Cách chọn đơn vị quay chụp sự kiện phù hợp ngân sách không nên bắt đầu từ việc tìm nơi có giá thấp nhất. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu sử dụng ảnh và video, nội dung bắt buộc phải ghi lại, thời lượng tác nghiệp, số khu vực hoạt động và sản phẩm cần bàn giao. Khi các yêu cầu này chưa rõ, việc so sánh báo giá rất dễ dẫn đến lựa chọn sai phạm vi dịch vụ.
Một báo giá thấp có thể chỉ bao gồm thời gian tác nghiệp tại sự kiện, chưa có hậu kỳ, chưa có video hoàn chỉnh hoặc không đủ nhân sự để bao quát nhiều khu vực. Ngược lại, một phương án có tổng chi phí cao hơn có thể đã bao gồm quay phim, chụp ảnh, chọn lọc dữ liệu, chỉnh sửa ảnh và dựng video. Vì vậy, ngân sách chỉ có ý nghĩa khi được đặt cạnh phạm vi công việc cụ thể.
Bài viết dưới đây được đội ngũ GM Group Media biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu, kiểm tra nội dung báo giá và lựa chọn phương án quay chụp phù hợp với ngân sách thực tế.
Đơn vị quay chụp sự kiện phù hợp ngân sách là gì?
Một đơn vị quay chụp sự kiện phù hợp ngân sách là đơn vị có thể xây dựng phương án đáp ứng đúng mục tiêu chương trình trong giới hạn chi phí doanh nghiệp có thể chi trả. Khái niệm này không đồng nghĩa với đơn vị có giá rẻ nhất.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần bộ ảnh để đăng website, gửi báo chí hoặc sử dụng trên mạng xã hội, phương án tập trung vào chụp ảnh có thể phù hợp hơn việc đặt thêm nhiều loại video. Ngược lại, nếu chương trình cần lưu lại phần phát biểu, hội thảo hoặc đào tạo, quay phim và thu âm là hạng mục không nên cắt giảm.
Sự phù hợp còn phụ thuộc vào khả năng bao quát. Một sự kiện chỉ diễn ra tại một sân khấu có thể dùng phương án gọn hơn chương trình có nhiều phòng, khu check-in, khu trải nghiệm và hoạt động diễn ra đồng thời.
Đơn vị phù hợp ngân sách cũng cần giải thích rõ khách hàng đang trả chi phí cho nội dung nào. Báo giá nên thể hiện thời lượng, nhân sự, phạm vi tác nghiệp, loại sản phẩm và mức độ hậu kỳ. Nếu chỉ có một tổng số tiền, doanh nghiệp khó đánh giá phương án đó có thực sự phù hợp hay không.
Tiêu chí đúng không phải là “giá rẻ”, mà là đúng nhu cầu, đúng phạm vi và kiểm soát được chi phí.
Xem Thêm GÓI QUAY PHIM CHỤP ẢNH CHỈ 02 TRIỆU ĐỒNG | GM GROUP MEDIA
Vì sao cùng một sự kiện nhưng báo giá khác nhau?
Hai đơn vị có thể nhận cùng một yêu cầu nhưng đưa ra báo giá khác nhau vì cách hiểu phạm vi không giống nhau. Một báo giá có thể chỉ bao gồm chụp ảnh tại hiện trường. Báo giá khác có thể gồm quay phim, chụp ảnh, chọn lọc ảnh, dựng video recap và bàn giao nhiều phiên bản.
Nếu chỉ nhìn tổng tiền, khách hàng dễ cho rằng một đơn vị đắt hơn trong khi hai phương án không tương đương. Vì vậy, trước khi so sánh chi phí, doanh nghiệp cần so sánh phạm vi.
Thời lượng tác nghiệp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá. Thời gian sự kiện diễn ra không phải lúc nào cũng trùng với thời gian ekip cần có mặt. Nhiều chương trình cần ekip đến sớm để ghi lại không gian, sân khấu, backdrop, khu trưng bày và công tác chuẩn bị.
