Tạm ngừng công ty cần thủ tục và hồ sơ gì?

Tạm ngừng công ty là việc doanh nghiệp tạm thời dừng hoạt động kinh doanh trong khoảng thời gian đã thông báo nhưng vẫn duy trì tư cách pháp lý. Đây là phương án phù hợp khi doanh nghiệp chưa muốn giải thể và dự kiến tiếp tục hoạt động sau một thời gian. Theo thủ tục hiện hành, doanh nghiệp phải gửi thông báo chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng hoặc trước ngày tiếp tục kinh doanh trước thời hạn. Trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ nội bộ, nghĩa vụ thuế, hóa đơn, hợp đồng, công nợ, người lao động và trạng thái của các đơn vị phụ thuộc. Bài viết dưới đây được LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ hồ sơ, quy trình và các vấn đề cần kiểm tra khi tạm ngừng kinh doanh.

Lưu ý: Nội dung được cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm tháng 6/2026. Việc áp dụng nghĩa vụ thuế, lao động và giấy phép chuyên ngành cần căn cứ vào tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp.

Mục lục

Tạm ngừng công ty là gì?

Tạm ngừng kinh doanh là trạng thái doanh nghiệp tạm thời không tiến hành hoạt động kinh doanh trong khoảng thời gian đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời gian này, doanh nghiệp vẫn tồn tại trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và chưa bị chấm dứt mã số doanh nghiệp.

Tạm ngừng không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành mọi nghĩa vụ. Công ty vẫn phải thanh toán khoản nợ đã phát sinh, thực hiện hợp đồng còn hiệu lực, xử lý quyền lợi của người lao động và chấp hành quyết định của cơ quan nhà nước nếu các bên không có thỏa thuận khác hoặc pháp luật không quy định khác.

Thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được ban hành ngày 30/6/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Tạm ngừng công ty khác giải thể như thế nào?

Tạm ngừng và giải thể đều dẫn đến việc doanh nghiệp không tiếp tục hoạt động kinh doanh trong một giai đoạn, nhưng bản chất pháp lý hoàn toàn khác nhau.

Khi tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn duy trì tư cách pháp lý, tên công ty, mã số doanh nghiệp và thông tin đăng ký. Công ty có thể hoạt động trở lại sau khi hết thời hạn hoặc trước thời hạn nếu thực hiện thông báo theo quy định.

Khi giải thể, doanh nghiệp tiến hành thủ tục chấm dứt tồn tại. Trước khi hoàn thành giải thể, công ty phải thanh lý tài sản, xử lý hợp đồng, thanh toán các khoản nợ và hoàn thành nghĩa vụ liên quan. Sau khi tình trạng pháp lý được cập nhật thành đã giải thể, doanh nghiệp không thể hoạt động trở lại bằng chính pháp nhân đó.

Do đó, tạm ngừng phù hợp với doanh nghiệp chỉ cần dừng hoạt động trong một khoảng thời gian. Giải thể phù hợp khi chủ doanh nghiệp xác định không tiếp tục duy trì công ty.

Khi nào doanh nghiệp nên tạm ngừng?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc tạm ngừng khi chưa có đơn hàng, chưa triển khai được dự án, cần thời gian tái cơ cấu hoặc chưa bảo đảm điều kiện của ngành nghề dự kiến kinh doanh.

Tạm ngừng cũng có thể phù hợp khi chủ doanh nghiệp chưa có kế hoạch hoạt động trong thời gian tới nhưng vẫn muốn bảo lưu pháp nhân, tên doanh nghiệp và cơ cấu sở hữu để sử dụng sau này.

Tuy nhiên, tạm ngừng không phải phương án để xóa nợ thuế, trì hoãn nghĩa vụ với người lao động hoặc tránh thực hiện hợp đồng. Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần đánh giá các nghĩa vụ đang tồn tại và xây dựng phương án xử lý phù hợp.

Công ty được tạm ngừng kinh doanh trong bao lâu?

