Thay đổi giấy phép Kinh doanh cần chuẩn bị gì?

Thay đổi giấy phép kinh doanh là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi về tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, thành viên góp vốn, cổ đông hoặc ngành nghề kinh doanh. Trong thực tế, “giấy phép kinh doanh” là cách gọi phổ biến; về mặt pháp lý, nhiều trường hợp đang đề cập đến Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc nội dung đăng ký doanh nghiệp. Bài viết dưới đây được CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện, chi phí, thời gian xử lý và các việc cần làm sau khi thay đổi.

Mục lục

Thay đổi giấy phép kinh doanh là gì?

Thay đổi giấy phép kinh doanh là cách gọi thông dụng của thủ tục thay đổi các thông tin pháp lý đã đăng ký của doanh nghiệp. Tùy từng nội dung thay đổi, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi giấy phép kinh doanh

Trong hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, cần phân biệt hai nhóm giấy tờ thường bị gọi chung là “giấy phép kinh doanh”.

Thứ nhất là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là giấy tờ ghi nhận các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ, loại hình doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật. Khi các thông tin này thay đổi, doanh nghiệp thường phải nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được cập nhật.

Thứ hai là giấy phép con hoặc giấy phép đủ điều kiện kinh doanh. Nhóm giấy phép này áp dụng với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chẳng hạn giáo dục, lữ hành, vận tải, phòng khám, bảo vệ, an toàn thực phẩm hoặc các ngành nghề chuyên ngành khác. Khi thay đổi thông tin doanh nghiệp, một số giấy phép con cũng có thể phải điều chỉnh theo.

Doanh nghiệp không nên đồng nhất mọi trường hợp thành một thủ tục duy nhất. Mỗi loại thay đổi có thể có cơ quan tiếp nhận, thành phần hồ sơ và kết quả xử lý khác nhau. Việc xác định đúng bản chất thủ tục ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng chuẩn bị sai hồ sơ, nộp sai biểu mẫu hoặc bỏ sót nghĩa vụ sau khi thay đổi.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Căn cứ pháp lý khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Khi thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định hiện hành về đăng ký doanh nghiệp, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp và các quy định liên quan đến từng nội dung thay đổi.

Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP là văn bản quan trọng về đăng ký doanh nghiệp. Nghị định này quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đăng ký qua mạng và cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nghị định 168/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 30/6/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Bên cạnh đó, Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, vì vậy khi soạn hồ sơ thay đổi thông tin doanh nghiệp, người thực hiện cần dùng đúng biểu mẫu hiện hành thay vì sử dụng mẫu cũ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý quy định mới về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Theo thông tin từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp phải kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong các trường hợp thuộc diện áp dụng. Nội dung này cần được rà soát theo cơ cấu sở hữu thực tế của từng doanh nghiệp, đặc biệt với công ty có thành viên là tổ chức, sở hữu gián tiếp hoặc nhiều tầng sở hữu.

Trường hợp nào cần thay đổi giấy phép kinh doanh?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi khi thông tin đã đăng ký không còn phù hợp với tình trạng thực tế. Dưới đây là các trường hợp phổ biến.

Thay đổi tên công ty

Doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi khi đổi tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt. Trước khi đổi tên, doanh nghiệp nên tra cứu tên dự kiến để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.

Sau khi đổi tên, doanh nghiệp cần cập nhật đồng bộ thông tin trên hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, biển hiệu, hồ sơ thuế, hồ sơ bảo hiểm xã hội nếu có và các tài liệu giao dịch với khách hàng, đối tác.

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Khi chuyển trụ sở, doanh nghiệp phải xác định rõ việc chuyển địa chỉ thuộc trường hợp cùng tỉnh, khác tỉnh hay có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không. Đây là nội dung cần kiểm tra kỹ vì có thể phát sinh công việc liên quan đến hóa đơn, thuế, biển hiệu, hợp đồng thuê địa điểm và thông tin giao dịch.

Nếu chuyển địa chỉ sang địa điểm không phù hợp chức năng sử dụng hoặc không thể liên hệ thực tế, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cơ quan quản lý kiểm tra hoặc khi thực hiện thủ tục thuế.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, ví dụ thay đổi Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty hoặc người giữ chức danh đại diện theo pháp luật khác.