Số lượng nhân sự tạo ra khác biệt về khả năng bao quát. Một photographer khó có mặt đồng thời tại sân khấu và khu check-in nếu hai hoạt động diễn ra cùng lúc. Tương tự, một cameraman khó vừa quay toàn cảnh vừa bắt cận cảnh liên tục nếu chương trình yêu cầu nhiều góc.
Sản phẩm bàn giao cũng là yếu tố quan trọng. Ảnh gốc, ảnh chọn lọc và ảnh chỉnh sửa không phải cùng một đầu ra. Dữ liệu quay chưa dựng cũng khác hoàn toàn video hoàn chỉnh.
Mức độ hậu kỳ càng cao, khối lượng công việc càng lớn. Một video chỉ cắt ghép cơ bản khác với video có chỉnh màu, xử lý âm thanh, phụ đề, đồ họa và nhiều tỷ lệ khung hình. Ngoài ra, livestream, flycam, phỏng vấn, bàn giao nhanh, làm việc ngoài giờ hoặc tác nghiệp nhiều địa điểm cũng có thể làm thay đổi chi phí.
Xem Thêm Quay chụp sự kiện Mỹ Đình giá chỉ 3TR – GM Group Media
Xác định mục tiêu sử dụng ảnh và video
Trước khi hỏi giá, doanh nghiệp cần xác định ảnh và video sẽ được sử dụng ở đâu. Đây là bước quan trọng vì mục tiêu đầu ra quyết định cách quay, cách chụp và mức độ hậu kỳ.
Nếu tư liệu chỉ dùng để lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp có thể ưu tiên các nội dung mang tính hồ sơ như phát biểu, trao giải, ký kết và ảnh tập thể. Nếu mục tiêu là đăng website hoặc gửi báo chí, ảnh cần thể hiện rõ nhân vật, không gian, logo và nội dung chính của chương trình.
Với mạng xã hội, doanh nghiệp có thể cần ảnh chọn lọc, video recap hoặc video dọc. Những định dạng này nên được tính từ trước vì cách bố trí khung hình ngang và dọc không hoàn toàn giống nhau.
Nếu tư liệu dùng cho truyền thông dài hạn, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm cảnh sản phẩm, phỏng vấn, hoạt động tương tác và hình ảnh thương hiệu. Đây là những nội dung khó bổ sung sau khi sự kiện đã kết thúc.
Trường hợp cần phát trực tiếp, yêu cầu lại khác với quay lưu trữ. Livestream liên quan đến nền tảng phát, góc máy, âm thanh, kết nối và phương án kỹ thuật. Không nên gộp nhu cầu này vào quay phim thông thường nếu báo giá chưa mô tả rõ.
Doanh nghiệp không nên đặt quá nhiều đầu ra chỉ vì nghĩ rằng có thể sử dụng sau này. Mỗi sản phẩm cần gắn với một mục đích cụ thể để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Xem Thêm Quay chụp ảnh event và sự kiện
Xác định nội dung bắt buộc phải ghi lại
Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần liệt kê những nội dung không được phép bỏ sót. Đây là cơ sở để xây dựng shot list và bố trí nhân sự.
Với sự kiện doanh nghiệp, nhóm nội dung đầu tiên thường là không gian và nhận diện thương hiệu. Sân khấu, backdrop, logo, khu check-in, sản phẩm trưng bày và vật phẩm nhận diện cần được ghi lại nếu chúng phục vụ hoạt động truyền thông.
Nhóm thứ hai là nhân vật quan trọng. Đại diện doanh nghiệp, diễn giả, khách mời, người nhận giải hoặc đối tác ký kết cần được xác định trước. Nếu ekip không biết ai là nhân vật cần ưu tiên, bộ ảnh có thể thiếu những người quan trọng dù vẫn có nhiều hình.
