đào tạo, khả năng nghe rõ âm thanh và theo dõi đầy đủ diễn biến thường quan trọng hơn một video ngắn mang tính tổng hợp.
Nếu ảnh được dùng cho website hoặc báo chí, cần ưu tiên những khung hình thể hiện rõ nhân vật, tên chương trình, thương hiệu, không gian và hoạt động chính. Bộ ảnh không nên chỉ có sân khấu mà cần phản ánh được khách mời, diễn giả, tương tác và các chi tiết nhận diện.
Đối với mạng xã hội, doanh nghiệp có thể cần ảnh chọn lọc, video recap hoặc video dọc. Yêu cầu video dọc nên được xác định trước khi quay vì tỷ lệ khung hình ảnh hưởng đến cách bố trí nhân vật và lựa chọn góc máy.
Nếu nội dung phục vụ truyền thông dài hạn, doanh nghiệp có thể cần thêm phỏng vấn đại diện, cảnh sản phẩm, hình ảnh thương hiệu và các cảnh bổ trợ không nằm trong diễn biến chính. Những tư liệu này sẽ giúp doanh nghiệp tái sử dụng nội dung sau chương trình hiệu quả hơn.
Trường hợp cần phát trực tiếp, yêu cầu sẽ khác với quay phim lưu trữ. Livestream cần xác định nền tảng phát, âm thanh, hình ảnh, quyền truy cập và điều kiện kết nối tại địa điểm. Không nên mặc định livestream là một phần của quay phim thông thường nếu báo giá chưa ghi rõ.
Doanh nghiệp không nên yêu cầu toàn bộ loại ảnh và video chỉ vì “có thể sẽ dùng sau”. Mỗi đầu ra nên gắn với một mục tiêu cụ thể để tránh mở rộng phạm vi công việc không cần thiết.
Xem Thêm Thuê ekip quay chụp sự kiện cần chuẩn bị gì?
Chuẩn bị thông tin cơ bản của sự kiện
Thông tin cơ bản là dữ liệu đầu tiên ekip cần để kiểm tra lịch thực hiện và đánh giá phạm vi công việc. Doanh nghiệp cần nêu rõ tên chương trình, loại hình sự kiện, ngày tổ chức, khung giờ, địa điểm, quy mô khách mời và số khu vực hoạt động.
Loại hình sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến cách triển khai. Một hội thảo khác với Gala Dinner, lễ khai trương, teambuilding hoặc Amazing Race. Mỗi chương trình có nội dung trọng tâm, nhịp độ và điều kiện tác nghiệp khác nhau.
Ngày tổ chức và khung giờ cần được cung cấp cụ thể. Doanh nghiệp nên phân biệt thời gian ekip cần có mặt, thời gian đón khách, thời gian khai mạc và thời điểm kết thúc dự kiến. Ekip thường cần đến trước giờ chương trình bắt đầu để kiểm tra vị trí, trao đổi với đầu mối và ghi lại không gian khi chưa có đông người.
Địa điểm cần có tên cụ thể, địa chỉ, tầng, phòng hoặc khu vực tổ chức. Với địa điểm lớn, doanh nghiệp nên cung cấp hướng dẫn di chuyển, khu vực gửi xe, cửa ra vào dành cho ekip và các quy định liên quan đến thiết bị.
Quy mô khách mời giúp đơn vị thực hiện hình dung mật độ người tham dự, nhưng không phải yếu tố duy nhất quyết định nhân sự. Số khu vực và số hoạt động diễn ra đồng thời thường có ảnh hưởng trực tiếp hơn.
Doanh nghiệp cũng cần chỉ định một đầu mối phụ trách. Người này nên nắm rõ timeline, danh sách nhân vật quan trọng và những thay đổi trong ngày tổ chức để phối hợp nhanh với ekip.
Xem Thêm Quay chụp sự kiện Mỹ Đình giá chỉ 3TR – GM Group Media
Chuẩn bị timeline chương trình
Timeline là tài liệu quan trọng đối với cả cameraman và photographer. Tài liệu này giúp ekip biết nội dung nào diễn ra vào thời điểm nào, cần đứng ở đâu và phần nào không được bỏ sót.