Doanh nghiệp phải xác định rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc tạm ngừng trong hồ sơ. Việc lựa chọn thời gian cần phù hợp với kế hoạch hoạt động, kỳ kê khai thuế và tình trạng của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.

Thời hạn của mỗi lần thông báo

Theo thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện hành, thời hạn tạm ngừng được ghi nhận theo khoảng thời gian doanh nghiệp thông báo. Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra giới hạn thời gian trên biểu mẫu và hệ thống đăng ký doanh nghiệp đang được áp dụng.

Trong thực tế đăng ký, mỗi lần thông báo được xác định theo khoảng thời gian cụ thể và doanh nghiệp phải chủ động thực hiện thông báo mới nếu muốn tiếp tục tạm ngừng sau khi thời hạn đã đăng ký kết thúc. Doanh nghiệp không nên hiểu rằng trạng thái tạm ngừng sẽ tự động được gia hạn.

Có thể tiếp tục tạm ngừng sau khi hết hạn không?

Khi chưa có kế hoạch hoạt động trở lại, doanh nghiệp cần nộp thông báo tiếp tục tạm ngừng trước ngày hết hạn. Hồ sơ mới phải bảo đảm thời hạn báo trước và sử dụng biểu mẫu hiện hành.

Doanh nghiệp nên đặt lịch nhắc trước ngày kết thúc từ vài tuần để có thời gian rà soát. Nếu để hết thời hạn mà không đăng ký tiếp, trạng thái pháp lý và nghĩa vụ kê khai có thể được xác định theo tình trạng doanh nghiệp đang hoạt động.

Có thể hoạt động lại trước thời hạn không?

Doanh nghiệp được tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo. Công ty phải gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến hoạt động trở lại.

Sau khi được cập nhật trạng thái, doanh nghiệp cần kiểm tra lại chữ ký số, hóa đơn điện tử, kỳ khai thuế, hợp đồng, tài khoản ngân hàng và giấy phép chuyên ngành trước khi phát sinh giao dịch mới.

Tạm ngừng công ty phải thông báo trước bao lâu?

Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng. Mốc này cũng áp dụng khi doanh nghiệp muốn tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Đây là ba ngày làm việc, không phải ba ngày theo lịch. Thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ có thể không được tính vào thời hạn. Doanh nghiệp không nên chọn ngày bắt đầu quá sát ngày nộp hồ sơ vì còn phải thực hiện việc ký, xác thực, tải tài liệu và sửa đổi hồ sơ nếu có yêu cầu.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp dự kiến tạm ngừng vào đầu tuần, cần lùi lại đủ số ngày làm việc để xác định hạn nộp. Khi khoảng thời gian có ngày nghỉ lễ, doanh nghiệp phải đối chiếu lịch nghỉ chính thức trước khi ghi ngày bắt đầu.

Việc nộp muộn có thể khiến trạng thái doanh nghiệp chưa được cập nhật vào ngày dự kiến. Trong khoảng thời gian đó, nghĩa vụ kê khai, hóa đơn hoặc quản lý thuế vẫn có thể được xác định theo trạng thái trước khi tạm ngừng. Doanh nghiệp cũng có thể phát sinh trách nhiệm hành chính tùy hành vi, thời điểm và tình tiết cụ thể.

Hồ sơ tạm ngừng công ty gồm những gì?

Thành phần hồ sơ tạm ngừng công ty phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, cơ cấu quản trị và việc có ủy quyền hay không. Các tài liệu phải thống nhất về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, thời gian tạm ngừng và người có thẩm quyền ký.

Thông báo tạm ngừng kinh doanh

Tài liệu chính là Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo theo mẫu hiện hành.

Thông báo thường thể hiện tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngày bắt đầu, ngày kết thúc tạm ngừng và thông tin người ký. Nếu doanh nghiệp đề nghị cập nhật trạng thái cho đơn vị phụ thuộc, các thông tin liên quan cũng cần được kê khai theo biểu mẫu.