Nhóm thứ ba là nghi thức chính. Cắt băng, khai mạc, ký kết, trao giải, vinh danh, ra mắt sản phẩm và chụp ảnh tập thể thường chỉ diễn ra một lần. Những nội dung này cần có trong timeline và shot list.
Nhóm thứ tư là hoạt động tương tác. Khách mời giao lưu, người tham dự trải nghiệm sản phẩm, trò chơi hoặc hoạt động đội nhóm giúp bộ ảnh và video thể hiện được không khí thực tế.
Nếu chương trình có phát biểu, tọa đàm, đào tạo hoặc phỏng vấn, âm thanh cần được xem là phần bắt buộc. Hình ảnh tốt nhưng không nghe rõ nội dung sẽ làm giảm giá trị sử dụng của video.
Xem Thêm Quay chụp Teambuilding Quay chụp Gala Dinner và Year End Party
Xác định ngân sách tối đa và mức ưu tiên
Doanh nghiệp nên xác định khung ngân sách trước khi yêu cầu tư vấn. Việc này giúp đơn vị quay chụp xây dựng phương án sát với khả năng chi trả, thay vì gửi một cấu hình vượt quá nhu cầu.
Các hạng mục có thể chia thành ba mức: bắt buộc, nên có và bổ sung. Mức bắt buộc gồm những nội dung nếu thiếu sẽ khiến sản phẩm không đáp ứng mục tiêu. Mức nên có là những phần giúp tăng giá trị sử dụng nhưng có thể điều chỉnh. Mức bổ sung chỉ lựa chọn khi ngân sách cho phép.
Ví dụ, với hội thảo cần lưu bài phát biểu, khả năng thu âm rõ là hạng mục bắt buộc. Video dọc cho mạng xã hội có thể là hạng mục nên có. Flycam trong sự kiện tổ chức hoàn toàn trong nhà có thể không cần thiết.
Doanh nghiệp không nên cắt giảm những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến đầu ra. Nếu video cần nhiều góc để thể hiện sân khấu và phản ứng khách mời, việc giảm số góc máy chỉ để giảm tổng giá có thể khiến dữ liệu không đủ dùng.
Ngân sách cũng cần tính đến khả năng chương trình thay đổi. Doanh nghiệp nên hỏi rõ cách xử lý khi sự kiện kéo dài, đổi địa điểm hoặc phát sinh thêm nội dung.
Xem Thêm Quay Phim Chụp Ảnh Media
Chọn quay phim, chụp ảnh hay kết hợp
Quay phim và chụp ảnh là hai hạng mục khác nhau. Doanh nghiệp không nhất thiết phải đặt cả hai nếu mục tiêu chỉ cần một loại tư liệu.
Chỉ chụp ảnh phù hợp với chương trình cần album tổng kết, bài viết website, nội dung báo chí hoặc hình ảnh đăng mạng xã hội. Ảnh có ưu điểm dễ sử dụng ở nhiều kênh và có thể bàn giao theo nhóm nội dung.
Chỉ quay phim phù hợp khi doanh nghiệp cần lưu lại diễn biến, phát biểu, biểu diễn hoặc nội dung đào tạo. Video thể hiện được chuyển động, âm thanh và bối cảnh mà ảnh không thể thay thế.
Kết hợp quay và chụp phù hợp khi chương trình cần đồng thời tư liệu ảnh và video. Tuy nhiên, không nên mặc định gói kết hợp luôn tiết kiệm. Doanh nghiệp cần kiểm tra số nhân sự, thời lượng và sản phẩm bàn giao.
Trong một số sự kiện nhỏ, một người có thể thực hiện phạm vi đơn giản. Tuy nhiên, giao đồng thời nhiệm vụ quay và chụp cho một người có thể dẫn đến bỏ lỡ nội dung nếu chương trình diễn ra nhanh hoặc có nhiều hoạt động.