Timeline nên thể hiện thời gian chuẩn bị, đón khách, khai mạc, phát biểu, biểu diễn, ký kết, trao giải, chụp ảnh tập thể và kết thúc chương trình. Nếu có hoạt động tại nhiều khu vực, timeline cần ghi rõ khu vực tương ứng.
Các nội dung quan trọng chỉ diễn ra một lần cần được đánh dấu rõ. Ví dụ, nếu nghi thức cắt băng chỉ kéo dài trong thời gian ngắn, ekip cần biết chính xác thời điểm để bố trí vị trí trước khi nghi thức bắt đầu.
Trong trường hợp chưa có timeline chính thức, doanh nghiệp vẫn có thể gửi bản dự kiến. Ekip cần một khung nội dung ban đầu để đánh giá thời lượng và phương án bao quát. Khi timeline được cập nhật, bản mới cần được gửi lại cho đầu mối phụ trách quay chụp.
Nếu chương trình thay đổi trong ngày tổ chức, ban tổ chức không nên đợi đến khi nội dung bắt đầu mới thông báo. Việc báo sớm giúp cameraman và photographer di chuyển đến vị trí phù hợp.
Timeline không chỉ là tài liệu của bộ phận tổ chức. Đây còn là căn cứ để ekip xây dựng shot list, xác định nội dung ưu tiên và chuẩn bị phương án tác nghiệp.
Xem Thêm Quay chụp ảnh event và sự kiện
Chuẩn bị shot list hoặc danh sách cảnh bắt buộc
Shot list là danh sách những hình ảnh và cảnh quay mà doanh nghiệp cần nhận sau sự kiện. Khách hàng không nhất thiết phải sử dụng thuật ngữ chuyên môn, nhưng cần liệt kê rõ những nội dung không được bỏ sót.
Nhóm đầu tiên là hình ảnh không gian và nhận diện. Nội dung có thể gồm sân khấu, backdrop, logo, banner, khu check-in, khu trưng bày, sản phẩm và các vật phẩm thương hiệu. Đây là phần quan trọng nếu doanh nghiệp muốn sử dụng tư liệu cho truyền thông sau sự kiện.
Nhóm thứ hai là nhân vật. Doanh nghiệp cần xác định đại diện công ty, diễn giả, khách mời quan trọng, người nhận giải, đối tác ký kết và những người cần xuất hiện trong bộ ảnh hoặc video.
Nhóm thứ ba là nghi thức. Tùy chương trình, shot list có thể bao gồm khai mạc, cắt băng, ký kết, trao giải, vinh danh, ra mắt sản phẩm hoặc chụp ảnh tập thể. Những nội dung này thường chỉ diễn ra một lần nên cần được ưu tiên.
Nhóm thứ tư là hoạt động tương tác. Các cảnh khách mời giao lưu, trải nghiệm sản phẩm, đặt câu hỏi, cổ vũ hoặc tham gia trò chơi giúp tư liệu phản ánh đúng diễn biến và không khí của sự kiện.
Nếu doanh nghiệp cần video recap, shot list nên có thêm cảnh toàn địa điểm, cảnh chuyển động, chi tiết trang trí, phản ứng người tham dự và các cảnh chuyển tiếp. Những dữ liệu này hỗ trợ quá trình dựng video có cấu trúc.
Yêu cầu chung như “quay chụp toàn bộ chương trình” không đủ rõ để ekip xác định phần nào quan trọng hơn. Một shot list rõ sẽ giúp nhân sự tập trung vào những nội dung doanh nghiệp thực sự cần.
Xem Thêm Quay chụp Teambuilding Quay chụp Gala Dinner và Year End Party
Chuẩn bị danh sách nhân vật quan trọng
Trong sự kiện có nhiều người tham dự, ekip không thể tự nhận diện toàn bộ lãnh đạo, diễn giả hoặc khách VIP nếu không được cung cấp thông tin trước. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách nhân vật cần ưu tiên.