Thông tư 68/2025/TT-BTC là văn bản ban hành hệ thống biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/7/2025. Doanh nghiệp cần tải mẫu từ nguồn chính thống và kiểm tra phiên bản trước khi lập hồ sơ.

Hồ sơ của công ty TNHH một thành viên

Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ thường gồm:

Thông báo tạm ngừng kinh doanh;
Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty;
Văn bản hoặc hồ sơ ủy quyền nếu người thực hiện không trực tiếp thuộc trường hợp có thẩm quyền nộp hồ sơ.

Quyết định của chủ sở hữu cần ghi rõ thời gian tạm ngừng, phạm vi áp dụng và người được giao thực hiện thủ tục. Nội dung phải thống nhất với thông báo.

Nếu chủ sở hữu là tổ chức, doanh nghiệp cần rà soát điều lệ và cơ cấu người đại diện để xác định đúng người ký quyết định và hồ sơ đăng ký.

Hồ sơ của công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hồ sơ của công ty TNHH hai thành viên trở lên thường gồm:

Thông báo tạm ngừng kinh doanh;
Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên;
Biên bản họp Hội đồng thành viên;
Hồ sơ ủy quyền nếu có.

Biên bản họp cần phản ánh thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, tỷ lệ vốn góp có mặt, nội dung biểu quyết và kết quả thông qua. Nghị quyết phải đúng thẩm quyền và phù hợp với điều lệ công ty.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong tất cả tài liệu. Chênh lệch giữa thông báo, biên bản và nghị quyết có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Hồ sơ của công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, hồ sơ thường gồm:

Thông báo tạm ngừng kinh doanh;
Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị;
Biên bản họp Hội đồng quản trị;
Hồ sơ ủy quyền nếu có.

Doanh nghiệp cần kiểm tra điều lệ để xác định thẩm quyền quyết định việc tạm ngừng. Nội dung biên bản phải ghi nhận đầy đủ số thành viên tham dự, tỷ lệ biểu quyết và kết quả thông qua.

Trường hợp điều lệ hoặc hồ sơ nội bộ phân công thẩm quyền khác, doanh nghiệp cần rà soát trước khi ký, không sử dụng máy móc mẫu của công ty khác.

Hồ sơ của công ty hợp danh

Đối với công ty hợp danh, hồ sơ có thể gồm thông báo tạm ngừng, nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên, biên bản họp và hồ sơ ủy quyền nếu có.

Nội dung cần phù hợp với quy định về quản trị của công ty hợp danh và điều lệ hiện hành. Người ký phải có đúng tư cách và thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp.

Hồ sơ của doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và không có Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị. Hồ sơ cơ bản thường gồm thông báo tạm ngừng và hồ sơ ủy quyền nếu chủ doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện.

Không nên bổ sung biên bản họp hoặc nghị quyết của cơ quan quản trị không tồn tại trong loại hình doanh nghiệp này.

Hồ sơ khi ủy quyền thực hiện thủ tục

Khi ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu chứng minh việc ủy quyền theo phương thức và quy định đang áp dụng.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể gồm văn bản ủy quyền, hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy giới thiệu hoặc tài liệu xác thực liên quan. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin.

Khi sử dụng dịch vụ của LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin đăng ký, thời gian dự kiến tạm ngừng và hồ sơ nội bộ để được rà soát theo trường hợp cụ thể.

Có cần tạm ngừng chi nhánh và địa điểm kinh doanh không?

Doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh cần kiểm tra trạng thái của từng đơn vị trước khi nộp hồ sơ.

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có hướng dẫn thủ tục tạm ngừng và tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Biểu mẫu thông báo hiện hành cũng có nội dung để doanh nghiệp đề nghị chuyển trạng thái của các chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh theo phạm vi kê khai. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định chỉ cần cập nhật công ty mẹ mà không kiểm tra kết quả của đơn vị phụ thuộc.