Quyết định nên dựa vào mục tiêu sử dụng, không nên dựa vào thói quen đặt một gói cố định cho mọi sự kiện.
Xem Thêm Cách chọn đơn vị quay chụp sự kiện đúng ngân sách
Xác định số khu vực và hoạt động đồng thời
Số khách tham dự không phải yếu tố duy nhất quyết định phương án nhân sự. Số khu vực và số hoạt động diễn ra cùng lúc thường có ảnh hưởng lớn hơn.
Một sự kiện chỉ có một sân khấu, nội dung diễn ra tuần tự có thể triển khai bằng ekip gọn. Trong khi đó, chương trình có sân khấu, khu check-in, khu trải nghiệm và phòng họp phụ cần cách bố trí khác.
Nếu hoạt động check-in diễn ra cùng lúc với phần khai mạc, một người khó bao quát đầy đủ cả hai khu vực. Doanh nghiệp cần xác định nội dung nào quan trọng hơn hoặc bố trí thêm nhân sự khi cần.
Với teambuilding và Amazing Race, khoảng cách giữa các điểm hoạt động là yếu tố cần tính đến. Ekip không thể di chuyển tức thời từ điểm này sang điểm khác nếu chương trình diễn ra liên tục.
Việc mô tả đúng số khu vực giúp đơn vị quay chụp xây dựng phương án sát thực tế và hạn chế phát sinh sau khi đã thống nhất báo giá.
Chọn sản phẩm bàn giao theo nhu cầu
Nhiều doanh nghiệp tập trung vào thời gian tác nghiệp nhưng chưa làm rõ sản phẩm sẽ nhận sau sự kiện. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến khác biệt kỳ vọng.
Đối với ảnh, cần phân biệt ảnh gốc, ảnh chọn lọc và ảnh chỉnh sửa. Ảnh gốc là dữ liệu được tạo ra từ máy. Ảnh chọn lọc là những ảnh đã được lựa chọn từ toàn bộ dữ liệu. Ảnh chỉnh sửa là ảnh đã được xử lý theo phạm vi thỏa thuận.
Đối với video, video full phù hợp khi cần lưu lại toàn bộ hoặc phần lớn nội dung. Video highlight tập trung vào các khoảnh khắc nổi bật. Video recap tổng hợp diễn biến theo cấu trúc ngắn hơn, phù hợp cho truyền thông sau sự kiện.
Video dọc phù hợp với TikTok, Reels và Shorts, nhưng cần được xác định từ trước. Nếu chỉ quay theo khung ngang, việc chuyển sang khung dọc sau đó có thể làm mất bố cục hoặc nhân vật.
Dữ liệu quay chưa dựng không nên được xem là sản phẩm tương đương video hoàn chỉnh. Nếu ngân sách hạn chế, doanh nghiệp nên chọn những phiên bản thực sự có kế hoạch sử dụng.
Đánh giá portfolio đúng loại sự kiện
Portfolio cần được xem theo loại chương trình cụ thể, không chỉ theo số lượng thương hiệu xuất hiện.
Nếu doanh nghiệp tổ chức hội thảo, nên xem cách đơn vị ghi lại diễn giả, khách mời, màn hình trình chiếu và âm thanh. Nếu cần quay teambuilding, nên kiểm tra khả năng bắt chuyển động, bao quát không gian và theo sát hoạt động.
Portfolio ảnh cần có nhiều nhóm cảnh khác nhau, gồm toàn cảnh, nhân vật, sân khấu, nghi thức, tương tác và nhận diện thương hiệu. Nếu chỉ có ảnh sân khấu, doanh nghiệp khó đánh giá khả năng ghi lại toàn bộ chương trình.
Đối với video, cần xem cả hình ảnh và âm thanh. Video có phát biểu nhưng âm thanh khó nghe sẽ không phù hợp với nhu cầu lưu trữ nội dung.