Danh sách nên ghi đúng họ tên, chức danh và vai trò của từng người. Thông tin này không chỉ hỗ trợ nhận diện tại hiện trường mà còn được sử dụng khi chèn tên trong video hoặc kiểm tra nội dung hậu kỳ.
Với chương trình đông khách, doanh nghiệp có thể cung cấp ảnh nhận diện trước. Một phương án khác là bố trí người của ban tổ chức hỗ trợ chỉ dẫn photographer và cameraman trong ngày diễn ra sự kiện.
Đối với lễ trao giải hoặc vinh danh, danh sách thứ tự người nhận cần được chuẩn bị sớm. Nếu thứ tự thay đổi, đầu mối phụ trách cần thông báo cho ekip để tránh bỏ sót khoảnh khắc.
Nếu danh sách khách mời có thông tin chưa công bố, doanh nghiệp cần thống nhất rõ phạm vi chia sẻ và cách sử dụng. Không nên gửi dữ liệu không cần thiết cho nhiều người ngoài nhóm thực hiện.
Việc chuẩn bị danh sách nhân vật giúp giảm nguy cơ bộ ảnh có nhiều hình nhưng lại thiếu người quan trọng nhất.
Xem Thêm Quay Phim Chụp Ảnh Media
Chuẩn bị thông tin địa điểm và điều kiện tác nghiệp
Không gian tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến vị trí quay, chụp, âm thanh và khả năng di chuyển. Doanh nghiệp nên cung cấp sơ đồ hoặc hình ảnh địa điểm nếu có.
Sơ đồ nên thể hiện vị trí sân khấu, khu check-in, khu khách mời, khu kỹ thuật, lối di chuyển và các khu vực hạn chế. Điều này giúp ekip hình dung trước vị trí tác nghiệp và chuẩn bị phương án phù hợp.
Điều kiện ánh sáng cũng cần được thông báo. Một hội trường sử dụng ánh sáng ổn định có phương án khác với sân khấu thay đổi màu liên tục. Nếu không gian tối hoặc có ánh sáng mạnh từ màn hình LED, ekip cần biết trước để chuẩn bị cách tác nghiệp phù hợp.
Màn hình LED có thể ảnh hưởng đến hình ảnh nếu độ sáng hoặc nội dung hiển thị thay đổi thường xuyên. Ban tổ chức nên thông báo vị trí màn hình, nội dung trình chiếu và thời điểm có hiệu ứng đặc biệt.
Vị trí dành cho ekip cần bảo đảm không cản trở khách mời nhưng vẫn có khả năng ghi được nội dung sân khấu. Với hội thảo hoặc chương trình có nhiều người di chuyển, lối tác nghiệp cần được xác định trước.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra quy định của địa điểm về giờ vào, thẻ ra vào, khu vực đặt thiết bị và thủ tục đăng ký nếu có. Ekip bị chậm vào địa điểm có thể ảnh hưởng đến thời gian chuẩn bị.
Với sự kiện ngoài trời, cần cung cấp thông tin về địa hình, khoảng cách giữa các khu vực, dự báo thời tiết và phương án thay thế khi điều kiện thay đổi.
Xác định rõ nhu cầu quay phim và chụp ảnh
Quay phim và chụp ảnh là hai hạng mục khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ mình cần một hạng mục hay kết hợp cả hai.
Chỉ chụp ảnh phù hợp với sự kiện cần album tổng kết, hình ảnh đăng website, báo chí hoặc mạng xã hội. Ảnh dễ sử dụng cho nhiều định dạng nội dung và có thể được lựa chọn theo từng nhóm hoạt động.
Chỉ quay phim phù hợp khi doanh nghiệp cần ghi lại diễn biến, phát biểu, biểu diễn, đào tạo hoặc nội dung có âm thanh. Video thể hiện được chuyển động, bối cảnh và cảm xúc theo thời gian.
Kết hợp quay và chụp phù hợp khi doanh nghiệp cần đồng thời hai loại tư liệu. Tuy nhiên, phạm vi nhân sự cần được xác định riêng. Không nên mặc định một người có thể vừa quay vừa chụp đầy đủ trong mọi chương trình.