Hồ sơ của đơn vị phụ thuộc cần thể hiện đúng tên, mã số, địa chỉ và thời gian tạm ngừng. Nếu các đơn vị hoạt động tại địa phương khác hoặc có nghĩa vụ thuế riêng, doanh nghiệp cần rà soát thêm tình trạng kê khai và cơ quan quản lý.

Việc một đơn vị phụ thuộc có thể tiếp tục hoạt động trong khi công ty mẹ tạm ngừng phải được xem xét theo mô hình hoạt động, phạm vi đại diện, nghĩa vụ thuế và ngành nghề. Không nên đưa ra kết luận chung khi chưa kiểm tra hồ sơ.

Quy trình tạm ngừng công ty

Bước 1: Rà soát tình trạng pháp lý

Doanh nghiệp cần kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, điều lệ, cơ cấu thành viên hoặc cổ đông, chữ ký số và tài khoản đăng ký doanh nghiệp.

Đồng thời, cần thống kê chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và giấy phép chuyên ngành. Nếu thông tin đăng ký hiện tại không chính xác, doanh nghiệp cần xác định có phải thực hiện thủ tục thay đổi trước hoặc cùng thời điểm hay không.

Bước 2: Rà soát thuế, hóa đơn và công nợ

Kế toán cần kiểm tra tờ khai còn thiếu, số thuế còn nợ, thông báo của cơ quan thuế, hóa đơn sai sót, công nợ phải thu, công nợ phải trả và các giao dịch chưa hoàn tất.

Tạm ngừng không xóa nghĩa vụ đã phát sinh. Việc rà soát trước giúp doanh nghiệp xác định kỳ khai thuế cuối cùng, xử lý hóa đơn và chuẩn bị nguồn tiền thanh toán nghĩa vụ đến hạn.

Bước 3: Xác định thời gian tạm ngừng

Doanh nghiệp lựa chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tính đủ thời hạn báo trước. Thời gian nên được cân nhắc theo kỳ kê khai thuế và kế hoạch xử lý hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc, cần xác định các đơn vị tạm ngừng cùng thời điểm hay theo thời gian riêng.

Bước 4: Thông qua quyết định nội bộ

Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị thông qua nội dung tạm ngừng theo loại hình và điều lệ.

Biên bản, nghị quyết hoặc quyết định cần nêu rõ thời gian, phạm vi áp dụng, trách nhiệm xử lý hồ sơ và người được giao thực hiện thủ tục.

Bước 5: Soạn và ký hồ sơ

Doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, kiểm tra tên, mã số, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chức danh người ký và tài liệu đính kèm.

Tài liệu điện tử phải rõ ràng, đầy đủ trang và thống nhất với bản đã ký. Hồ sơ ủy quyền cần được chuẩn bị nếu người nộp không trực tiếp thuộc trường hợp có thẩm quyền.

Bước 6: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Cổng thông tin quốc gia xác định cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là cơ quan tiếp nhận đối với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo phương thức trực tuyến hoặc phương thức khác được thủ tục hành chính hỗ trợ tại thời điểm nộp.

Bước 7: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi gửi, doanh nghiệp cần lưu giấy tiếp nhận và theo dõi phản hồi. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.

Doanh nghiệp nên chỉnh sửa đúng yêu cầu trên thông báo, không tạo nhiều hồ sơ trùng nhau khi hồ sơ trước chưa được xử lý.

Sau khi có kết quả, cần kiểm tra trạng thái của công ty và tất cả đơn vị phụ thuộc, lưu thông báo điện tử và chuyển thông tin cho kế toán, người phụ trách hợp đồng và bộ phận nhân sự.

Có thể tạm ngừng công ty online không?

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp đang được áp dụng.

Quy trình tổng quát gồm đăng nhập tài khoản phù hợp, lựa chọn thủ tục tạm ngừng, kê khai thông tin, tải tài liệu điện tử, ký hoặc xác thực và gửi hồ sơ. Sau đó, người nộp theo dõi thông báo xử lý trên hệ thống.

Hồ sơ điện tử phải có nội dung thống nhất với tài liệu đã ký. Văn bản phải rõ nét, đủ trang, đúng định dạng và không che khuất chữ ký.