Tên thương hiệu lớn trong portfolio không tự động chứng minh đơn vị đã thực hiện toàn bộ dự án. Khách hàng nên xem sản phẩm thực tế và nội dung mô tả dự án thay vì chỉ dựa vào logo.
Gửi cùng một brief để so sánh báo giá
Nếu muốn so sánh nhiều đơn vị, doanh nghiệp cần gửi cùng một đầu bài. Khi mỗi đơn vị nhận một bộ thông tin khác nhau, các báo giá sẽ không thể đối chiếu công bằng.
Brief nên có ngày, giờ, địa điểm, loại sự kiện, quy mô khách mời, timeline dự kiến, số khu vực, nhu cầu quay hoặc chụp, sản phẩm cần bàn giao và thời hạn cần nhận.
Nếu có livestream, flycam, phỏng vấn, video dọc hoặc bàn giao nhanh, cần ghi rõ ngay từ đầu. Đây là những hạng mục có thể làm thay đổi phương án.
Doanh nghiệp có thể cung cấp khung ngân sách để nhận cấu hình sát nhu cầu. Tuy nhiên, không nên chỉ yêu cầu đơn vị điều chỉnh tổng giá về một con số. Cần yêu cầu giải thích rõ những gì được giữ lại, điều chỉnh hoặc loại bỏ.
Một brief rõ giúp giảm thời gian trao đổi và hạn chế việc báo giá thiếu nội dung.
So sánh báo giá theo phạm vi
Đây là bước quan trọng nhất khi lựa chọn đơn vị quay chụp. Trước hết, cần so sánh thời lượng tác nghiệp. Báo giá phải thể hiện ekip có mặt từ thời điểm nào, kết thúc khi nào và có bao gồm thời gian ghi hình trước khai mạc hay không.
Tiếp theo là số người và vai trò. Photographer, cameraman và kỹ thuật viên không tạo ra cùng một loại sản phẩm. Nếu báo giá chỉ ghi “ekip media” mà không nêu vai trò, khách hàng nên yêu cầu làm rõ.
Số góc máy cũng cần được kiểm tra. Nhiều camera không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng có thể quan trọng với hội thảo, sân khấu hoặc chương trình diễn ra liên tục.
Đối với ảnh, cần biết khách hàng nhận dữ liệu nào, phạm vi chọn lọc ra sao và có chỉnh sửa hay không. Đối với video, cần biết sản phẩm là full, highlight, recap hay nhiều phiên bản.
Mức độ hậu kỳ phải được mô tả. Chèn logo và tiêu đề khác với làm phụ đề toàn bộ hoặc motion graphic. Nếu cần nhiều tỷ lệ khung hình, báo giá nên thể hiện riêng.
Thời gian bàn giao ảnh và video có thể khác nhau. Số lần chỉnh sửa cũng là nội dung cần kiểm tra. Cuối cùng, cần xem các hạng mục chưa bao gồm như ngoài giờ, di chuyển, VAT, livestream, flycam, phỏng vấn, bàn giao gấp hoặc nhạc có yêu cầu bản quyền.
Chỉ khi các yếu tố trên tương đương, việc so sánh tổng tiền mới có ý nghĩa.
Kiểm tra quy trình và khả năng phối hợp
Một phương án có giá phù hợp nhưng thiếu quy trình phối hợp vẫn có thể gây rủi ro. Đơn vị quay chụp nên yêu cầu timeline hoặc ít nhất là khung chương trình dự kiến. Nếu không có thông tin này, việc xác định nhân sự và vị trí tác nghiệp sẽ thiếu cơ sở.
Shot list cũng cần được thống nhất với các cảnh bắt buộc. Điều này giúp ekip biết nội dung nào không thể bỏ sót.
Doanh nghiệp nên biết ai là đầu mối phụ trách trước, trong và sau sự kiện. Khi timeline thay đổi, cần có người trao đổi trực tiếp với ban tổ chức.