Một người có thể đảm nhiệm phạm vi đơn giản ở sự kiện nhỏ, nội dung diễn ra tuần tự và không yêu cầu đầu ra phức tạp. Với sự kiện có nhiều hoạt động hoặc những nghi thức diễn ra nhanh, việc giao hai vai trò cho một người có thể làm tăng nguy cơ bỏ sót.
Khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần nhìn vào số khu vực và nội dung diễn ra đồng thời, thay vì chỉ căn cứ vào số lượng khách tham dự.
Xác định sản phẩm cần bàn giao
Sản phẩm bàn giao cần được thống nhất trước khi nhận báo giá. Nhiều khác biệt giữa khách hàng và ekip xuất phát từ việc hai bên hiểu không giống nhau về ảnh gốc, ảnh chỉnh sửa hoặc video hoàn chỉnh.
Ảnh gốc là dữ liệu được tạo ra từ máy ảnh. Việc ảnh gốc có được bàn giao hay không cần được xác nhận theo từng thỏa thuận.
Ảnh chọn lọc là những hình ảnh được lựa chọn từ toàn bộ dữ liệu. Ảnh chọn lọc chưa đồng nghĩa với việc đã được chỉnh sửa chi tiết.
Ảnh chỉnh sửa là ảnh được xử lý theo phạm vi đã thống nhất, có thể liên quan đến ánh sáng, màu sắc, cắt cúp và bố cục. Doanh nghiệp không nên mặc định mọi ảnh đều được xử lý chuyên sâu nếu báo giá không ghi rõ.
Với video, cần phân biệt video full, highlight và recap. Video full ghi lại toàn bộ hoặc phần lớn nội dung chương trình. Video highlight tập trung vào các khoảnh khắc nổi bật. Video recap tổng hợp diễn biến chính theo cấu trúc ngắn hơn.
Video dọc phù hợp với TikTok, Reels và Shorts. Yêu cầu này nên được xác định trước khi quay để ekip chủ động bố trí khung hình.
Dữ liệu quay chưa dựng không phải là sản phẩm tương đương video hoàn chỉnh. Doanh nghiệp có thể cần phần mềm và nhân sự riêng để sử dụng loại dữ liệu này.
Độ phân giải, định dạng và tỷ lệ khung hình chỉ cần được quy định cụ thể khi doanh nghiệp có yêu cầu sử dụng rõ ràng. Không cần đặt tiêu chuẩn kỹ thuật cao hơn nhu cầu thực tế nếu điều đó không mang lại giá trị sử dụng.
Chuẩn bị yêu cầu về âm thanh và phỏng vấn
Âm thanh là yếu tố quan trọng với hội thảo, tọa đàm, đào tạo, biểu diễn và phỏng vấn. Hình ảnh tốt nhưng phần phát biểu không nghe rõ có thể khiến video không đáp ứng mục đích.
Doanh nghiệp cần thông báo nội dung nào phải được thu âm rõ. Nếu cần nhận tín hiệu từ hệ thống âm thanh của sự kiện, ekip quay chụp cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật tại địa điểm.
Bên cạnh âm thanh phát biểu, âm thanh môi trường như tiếng vỗ tay, tiếng cổ vũ và phản ứng người tham dự cũng có giá trị đối với video recap. Những âm thanh này giúp sản phẩm sau dựng thể hiện đúng không khí thực tế.
Nếu có phỏng vấn, doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách nhân vật, câu hỏi, thời lượng và vị trí thực hiện. Khu vực phỏng vấn nên hạn chế tiếng ồn từ sân khấu hoặc người qua lại.
Tên và chức danh của người được phỏng vấn cần được kiểm tra trước để tránh sai thông tin trong hậu kỳ. Phỏng vấn không nên được mặc định nằm trong gói quay chụp cơ bản. Nội dung này có thể cần thêm thời gian tác nghiệp, thu âm và hậu kỳ nên phải được xác nhận trong báo giá.
Cần chuẩn bị gì khi livestream?
Livestream là hạng mục cần chuẩn bị riêng vì nội dung được truyền tải trong thời gian thực. Doanh nghiệp cần xác định nền tảng phát như Facebook, YouTube, website hoặc nền tảng nội bộ.