Thông tin của người đại diện mới phải chính xác và thống nhất với giấy tờ pháp lý cá nhân. Nếu người đại diện mới đồng thời là chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc cổ đông, doanh nghiệp cần rà soát thêm điều lệ, quyết định nội bộ và các tài liệu liên quan.

Thay đổi vốn điều lệ

Khi tăng hoặc giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục phù hợp với từng loại hình công ty. Hồ sơ của công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần có thể khác nhau.

Tăng vốn điều lệ thường liên quan đến việc góp thêm vốn, tiếp nhận thành viên mới hoặc thay đổi tỷ lệ sở hữu. Giảm vốn điều lệ cần được rà soát cẩn trọng vì có thể liên quan đến điều kiện giảm vốn, nghĩa vụ tài chính, khả năng thanh toán và trách nhiệm của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.

Thay đổi thành viên công ty TNHH hoặc cổ đông liên quan

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc chuyển nhượng phần vốn góp, tiếp nhận thành viên mới, thay đổi tỷ lệ góp vốn hoặc thay đổi thông tin thành viên có thể làm phát sinh hồ sơ thay đổi thành viên.

Với công ty cổ phần, không phải mọi giao dịch chuyển nhượng cổ phần đều làm phát sinh thủ tục thay đổi giấy phép. Tuy nhiên, một số trường hợp liên quan đến cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp có thể cần thông báo hoặc đăng ký theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra theo hồ sơ cụ thể trước khi thực hiện.

Bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp cần thông báo khi bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh. Nếu ngành nghề mới là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ nên triển khai hoạt động thực tế sau khi đáp ứng đủ điều kiện chuyên ngành.

Ví dụ, một số lĩnh vực như giáo dục, vận tải, lữ hành, phòng khám, bảo vệ, an toàn thực phẩm có thể yêu cầu giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, điều kiện về địa điểm, nhân sự hoặc vốn theo quy định chuyên ngành. Không nên chỉ bổ sung ngành nghề trên hệ thống rồi hoạt động ngay nếu ngành nghề đó còn điều kiện riêng.

Thay đổi thông tin liên hệ, thông tin thuế hoặc nội dung khác

Một số thay đổi không làm thay đổi trực tiếp nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng vẫn cần thông báo hoặc cập nhật trên hệ thống. Ví dụ: số điện thoại, email, thông tin người phụ trách kế toán, thông tin liên hệ, thông tin thuế hoặc thông tin chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai.

Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ thông tin đăng ký hiện tại trước khi nộp hồ sơ để tránh thay đổi nhiều lần trong thời gian ngắn.

Thay đổi giấy phép kinh doanh cần chuẩn bị gì?

Đây là phần quan trọng nhất khi doanh nghiệp chuẩn bị thực hiện thủ tục. Thành phần hồ sơ không giống nhau trong mọi trường hợp, nhưng doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các nhóm thông tin và giấy tờ dưới đây.

Thông tin doanh nghiệp cần rà soát trước khi làm hồ sơ

Trước khi soạn hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại, mã số doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở, loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh và các thông tin đang được ghi nhận trên hệ thống.

Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ nội dung dự kiến thay đổi, thời điểm phát sinh thay đổi, thẩm quyền thông qua thay đổi và người có quyền ký hồ sơ. Với công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông, việc thống nhất nội bộ trước khi nộp hồ sơ rất quan trọng.

Giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức liên quan

Tùy nội dung thay đổi, hồ sơ có thể cần giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức liên quan. Ví dụ, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thông tin pháp lý của người đại diện mới. Khi tiếp nhận thành viên mới hoặc thay đổi thành viên góp vốn, hồ sơ có thể cần giấy tờ của thành viên mới hoặc tổ chức góp vốn.

Không phải mọi trường hợp đều phải nộp cùng một loại giấy tờ. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, nội dung thay đổi, cách thức nộp hồ sơ và thông tin đã được kết nối, đối chiếu trên hệ thống.

Quyết định, nghị quyết và biên bản họp nội bộ

Nhiều nội dung thay đổi cần được thông qua bằng quyết định hoặc nghị quyết nội bộ. Với công ty TNHH một thành viên, văn bản thường là quyết định của chủ sở hữu. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, hồ sơ thường liên quan đến Hội đồng thành viên. Với công ty cổ phần, nhiều nội dung cần có nghị quyết, quyết định hoặc biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị tùy trường hợp.