Quy trình duyệt sản phẩm cần được làm rõ. Khách hàng cần biết khi nào nhận bản đầu, cách gửi phản hồi và phạm vi chỉnh sửa.
Trường hợp thay đổi thời gian, địa điểm hoặc bổ sung hạng mục cũng nên được trao đổi trước. Một đơn vị phù hợp ngân sách không chỉ gửi giá mà còn phải giúp khách hàng hiểu cách phạm vi công việc có thể thay đổi.
Cách tối ưu ngân sách hiệu quả
Cách tối ưu ngân sách tốt nhất là ưu tiên hạng mục theo mục tiêu truyền thông. Nếu doanh nghiệp cần album để đăng bài tổng kết, nên tập trung ngân sách cho chụp ảnh và xử lý ảnh. Nếu mục tiêu là lưu lại bài phát biểu, cần ưu tiên quay phim và thu âm.
Doanh nghiệp có thể giảm số đầu ra thay vì giảm chất lượng dữ liệu đầu vào. Ví dụ, chỉ dựng một video recap thay vì nhiều phiên bản. Tuy nhiên, không nên cắt góc quay hoặc âm thanh nếu những yếu tố đó cần thiết cho video cuối cùng.
Timeline và shot list nên được chuẩn bị sớm. Thông tin càng rõ, đơn vị càng dễ tư vấn đúng phạm vi và hạn chế phát sinh muộn.
Doanh nghiệp cũng nên xác định trước những nhân vật và cảnh bắt buộc. Ekip có thể tập trung vào nội dung quan trọng thay vì dàn trải.
Bàn giao nhanh chỉ nên yêu cầu khi có kế hoạch sử dụng cụ thể. Tiến độ ngắn có thể làm thay đổi cách bố trí hậu kỳ.
Livestream và flycam cần được cân nhắc theo giá trị thực tế. Livestream phù hợp khi có khán giả từ xa. Flycam phù hợp khi không gian hoặc hoạt động có ý nghĩa khi nhìn từ trên cao.
Những cách cắt giảm không nên áp dụng
Chọn báo giá thấp nhất mà không xem portfolio có thể dẫn đến sản phẩm không phù hợp với loại sự kiện.
Giảm nhân sự trong khi nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc làm tăng nguy cơ bỏ sót. Một sự kiện có nhiều khu vực không thể được đánh giá giống chương trình chỉ có một sân khấu.
Bỏ phương án thu âm trong chương trình có phát biểu có thể khiến video không đáp ứng mục đích lưu trữ nội dung.
Chỉ nhận file gốc để giảm chi phí hậu kỳ cũng cần cân nhắc. File gốc không phải sản phẩm hoàn chỉnh và có thể không sử dụng ngay.
Không cung cấp timeline khiến đơn vị khó dự toán chính xác. Báo giá ban đầu có thể phải điều chỉnh khi chương trình thực tế phức tạp hơn.
Livestream không nên được gộp vào quay phim thông thường nếu chưa có phương án kỹ thuật. Hai hạng mục có yêu cầu khác nhau.
Việc yêu cầu một người vừa quay vừa chụp toàn bộ chương trình chỉ phù hợp trong một số trường hợp đơn giản. Không nên mặc định đây là cách tiết kiệm phù hợp cho mọi sự kiện.
Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách
Loại hình sự kiện là yếu tố đầu tiên. Hội thảo, Gala Dinner, khai trương, teambuilding và Amazing Race có cách tác nghiệp khác nhau.
Thời lượng ảnh hưởng đến thời gian làm việc và lượng dữ liệu cần xử lý. Chương trình kéo dài cả ngày không thể có phạm vi giống sự kiện ngắn.
Số khu vực và số hoạt động diễn ra đồng thời quyết định khả năng bao quát. Đây thường là yếu tố quan trọng hơn số lượng khách mời.