Các lỗi thường gặp khi nộp online gồm sử dụng biểu mẫu cũ, ghi ngày bắt đầu không đủ thời hạn báo trước, thiếu nghị quyết hoặc biên bản họp, sai người ký, tải nhầm tài liệu và không xử lý trạng thái đơn vị phụ thuộc.

Doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi ký số. Việc phát hiện sai sau khi nộp có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi và ảnh hưởng đến ngày dự kiến tạm ngừng.

Tạm ngừng công ty có phải nộp báo cáo thuế không?

Nghĩa vụ khai thuế phụ thuộc vào thời gian tạm ngừng, kỳ kê khai và việc doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ trước hoặc trong thời gian tạm ngừng hay không.

Tạm ngừng trọn kỳ kê khai

Khi doanh nghiệp tạm ngừng trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính và đáp ứng điều kiện quản lý thuế, nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng có thể được xử lý theo quy định dành cho người nộp thuế ngừng hoạt động.

Doanh nghiệp cần bảo đảm trạng thái tạm ngừng được ghi nhận hợp lệ và không phát sinh hoạt động kinh doanh thuộc trường hợp phải khai thuế. Không nên tự động bỏ tờ khai chỉ dựa trên việc đã nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Tạm ngừng không trọn kỳ

Nếu thời gian tạm ngừng không trọn tháng, quý hoặc năm, doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp tờ khai của kỳ đó.

Ví dụ, công ty tạm ngừng từ giữa quý cần kiểm tra nghĩa vụ khai của phần thời gian vẫn hoạt động. Doanh nghiệp tạm ngừng giữa năm cũng cần rà soát hồ sơ quyết toán năm, báo cáo tài chính và dữ liệu phát sinh trước ngày tạm ngừng.

Nghĩa vụ phát sinh trước khi tạm ngừng

Tạm ngừng không làm mất số thuế còn nợ, tiền chậm nộp, khoản phạt, tờ khai còn thiếu hoặc trách nhiệm giải trình. Doanh nghiệp vẫn phải chấp hành thông báo, quyết định kiểm tra hoặc yêu cầu của cơ quan thuế.

Do đó, trước khi tạm ngừng, kế toán cần tra cứu nghĩa vụ, kiểm tra trạng thái tờ khai và lưu hồ sơ chứng minh việc đã hoàn thành những công việc cần thiết.

Tạm ngừng công ty có được sử dụng hóa đơn không?

Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không nên tiếp tục phát sinh hoạt động kinh doanh mới như khi đang ở trạng thái hoạt động.

Tuy nhiên, việc xử lý hóa đơn liên quan đến giao dịch phát sinh trước ngày tạm ngừng cần căn cứ vào bản chất và thời điểm hoàn thành giao dịch. Doanh nghiệp phải rà soát hàng hóa đã giao, dịch vụ đã hoàn thành, biên bản nghiệm thu, hóa đơn chưa lập và hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.

Không thể kết luận chung rằng mọi hóa đơn đều được hoặc không được lập trong thời gian tạm ngừng. Việc xử lý phải căn cứ thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, hồ sơ giao dịch và hướng dẫn về hóa đơn điện tử.

Trước ngày tạm ngừng, doanh nghiệp nên đối chiếu hóa đơn đầu vào, đầu ra, chốt doanh thu, chi phí, kiểm tra ngân hàng, công nợ và lưu trữ chứng từ. Các hóa đơn có sai sót cần được rà soát sớm để xác định phương án điều chỉnh phù hợp.

Tạm ngừng công ty có phải trả lương và đóng bảo hiểm không?

Tạm ngừng doanh nghiệp không tự động chấm dứt hợp đồng lao động. Công ty phải rà soát từng hợp đồng, thỏa thuận với người lao động và nghĩa vụ đã phát sinh.