Các văn bản nội bộ phải thống nhất với thông tin trong giấy đề nghị hoặc thông báo thay đổi. Nếu quyết định ghi một nội dung nhưng biểu mẫu kê khai nội dung khác, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi.

Giấy đề nghị hoặc thông báo thay đổi theo biểu mẫu hiện hành

Hồ sơ thay đổi cần sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành. Từ ngày 01/7/2025, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Việc dùng mẫu cũ hoặc mẫu không đúng nội dung thay đổi có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

Doanh nghiệp nên lấy biểu mẫu từ nguồn chính thống hoặc để đơn vị tư vấn pháp lý rà soát trước khi ký. Đặc biệt, với hồ sơ có thay đổi vốn, thành viên, cổ đông, người đại diện hoặc chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin cần được kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Văn bản ủy quyền nếu thuê đơn vị dịch vụ thực hiện

Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện thủ tục, hồ sơ cần có văn bản ủy quyền hoặc tài liệu tương ứng theo quy định. Người ký ủy quyền và bên được ủy quyền phải bảo đảm thông tin trung thực, chính xác và đúng phạm vi công việc.

Khi ủy quyền cho CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin theo từng trường hợp cụ thể để được hỗ trợ rà soát hồ sơ, chuẩn bị biểu mẫu và thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ riêng theo từng nội dung thay đổi

Với thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin tên mới, quyết định hoặc nghị quyết thông qua việc đổi tên và biểu mẫu đăng ký thay đổi phù hợp.

Với thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần chuẩn bị địa chỉ mới, thông tin về việc chuyển trụ sở, quyết định nội bộ và kiểm tra nghĩa vụ thuế nếu việc chuyển địa chỉ ảnh hưởng đến cơ quan thuế quản lý.

Với thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin người đại diện mới, chức danh, giấy tờ pháp lý cá nhân nếu cần và quyết định nội bộ theo loại hình doanh nghiệp.

Với thay đổi vốn điều lệ, hồ sơ cần thể hiện rõ mức vốn cũ, mức vốn mới, hình thức tăng hoặc giảm vốn, tỷ lệ sở hữu sau thay đổi và tài liệu nội bộ thông qua nội dung này.

Với bổ sung ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định mã ngành phù hợp và rà soát điều kiện kinh doanh nếu ngành nghề mới thuộc nhóm có điều kiện.

Quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh

Quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh

Bước 1: Xác định đúng nội dung cần thay đổi

Doanh nghiệp cần xác định thay đổi đang thuộc nhóm nào: thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hay điều chỉnh giấy phép con. Đây là bước quyết định thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và kết quả nhận được.

CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nội dung thay đổi để xác định đúng thủ tục cần thực hiện, tránh chuẩn bị sai hồ sơ.

Bước 2: Rà soát hồ sơ pháp lý, thuế và thông tin nội bộ

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông nếu có liên quan, hồ sơ thuế, hóa đơn, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và các giấy phép chuyên ngành nếu doanh nghiệp đang hoạt động trong ngành nghề có điều kiện.

Nếu thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần kiểm tra tác động đến cơ quan thuế quản lý. Nếu thay đổi tên công ty, cần kiểm tra tác động đến hóa đơn, chữ ký số, hợp đồng, ngân hàng và hồ sơ giao dịch. Nếu thay đổi vốn hoặc thành viên, cần kiểm tra hồ sơ góp vốn và quyền biểu quyết nội bộ.

Bước 3: Soạn hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành

Hồ sơ cần được soạn đúng biểu mẫu, đúng nội dung thay đổi và đúng thẩm quyền ký. Các thông tin trong giấy đề nghị, thông báo thay đổi, quyết định, nghị quyết, biên bản họp, danh sách thành viên hoặc cổ đông phải thống nhất.

Với doanh nghiệp có nhiều nội dung thay đổi cùng lúc, việc soạn hồ sơ cần cẩn trọng hơn vì một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hồ sơ. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại trước khi ký và nộp.

Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, với thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính trong các trường hợp thuộc thẩm quyền tiếp nhận.

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử tùy quy trình tiếp nhận tại thời điểm thực hiện. Khi nộp qua mạng, người nộp cần kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc xác thực theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 5: Theo dõi kết quả và sửa đổi hồ sơ nếu có yêu cầu

Sau khi nộp, cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Khi đó, doanh nghiệp cần chỉnh sửa đúng nội dung được yêu cầu, không nên nộp lại theo cảm tính.