Số nhân sự và số góc máy cần tương ứng với nội dung. Không nên tăng chỉ để tạo cảm giác quy mô, nhưng cũng không nên giảm dưới mức cần thiết.
Yêu cầu âm thanh ảnh hưởng đến phương án kỹ thuật, đặc biệt với phát biểu, tọa đàm và phỏng vấn.
Sản phẩm bàn giao và mức độ hậu kỳ quyết định phần lớn công việc sau sự kiện. Video full, recap, highlight và video dọc không có cùng phạm vi.
Thời hạn bàn giao, địa điểm, ngoài giờ, nhiều điểm tổ chức, livestream và flycam cũng có thể làm thay đổi báo giá.
Báo giá phù hợp ngân sách cần có gì?
Báo giá cần ghi rõ tên dịch vụ và phạm vi thực hiện. Khách hàng phải biết mình đang thuê quay phim, chụp ảnh hay kết hợp cả hai.
Ngày, giờ và địa điểm cần được nêu cụ thể. Thời lượng tác nghiệp phải có mốc bắt đầu và kết thúc.
Nhân sự cần được phân biệt theo vai trò. Nếu có nhiều góc máy hoặc nhiều khu vực, báo giá nên thể hiện cách bố trí ở mức đủ để khách hàng hiểu.
Sản phẩm bàn giao phải được mô tả rõ. Với ảnh, cần phân biệt file gốc, ảnh chọn lọc và ảnh chỉnh sửa. Với video, cần nêu loại sản phẩm, thời lượng dự kiến và tỷ lệ khung hình nếu có.
Mức độ hậu kỳ, thời gian bàn giao và số lần chỉnh sửa cũng cần được xác nhận.
Điều kiện ngoài giờ, thay đổi timeline và các khoản chưa bao gồm phải được làm rõ. Cụm “trọn gói” không có nhiều giá trị nếu báo giá không mô tả phạm vi.
Một báo giá phù hợp ngân sách là báo giá giúp khách hàng biết chính xác mình nhận được gì và những trường hợp nào có thể làm thay đổi chi phí.
Lựa chọn phương án theo từng loại sự kiện
Với hội nghị và hội thảo, doanh nghiệp nên ưu tiên diễn giả, khách mời, bài trình bày và âm thanh. Video full hoặc livestream chỉ nên lựa chọn khi có nhu cầu lưu trữ hoặc người xem từ xa.
Với khai trương và lễ ra mắt, trọng tâm thường là không gian, nhận diện thương hiệu, sản phẩm, khách mời và nghi thức. Bộ ảnh truyền thông và video recap có thể phù hợp hơn việc ghi toàn bộ chương trình nếu không có nội dung cần lưu trữ dài.
Gala Dinner và Year End Party cần chú ý sân khấu, tiết mục, phát biểu, trao giải và ảnh tập thể. Phương án phải đủ khả năng bao quát cả nhân vật trên sân khấu và phản ứng của khách mời.
Teambuilding và dã ngoại có nhiều chuyển động. Ekip cần biết trước lịch trình, khu vực và hoạt động trọng tâm.
Amazing Race cần đánh giá số chặng, khoảng cách di chuyển và khả năng tác nghiệp ở từng điểm.
Sự kiện có livestream cần ngân sách riêng cho nền tảng, góc máy, âm thanh và kết nối. Flycam chỉ nên được sử dụng khi góc nhìn trên cao thực sự mang lại giá trị cho chương trình và điều kiện triển khai phù hợp.
GM Group Media cung cấp dịch vụ nào?
GM Group Media cung cấp các dịch vụ liên quan đến quay chụp event, sự kiện, sản xuất phim doanh nghiệp, quay chụp teambuilding, livestream hội thảo – sự kiện và quay phim, chụp ảnh bằng flycam.