Doanh nghiệp cần xác định người lao động tiếp tục làm việc để xử lý công việc tồn đọng, người tạm hoãn hợp đồng, người chấm dứt hợp đồng và các khoản tiền lương còn phải thanh toán.

Nghĩa vụ bảo hiểm cũng không tự động chấm dứt ngay khi doanh nghiệp được cập nhật trạng thái tạm ngừng. Công ty cần thực hiện hồ sơ điều chỉnh lao động theo tình trạng thực tế và quy định liên quan.

Hồ sơ cần lưu gồm hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn nếu có, quyết định liên quan, bảng lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ bảo hiểm. Không nên chỉ thông báo bằng lời mà không có tài liệu chứng minh việc đã thống nhất với người lao động.

Công ty đang nợ thuế có được tạm ngừng không?

Nợ thuế không tự mất đi khi doanh nghiệp tạm ngừng. Công ty vẫn phải theo dõi tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt và các tờ khai còn thiếu.

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Tình trạng kê khai trên hệ thống thuế;
Số thuế còn phải nộp;
Thông báo và quyết định của cơ quan thuế;
Tình trạng sử dụng hóa đơn;
Nghĩa vụ tại chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc;
Biện pháp cưỡng chế nếu có.

Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình kiểm tra hoặc bị áp dụng biện pháp quản lý thuế, công ty vẫn phải chấp hành quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Việc tạm ngừng không làm dừng hoặc hủy các nghĩa vụ này.

Những việc cần làm sau khi tạm ngừng

Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần tra cứu trạng thái pháp lý, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và trạng thái của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Công ty nên thông báo cho người lao động, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, bên cho thuê trụ sở và đối tác có hợp đồng đang thực hiện. Việc thông báo giúp các bên thống nhất cách xử lý công việc còn tồn tại.

Doanh nghiệp phải bảo quản chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, tài khoản đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu hóa đơn và hồ sơ kế toán. Không nên để chứng thư số hết hạn hoặc mất quyền truy cập mà không có phương án quản lý.

Trước ngày kết thúc, công ty cần lựa chọn hoạt động lại, thông báo tiếp tục tạm ngừng hoặc cân nhắc giải thể. Không nên để hết hạn mà không kiểm tra vì nghĩa vụ kê khai có thể phát sinh trở lại.

Những lỗi thường gặp khi tạm ngừng công ty

Lỗi phổ biến nhất là nộp hồ sơ không đủ 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng. Hồ sơ có thể không được ghi nhận theo đúng thời điểm doanh nghiệp mong muốn.

Lỗi thứ hai là dùng biểu mẫu cũ hoặc ghi sai ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Doanh nghiệp cần dùng mẫu theo quy định hiện hành và thống nhất ngày tháng trên mọi tài liệu.

Lỗi thứ ba là thiếu quyết định, nghị quyết hoặc biên bản họp. Thành phần hồ sơ phải phù hợp với loại hình công ty và điều lệ.

Lỗi thứ tư là người ký không đúng thẩm quyền. Việc một người đang quản lý công việc hằng ngày không đồng nghĩa người đó có quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Lỗi thứ năm là chỉ cập nhật công ty mẹ nhưng không kiểm tra chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Lỗi thứ sáu là bỏ tờ khai thuế khi thời gian tạm ngừng không trọn kỳ. Doanh nghiệp phải kiểm tra kỳ khai cụ thể trước khi kết luận.

Lỗi thứ bảy là tiếp tục kinh doanh, lập giao dịch mới hoặc sử dụng hóa đơn như trạng thái hoạt động bình thường.

Lỗi cuối cùng là quên ngày hết hạn. Khi đó, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai trở lại dù chưa thực tế triển khai hoạt động.

Có nên thuê dịch vụ tạm ngừng công ty không?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện khi hồ sơ đơn giản, không có đơn vị phụ thuộc, không vướng mắc về thuế và người thực hiện đã quen với hệ thống đăng ký trực tuyến.