Các lỗi thường gặp gồm sai người ký, thiếu quyết định nội bộ, thiếu biên bản họp, thông tin không thống nhất, ngành nghề kê khai chưa phù hợp, tên doanh nghiệp dự kiến không đáp ứng quy định hoặc thiếu giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức liên quan.

Bước 6: Nhận kết quả thay đổi

Kết quả có thể là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu doanh nghiệp thay đổi nội dung được ghi trên giấy chứng nhận. Với một số nội dung khác, kết quả có thể là Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin được cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian xử lý thông thường là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ hợp lệ theo Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung, thời gian thực tế có thể kéo dài hơn.

Chi phí thay đổi giấy phép kinh doanh gồm những khoản nào?

Chi phí thay đổi giấy phép kinh doanh có thể gồm lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp phải công bố và chi phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn.

Theo thông tin trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp phí công bố và lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ; phí, lệ phí có thể được nộp trực tiếp, chuyển khoản hoặc qua dịch vụ thanh toán điện tử.

Với phí công bố, không nên mặc định mọi thay đổi đều có cách xử lý giống nhau. Một số thay đổi cần công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, một số thay đổi chủ yếu được cập nhật theo thủ tục thông báo. Doanh nghiệp nên kiểm tra theo từng trường hợp cụ thể.

Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào nội dung thay đổi, loại hình doanh nghiệp, số lượng nội dung cần thay đổi, hồ sơ có yếu tố nước ngoài hay không, có phát sinh thủ tục về thuế, hóa đơn, ngân hàng sau thay đổi hay không và doanh nghiệp có cần tư vấn kế toán, thuế sau thay đổi hay không.

CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ tư vấn chi phí theo từng hồ sơ cụ thể sau khi rà soát nội dung cần thay đổi. Không nên áp dụng một mức phí cố định cho mọi trường hợp vì mỗi doanh nghiệp có tình trạng pháp lý, thuế và hồ sơ nội bộ khác nhau.

Thay đổi giấy phép kinh doanh mất bao lâu?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Thời gian này chỉ tính từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Trên thực tế, thời gian có thể kéo dài nếu doanh nghiệp chưa thống nhất nội bộ, tên mới không phù hợp, địa chỉ mới chưa rõ, hồ sơ thiếu quyết định hoặc biên bản họp, sai người ký, thông tin thành viên/cổ đông không thống nhất hoặc chưa cập nhật nội dung chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp cần kê khai.

Với thay đổi địa chỉ khác tỉnh, thay đổi vốn điều lệ, thay đổi thành viên, thay đổi cổ đông có yếu tố nước ngoài hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp nên dự trù thêm thời gian rà soát trước khi nộp hồ sơ.

Những việc cần làm sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Sau khi nhận kết quả thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin liên quan để bảo đảm hồ sơ vận hành thống nhất.

Nếu thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, biển hiệu, hồ sơ thuế, hồ sơ bảo hiểm xã hội nếu có và thông tin giao dịch với khách hàng.

Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần treo biển hiệu tại địa chỉ mới, cập nhật thông tin với cơ quan thuế nếu có yêu cầu, kiểm tra hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và thông báo cho đối tác nếu địa chỉ mới ảnh hưởng đến hợp đồng hoặc chứng từ.

Nếu thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người ký trên hồ sơ ngân hàng, hợp đồng, chữ ký số, hồ sơ nội bộ và các hệ thống giao dịch liên quan.

Nếu bổ sung ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp cần kiểm tra xem ngành nghề đó có điều kiện hay không. Trường hợp ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp chỉ nên triển khai hoạt động khi đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên ngành.

Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp nên rà soát lại hồ sơ kế toán, thuế, hóa đơn và chứng từ để tránh thông tin cũ và mới bị lẫn trong quá trình giao dịch.

Những lỗi thường gặp khi tự thay đổi giấy phép kinh doanh

Lỗi phổ biến đầu tiên là nhầm giữa thay đổi đăng ký doanh nghiệp và thay đổi giấy phép con. Doanh nghiệp có thể đã thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng quên điều chỉnh giấy phép chuyên ngành, dẫn đến hồ sơ hoạt động không đồng bộ.