Đối với sự kiện doanh nghiệp, website của đơn vị đang công khai các dự án như lễ ra mắt sách, khai trương văn phòng, Year End Party và khai trương cửa hàng. Những nội dung này cho phép khách hàng tham khảo loại hình dự án đã được đăng tải, nhưng không nên tự suy ra số nhân sự, thiết bị hoặc phạm vi hợp đồng nếu trang dự án không công bố.
Với teambuilding và Amazing Race, website có dự án Teambuilding Ngân hàng Hàng Hải MSB và Amazing Race VietStarLand tại Ba Vì. Với livestream, website công khai các dự án như Cuộc thi Hùng biện Đại học Quốc Gia, lễ khai giảng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và lễ ra mắt sản phẩm Linh Nhâm Group.
Khách hàng cần cung cấp ngày tổ chức, địa điểm, khung giờ, loại sự kiện, timeline, các nội dung bắt buộc và sản phẩm cần bàn giao để GM Group Media tư vấn phương án phù hợp với ngân sách thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách hạn chế nên chọn quay phim hay chụp ảnh?
Lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu. Nếu doanh nghiệp cần ảnh để đăng website, báo chí và mạng xã hội, có thể ưu tiên chụp ảnh. Nếu cần lưu lại diễn biến, phát biểu hoặc biểu diễn, nên ưu tiên quay phim.
Có nên chọn đơn vị báo giá thấp nhất không?
Không nên chỉ nhìn tổng giá. Doanh nghiệp cần so sánh thời lượng, nhân sự, số khu vực, sản phẩm bàn giao và mức độ hậu kỳ.
Một người có thể vừa quay phim vừa chụp ảnh không?
Có thể trong một số chương trình đơn giản, nhưng không nên mặc định với sự kiện có nhiều nội dung hoặc yêu cầu đầu ra đầy đủ.
Có cần thuê nhiều camera không?
Điều này phụ thuộc sân khấu, nội dung, số góc cần ghi và mục tiêu sử dụng video. Nhiều camera không phải lúc nào cũng cần, nhưng một góc máy có thể không đủ trong chương trình phức tạp.
Có cần nhận toàn bộ file gốc không?
Điều này phụ thuộc nhu cầu lưu trữ và khả năng sử dụng. File gốc không thay thế ảnh hoặc video đã hậu kỳ.
Livestream có nằm trong gói quay chụp không?
Không nên mặc định. Livestream có yêu cầu riêng về nhân sự, thiết bị, âm thanh và kết nối.
Làm sao hạn chế phát sinh chi phí?
Doanh nghiệp cần gửi brief đầy đủ và yêu cầu báo giá thể hiện rõ thời lượng, ngoài giờ, di chuyển, sản phẩm, hậu kỳ và dịch vụ bổ sung.
Kết luận
Cách chọn đơn vị quay chụp sự kiện phù hợp ngân sách là xác định đúng mục tiêu trước khi so sánh giá. Doanh nghiệp cần biết mình cần ảnh hay video, nội dung nào bắt buộc, có bao nhiêu khu vực và sản phẩm nào sẽ được sử dụng sau sự kiện.
Không có một gói quay chụp phù hợp với mọi chương trình. Tổng giá chỉ có ý nghĩa khi các báo giá có cùng phạm vi, thời lượng, nhân sự và đầu ra. Những dịch vụ như livestream, flycam, phỏng vấn, video dọc hoặc hậu kỳ nâng cao cần được xác nhận riêng.
Để nhận phương án phù hợp với ngân sách, khách hàng có thể gửi cho GM Group Media ngày tổ chức, địa điểm, khung giờ, loại sự kiện, timeline, các nội dung bắt buộc và sản phẩm cần bàn giao.
Thông Tin Liên Hệ
- CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG GM GROUP MEDIA VIỆT NAM
Địa chỉ Hà Nội: 8/115 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
Hotline: 098.6600.920
Email: [email protected]