Tài khoản và quyền truy cập cần được chuẩn bị trước. Ban tổ chức nên thống nhất ai là người cấp quyền, kiểm tra nội dung và quản lý buổi phát.
Đường truyền tại địa điểm cần được kiểm tra. Chất lượng kết nối ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng truyền hình ảnh và âm thanh. Nếu kết nối không ổn định, phương án xử lý cần được trao đổi theo điều kiện thực tế.
Doanh nghiệp cũng cần xác định phạm vi góc máy, nội dung phát, logo, tên chương trình, tên diễn giả và các thông tin cần hiển thị. Tất cả dữ liệu chữ phải được kiểm tra chính tả trước khi bàn giao cho bộ phận thực hiện.
Âm thanh livestream cần được phối hợp với hệ thống của sự kiện. Nếu chương trình có nhiều micro hoặc phần biểu diễn, phương án âm thanh cần được trao đổi trước.
Không nên sử dụng những cam kết tuyệt đối khi chất lượng kết nối còn phụ thuộc hạ tầng địa điểm và các yếu tố ngoài phạm vi kiểm soát.
Cần chuẩn bị gì khi quay chụp bằng flycam?
Flycam chỉ nên được lựa chọn khi góc nhìn trên cao mang lại giá trị rõ ràng cho chương trình. Đây có thể là toàn cảnh địa điểm, hoạt động teambuilding, xếp hình, giải thể thao hoặc chương trình có không gian rộng.
Doanh nghiệp cần cung cấp địa điểm chính xác để đơn vị thực hiện đánh giá điều kiện triển khai. Không nên mặc định flycam có thể sử dụng tại mọi khu vực.
Thời tiết, gió, mưa và tầm nhìn có thể ảnh hưởng đến hoạt động. Với chương trình ngoài trời, ban tổ chức cần có phương án khi điều kiện không phù hợp.
Thời điểm cần ghi hình từ trên cao cũng nên được xác định. Nếu chỉ có một nghi thức xếp hình hoặc khai mạc cần flycam, ekip phải biết trước thời gian để chuẩn bị đúng vị trí.
Flycam là hạng mục cần được xác nhận riêng trong báo giá. Không nên mặc định đã nằm trong dịch vụ quay phim, chụp ảnh thông thường.
Chuẩn bị bộ nhận diện và dữ liệu hậu kỳ
Doanh nghiệp nên chuẩn bị bộ nhận diện trước khi ekip bắt đầu hậu kỳ. Việc cung cấp dữ liệu muộn có thể ảnh hưởng đến tiến độ chỉnh sửa và bàn giao.
Logo nên được cung cấp bằng file rõ nét. Nếu có phiên bản nền trong suốt hoặc quy định sử dụng logo, doanh nghiệp cần gửi đúng tài liệu.
Tên sự kiện phải được thống nhất về cách viết, viết hoa và dấu câu. Tên nhân vật, chức danh và đơn vị công tác cũng cần được kiểm tra trước.
Nếu doanh nghiệp có font chữ, màu sắc hoặc quy chuẩn nhận diện riêng, tài liệu này nên được gửi cho ekip. Không cần cung cấp những yêu cầu không tồn tại trong bộ nhận diện thực tế.
Intro, outro, nhạc hoặc nội dung phụ đề cần được xác định rõ bên nào phụ trách. Nếu doanh nghiệp cung cấp nhạc, cần lưu ý quyền sử dụng theo mục đích đăng tải.
Phụ đề cũng cần được làm rõ là phụ đề một phần hay toàn bộ video. Hai phạm vi này có khối lượng công việc khác nhau.
Tỷ lệ khung hình cần gắn với kênh đăng. Video ngang phù hợp với website hoặc YouTube, trong khi video dọc thường được sử dụng trên Reels, TikTok và Shorts.
Chỉ định đầu mối phối hợp trong ngày tổ chức
Một đầu mối phối hợp giúp ekip nhận thông tin nhất quán và xử lý nhanh khi chương trình thay đổi. Người phụ trách nên nắm được timeline, danh sách nhân vật, các nghi thức quan trọng và thông tin liên hệ của những bộ phận liên quan.