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng đơn vị hỗ trợ khi có nhiều thành viên hoặc cổ đông, nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh, tờ khai còn thiếu, số thuế còn nợ, người lao động, hợp đồng hoặc hóa đơn chưa xử lý.

Việc sử dụng dịch vụ không làm thay đổi trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực của doanh nghiệp. Công ty vẫn phải bàn giao tài liệu và xác nhận nội dung trước khi ký hồ sơ.

Luật và Kế toán Việt Mỹ hỗ trợ những nội dung nào?

LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ hỗ trợ doanh nghiệp trong các nội dung:

Tư vấn thủ tục doanh nghiệp;
Rà soát thông tin trước khi tạm ngừng;
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng công ty;
Hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
Tư vấn những vấn đề kế toán, thuế cần kiểm tra khi doanh nghiệp tạm ngừng.

Phạm vi công việc được xác định theo hồ sơ và nhu cầu thực tế. Việt Mỹ Thăng Long không đưa ra cam kết tạm ngừng sẽ xóa nghĩa vụ thuế, không phát sinh mọi chi phí hoặc doanh nghiệp chắc chắn không bị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp về tạm ngừng công ty

Tạm ngừng công ty phải báo trước bao lâu?

Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng.

Tạm ngừng có làm mất tư cách pháp lý không?

Không. Doanh nghiệp vẫn tồn tại, duy trì mã số doanh nghiệp và có thể hoạt động trở lại. Tạm ngừng không phải thủ tục chấm dứt doanh nghiệp.

Công ty đang nợ thuế có được tạm ngừng không?

Trạng thái tạm ngừng không xóa khoản nợ thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt. Doanh nghiệp vẫn phải xử lý nghĩa vụ đã phát sinh và chấp hành thông báo của cơ quan thuế.

Tạm ngừng có phải nộp báo cáo thuế không?

Nghĩa vụ phụ thuộc thời gian tạm ngừng có trọn kỳ kê khai hay không, trạng thái được ghi nhận và số liệu phát sinh. Doanh nghiệp cần kiểm tra từng kỳ trước khi ngừng nộp hồ sơ.

Có thể tạm ngừng công ty trực tuyến không?

Có thể thực hiện trực tuyến theo quy trình của hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ điện tử phải đầy đủ, rõ ràng và được ký hoặc xác thực đúng thẩm quyền.

Có thể hoạt động lại trước thời hạn không?

Có. Doanh nghiệp phải thông báo chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày dự kiến hoạt động trở lại.

Tạm ngừng công ty có phải tạm ngừng chi nhánh không?

Doanh nghiệp cần kê khai và kiểm tra trạng thái của từng đơn vị phụ thuộc. Cổng thông tin quốc gia có thủ tục dành cho chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Hết thời hạn mà không nộp thông báo mới thì sao?

Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái và nghĩa vụ phát sinh sau ngày kết thúc. Không nên mặc định công ty tiếp tục được tạm ngừng vì thủ tục không tự động gia hạn.

Kết luận

Tạm ngừng công ty là phương án dành cho doanh nghiệp cần dừng hoạt động trong một khoảng thời gian nhưng chưa muốn chấm dứt pháp nhân. Hồ sơ phải được chuẩn bị theo đúng loại hình công ty, sử dụng biểu mẫu hiện hành và gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Trước khi nộp, doanh nghiệp cần kiểm tra thuế, hóa đơn, hợp đồng, công nợ, người lao động và trạng thái của các đơn vị phụ thuộc. Sau khi được xác nhận, công ty phải theo dõi ngày kết thúc, lưu hồ sơ và bảo quản tài khoản điện tử.

Tạm ngừng không xóa nghĩa vụ thuế, nợ đối tác hoặc quyền lợi người lao động đã phát sinh. Do đó, doanh nghiệp cần xử lý các công việc còn tồn tại và không tiếp tục hoạt động kinh doanh như khi đang ở trạng thái bình thường.

LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thông tin, chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng công ty và tư vấn các vấn đề kế toán – thuế cần kiểm tra theo từng trường hợp cụ thể.