Lỗi thứ hai là nộp hồ sơ quá thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Đây là thời hạn được Luật Doanh nghiệp 2020 quy định đối với việc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Lỗi thứ ba là không chuẩn bị hồ sơ nội bộ trước khi nộp. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, thiếu nghị quyết, quyết định, biên bản họp hoặc nội dung họp không thống nhất là nguyên nhân thường khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Lỗi thứ tư là dùng biểu mẫu cũ. Từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp cần dùng biểu mẫu theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Lỗi thứ năm là không cập nhật thông tin sau khi được cấp kết quả. Nếu doanh nghiệp đổi tên, đổi địa chỉ hoặc đổi người đại diện nhưng vẫn dùng thông tin cũ trên hóa đơn, hợp đồng, ngân hàng hoặc chữ ký số, giao dịch có thể phát sinh vướng mắc.

Có nên thuê dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh không?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện nếu nội dung thay đổi đơn giản, hồ sơ pháp lý rõ ràng, không thay đổi cơ quan thuế, không có nhiều thành viên hoặc cổ đông và người thực hiện có thời gian theo dõi hồ sơ.

Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị tư vấn nếu thay đổi nhiều nội dung cùng lúc, thay đổi địa chỉ khác quận hoặc khác tỉnh, thay đổi vốn điều lệ, thay đổi thành viên hoặc cổ đông, thay đổi người đại diện theo pháp luật, bổ sung ngành nghề có điều kiện, hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc cần xử lý đồng thời nội dung kế toán, thuế, hóa đơn sau thay đổi.

CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ hỗ trợ doanh nghiệp trong các nhóm việc liên quan đến luật doanh nghiệp, kế toán, thuế và tư vấn thủ tục doanh nghiệp. Phạm vi hỗ trợ gồm tư vấn nội dung cần thay đổi, rà soát hồ sơ pháp lý hiện tại, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp, hỗ trợ thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh và tư vấn các công việc kế toán, thuế, hóa đơn cần làm sau khi thay đổi.

Doanh nghiệp cần thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi nộp để hạn chế việc phải sửa đổi nhiều lần. Với trường hợp hồ sơ phức tạp, việc có đơn vị chuyên môn đồng hành giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.

Câu hỏi thường gặp về thay đổi giấy phép kinh doanh

Thay đổi giấy phép kinh doanh có phải làm trong 10 ngày không?

Có. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Thay đổi giấy phép kinh doanh mất bao lâu?

Thông thường, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Thay đổi địa chỉ công ty có phải làm thủ tục thuế không?

Có thể phát sinh thủ tục liên quan đến thuế, đặc biệt khi chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng thuế, hóa đơn và cơ quan quản lý trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ.

Bổ sung ngành nghề kinh doanh có phải đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?

Bổ sung ngành nghề kinh doanh thường thuộc nhóm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Kết quả có thể là thông tin được cập nhật trên hệ thống hoặc giấy xác nhận liên quan, không nhất thiết làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Có thể thay đổi nhiều nội dung cùng một lần không?

Có thể thực hiện nhiều nội dung thay đổi trong cùng một hồ sơ nếu các nội dung đó phù hợp về thủ tục và được chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Tuy nhiên, với các thay đổi phức tạp như địa chỉ khác tỉnh, vốn, thành viên, ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi nộp.

Có bắt buộc thuê dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện nếu nắm rõ quy định và hồ sơ đơn giản. Trường hợp thay đổi nhiều nội dung, có yếu tố thuế, vốn, thành viên, cổ đông hoặc giấy phép con, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng đơn vị tư vấn để hạn chế sai sót.

Kết luận

Thay đổi giấy phép kinh doanh là cách gọi phổ biến của thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần xác định chính xác nội dung thay đổi, chuẩn bị hồ sơ theo loại hình công ty, dùng đúng biểu mẫu hiện hành và nộp đúng cơ quan có thẩm quyền.

CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội trong quá trình tư vấn thay đổi giấy phép kinh doanh, chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp và rà soát các công việc kế toán – thuế sau thay đổi.

Sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trên hóa đơn, chữ ký số, ngân hàng, hợp đồng, biển hiệu, hồ sơ thuế và hồ sơ nội bộ nếu có liên quan. Việc rà soát sau thay đổi quan trọng không kém việc nộp hồ sơ, vì thông tin pháp lý không đồng bộ có thể ảnh hưởng đến giao dịch và quản trị doanh nghiệp.