Ekip cần được kết nối với bộ phận sân khấu và kỹ thuật âm thanh nếu chương trình có nhiều tiết mục, phát biểu hoặc thay đổi ánh sáng. Việc phối hợp với MC hoặc điều phối chương trình cũng hữu ích vì những người này biết khi nào một nội dung chuẩn bị bắt đầu.
Nếu có nhiều lãnh đạo hoặc khách mời, đầu mối cần hỗ trợ nhận diện. Photographer không thể tự biết toàn bộ nhân vật nếu chưa được cung cấp thông tin.
Khi timeline thay đổi, đầu mối cần thông báo ngay cho ekip. Việc nhiều người cùng đưa ra yêu cầu khác nhau có thể gây nhầm lẫn, vì vậy doanh nghiệp nên thống nhất một kênh chỉ đạo chính.
Kiểm tra báo giá trước khi xác nhận
Báo giá cần thể hiện rõ dịch vụ là quay phim, chụp ảnh hay kết hợp. Cụm từ “media sự kiện” không đủ nếu không mô tả phạm vi cụ thể.
Thời gian tác nghiệp cần có giờ bắt đầu và kết thúc. Nếu ekip phải có mặt trước chương trình, thời gian này cũng nên được thể hiện.
Nhân sự cần được phân biệt theo vai trò như photographer, cameraman hoặc nhân sự kỹ thuật nếu có. Không nên chỉ ghi một số lượng chung mà không nêu chức năng.
Sản phẩm bàn giao phải được ghi rõ là ảnh gốc, ảnh chọn lọc, ảnh chỉnh sửa, video full, highlight, recap hay video dọc. Mức độ hậu kỳ cũng cần được mô tả, bao gồm chèn logo, tiêu đề, phụ đề, đồ họa hoặc số phiên bản nếu có.
Thời gian bàn giao ảnh và video có thể khác nhau nên cần được xác nhận riêng. Số lần chỉnh sửa và phạm vi chỉnh sửa cũng cần được làm rõ.
Khách hàng nên kiểm tra các hạng mục chưa bao gồm như livestream, flycam, ngoài giờ, di chuyển, phụ đề, motion graphic hoặc bàn giao gấp. Những nội dung này phải được xác nhận theo báo giá thực tế, không nên mặc định.
Kiểm tra hợp đồng hoặc thỏa thuận
Hợp đồng hoặc thỏa thuận cần ghi đúng ngày, giờ, địa điểm và phạm vi công việc. Sản phẩm đầu ra phải được mô tả đủ rõ để hai bên hiểu giống nhau. Nếu cần ảnh chỉnh sửa, video recap hoặc file gốc, nội dung này nên xuất hiện trong tài liệu.
Tiến độ bàn giao và trách nhiệm cung cấp dữ liệu cũng cần được xác nhận. Nếu khách hàng gửi logo hoặc nội dung phụ đề chậm, tiến độ hậu kỳ có thể bị ảnh hưởng.
Cách xử lý khi timeline thay đổi, chương trình kéo dài hoặc bổ sung hạng mục nên được thống nhất từ đầu.
Quyền sử dụng hình ảnh là nội dung quan trọng. Doanh nghiệp cần xác nhận ekip có được sử dụng ảnh, video hoặc tên chương trình để đăng portfolio hay không.
Với sự kiện nội bộ hoặc thông tin chưa công bố, cần có thỏa thuận về bảo mật và phạm vi chia sẻ. Các nội dung trên là hướng dẫn kiểm tra chung, không thay thế ý kiến pháp lý đối với từng hợp đồng cụ thể.
Chuẩn bị trong ngày diễn ra sự kiện
Ban tổ chức cần bảo đảm ekip được vào địa điểm đúng giờ. Nếu địa điểm có thủ tục đăng ký, thẻ ra vào hoặc khu vực nhận thiết bị, thông tin này phải được gửi trước.
Timeline cuối cùng cần được cập nhật cho ekip. Nếu có thay đổi về diễn giả, thứ tự tiết mục hoặc nghi thức, đầu mối phải thông báo rõ.
Vị trí tác nghiệp cần được hỗ trợ để thiết bị không cản trở khách nhưng cameraman và photographer vẫn ghi được nội dung quan trọng.
Ảnh tập thể cần có thời điểm và người điều phối. Nếu không được lên kế hoạch, việc tập hợp khách sau chương trình thường khó thực hiện.
Trước khi phỏng vấn, cần kiểm tra lại tên và chức danh nhân vật. Nếu có bảng tên hoặc nội dung hiển thị, thông tin cũng cần thống nhất với dữ liệu hậu kỳ.
Ban tổ chức không cần điều hành từng góc chụp, nhưng phải cung cấp kịp thời những thay đổi có ảnh hưởng đến nội dung.
Cần chuẩn bị gì sau khi sự kiện kết thúc?
Sau sự kiện, doanh nghiệp cần bổ sung những dữ liệu còn thiếu như logo, tên nhân vật, nội dung phụ đề hoặc tài liệu trình chiếu nếu các nội dung này có trong sản phẩm.
Nên chỉ định một người duyệt ảnh và video. Việc nhiều người gửi phản hồi riêng lẻ có thể dẫn đến yêu cầu mâu thuẫn. Phản hồi nên được tổng hợp rõ, có mốc thời gian hoặc vị trí cụ thể trong video. Cách làm này giúp ekip xử lý chính xác hơn.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tên chương trình, tên người, chức danh, logo và chính tả trước khi xác nhận bản cuối.
Sau khi nhận sản phẩm, dữ liệu nên được tải xuống và sao lưu. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào thời gian lưu trữ của nhà cung cấp nếu hai bên chưa có thỏa thuận cụ thể.
Quyền đăng tải cũng cần được kiểm tra, đặc biệt với hình ảnh khách mời, chương trình nội bộ hoặc nội dung chưa được phép công bố.
Những lỗi thường gặp khi thuê ekip quay chụp sự kiện
Một lỗi phổ biến là chỉ gửi ngày và địa điểm. Những thông tin này không đủ để ekip đánh giá số khu vực, thời lượng và đầu ra.
Không gửi timeline khiến ekip khó xác định nghi thức và nội dung ưu tiên. Việc thông báo bằng lời trong ngày tổ chức không thể thay thế hoàn toàn tài liệu chuẩn bị trước.
Không xác định sản phẩm bàn giao cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa file gốc và sản phẩm hoàn chỉnh.
Một lỗi khác là không thông báo nhân vật quan trọng. Bộ ảnh có thể đầy đủ về số lượng nhưng thiếu lãnh đạo hoặc khách mời chính.
Doanh nghiệp cũng thường cung cấp logo, tên nhân vật hoặc yêu cầu phụ đề quá muộn, làm ảnh hưởng đến quá trình hậu kỳ.
Yêu cầu video dọc sau khi toàn bộ dữ liệu đã được quay theo khung ngang có thể gây khó khăn về bố cục.
Livestream và flycam không nên được mặc định đã bao gồm. Đây là hai hạng mục cần xác nhận riêng.
Không có đầu mối trong ngày tổ chức cũng là nguyên nhân khiến ekip nhận nhiều chỉ dẫn khác nhau.
Cuối cùng, chỉ so sánh tổng giá mà không kiểm tra phạm vi có thể dẫn đến lựa chọn một báo giá không đáp ứng đúng nhu cầu.
GM Group Media cung cấp những dịch vụ liên quan nào?
GM Group Media hiện công khai các nhóm dịch vụ media gồm quay chụp event, sản xuất phim doanh nghiệp, quay chụp teambuilding và livestream hội thảo, sự kiện.
Trong hệ thống danh mục quay phim – chụp ảnh, website còn thể hiện các dịch vụ quay phim, chụp ảnh bằng flycam, quay chụp Year End Party – Gala Dinner, hội thảo – đào tạo và Amazing Race.
Website đang có danh mục riêng cho quay chụp event và các dự án như lễ ra mắt sách diễn giả Nguyễn Mến, khai trương văn phòng Insa, livestream lễ khai giảng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cùng Amazing Race VietStarLand tại Ba Vì. Các nội dung này cho phép khách hàng tham khảo nhóm dự án đã được công khai, nhưng không nên tự suy ra số nhân sự, thiết bị, quy mô hoặc phạm vi hợp đồng nếu trang dự án không cung cấp.
Mỗi dịch vụ cần được trao đổi theo yêu cầu cụ thể. Bài viết này không mặc định livestream, flycam, phỏng vấn hoặc hậu kỳ nâng cao nằm trong mọi gói quay chụp.
Câu hỏi thường gặp khi thuê ekip quay chụp sự kiện
Thuê ekip quay chụp sự kiện cần gửi thông tin gì trước?
Doanh nghiệp cần gửi ngày, giờ, địa điểm, loại sự kiện, timeline, số khu vực, những nội dung bắt buộc, sản phẩm cần nhận và thời hạn bàn giao. Nếu có livestream, flycam hoặc phỏng vấn, cần nêu riêng.
Có cần gửi timeline khi chương trình chưa chốt không?
Có thể gửi timeline dự kiến. Khi chương trình có bản mới, doanh nghiệp cần cập nhật cho ekip để điều chỉnh phương án.
Có cần tự chuẩn bị shot list không?
Khách hàng không bắt buộc phải xây dựng tài liệu chuyên môn, nhưng cần liệt kê nhân vật, nghi thức và cảnh không được bỏ sót.
Một người có thể vừa quay phim vừa chụp ảnh không?
Có thể trong một số chương trình đơn giản. Tuy nhiên, phương án này không nên được mặc định với sự kiện có nhiều hoạt động hoặc cần đầu ra đầy đủ.
Nên chọn video full, highlight hay recap?
Video full phù hợp với nhu cầu lưu trữ nội dung đầy đủ. Highlight tập trung vào khoảnh khắc nổi bật. Recap tổng hợp diễn biến chính theo cấu trúc ngắn hơn.
Có cần cung cấp logo trước sự kiện không?
Nên cung cấp sớm nếu video hoặc ảnh cần chèn nhận diện. Logo cần rõ nét và đúng phiên bản doanh nghiệp đang sử dụng.
Livestream cần chuẩn bị gì?
Cần chuẩn bị nền tảng phát, tài khoản, quyền truy cập, đường truyền, âm thanh, nội dung hiển thị, logo và thông tin diễn giả.
Flycam có sử dụng được ở mọi địa điểm không?
Không. Khả năng triển khai phụ thuộc không gian, thời tiết, điều kiện thực tế và những quy định liên quan tại địa điểm.
Làm sao hạn chế chi phí phát sinh?
Doanh nghiệp cần gửi brief đầy đủ và yêu cầu báo giá làm rõ thời lượng, ngoài giờ, di chuyển, sản phẩm bàn giao, mức độ hậu kỳ và những dịch vụ bổ sung.
Kết luận
Thuê ekip quay chụp sự kiện cần được chuẩn bị như một phần trong kế hoạch tổ chức, không phải công việc chỉ xử lý vào sát ngày diễn ra chương trình.
Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu sử dụng, thông tin sự kiện, timeline, shot list, nhân vật quan trọng, địa điểm, yêu cầu âm thanh và sản phẩm bàn giao. Những hạng mục như livestream, flycam hoặc phỏng vấn phải được xác nhận riêng.
Báo giá cần thể hiện rõ phạm vi, thời gian tác nghiệp, vai trò nhân sự, mức độ hậu kỳ và sản phẩm đầu ra. Trong ngày tổ chức, một đầu mối phối hợp thống nhất sẽ giúp ekip xử lý kịp thời những thay đổi.
Để nhận phương án quay chụp phù hợp, doanh nghiệp có thể gửi cho GM Group Media ngày tổ chức, địa điểm, khung giờ, loại sự kiện, timeline, số khu vực, các nội dung bắt buộc và sản phẩm cần bàn giao.
Thông Tin Liên Hệ
- CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG GM GROUP MEDIA VIỆT NAM
Địa chỉ Hà Nội: 8/115 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
Hotline: 098.6600.920
Email: [email protected]
