File tài liệu văn phòng: Các loại công ty nên có

File tài liệu văn phòng giúp doanh nghiệp phân loại hợp đồng, chứng từ, hồ sơ nhân sự và tài liệu dự án theo từng nhóm công việc. File còng phù hợp với hồ sơ nhiều trang, file lá thuận tiện khi cần xem từng tài liệu, còn túi khuy bấm phù hợp với lượng giấy vừa phải và thường xuyên di chuyển. Bài viết dưới đây được đội ngũ Văn Phòng Xanh biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp phân biệt từng loại file, lựa chọn đúng sản phẩm và xây dựng cách lưu trữ hồ sơ phù hợp với nhu cầu thực tế.

File tài liệu văn phòng là gì?

File tài liệu văn phòng là nhóm bìa, cặp, túi hoặc hộp được sử dụng để chứa, kẹp, phân loại và bảo quản hồ sơ giấy trong doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, “file” được hiểu là sản phẩm lưu trữ tài liệu vật lý, không phải tệp dữ liệu điện tử trên máy tính.

Các tài liệu thường được lưu trong file gồm hợp đồng, báo giá, chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, biên bản, giấy tờ trình ký, tài liệu dự án, hồ sơ khách hàng và tài liệu đào tạo. Mỗi loại tài liệu có độ dày, thời gian sử dụng và tần suất truy cập khác nhau nên không thể dùng một loại file cho mọi trường hợp.

File còng phù hợp với tập giấy dày và thường xuyên bổ sung. File nhiều lá phù hợp với tài liệu cần xem theo từng trang. Bìa trình ký dùng cho hồ sơ đang chờ duyệt. Túi khuy bấm hoặc túi có dây giúp giữ tài liệu khi di chuyển giữa các phòng ban. File hộp phù hợp với hồ sơ ít sử dụng nhưng cần lưu theo từng nhóm.

Website Văn Phòng Xanh hiện có danh mục riêng về file lưu hồ sơ, trong đó hiển thị file lá, túi khuy bấm, bìa Acco, cặp ba dây, file hộp và nhiều loại file khác. Danh mục sản phẩm có thể thay đổi nên doanh nghiệp cần kiểm tra thông số và tình trạng tại thời điểm mua.

Vì sao công ty cần phân loại file tài liệu?

Mua file hồ sơ không chỉ nhằm làm gọn bàn làm việc. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ để nhân sự có thể tìm, sử dụng, bàn giao và kiểm tra tài liệu theo một quy tắc thống nhất.

Hạn chế tình trạng giấy tờ để rời

Tài liệu để rời trên bàn hoặc trong ngăn kéo dễ bị lẫn giữa nhiều công việc. Khi hồ sơ được gom theo từng file, doanh nghiệp có thể tách rõ hợp đồng, chứng từ, hồ sơ nhân viên, tài liệu dự án và giấy tờ đang chờ xử lý.

File không thể loại bỏ hoàn toàn nguy cơ thất lạc. Hiệu quả phụ thuộc vào việc nhân viên có đưa tài liệu về đúng vị trí sau khi sử dụng hay không. Vì vậy, doanh nghiệp cần kết hợp file hồ sơ với quy định đặt tên và vị trí lưu cụ thể.

Rút ngắn thời gian tìm kiếm

Một file có nhãn rõ ràng giúp nhân viên xác định nhanh tài liệu thuộc năm nào, phòng ban nào hoặc dự án nào. Nếu doanh nghiệp chỉ mua file nhưng không ghi nhãn, người dùng vẫn phải mở từng tập để kiểm tra.

Nhãn file nên thể hiện tối thiểu tên hồ sơ và thời gian. Với doanh nghiệp có nhiều tài liệu, có thể bổ sung mã phòng ban, mã khách hàng hoặc số thứ tự. Cách ghi phải thống nhất giữa các nhân sự cùng quản lý hồ sơ.

Hỗ trợ bàn giao công việc

Khi nhân sự thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc, hồ sơ được chia theo file giúp người tiếp nhận hiểu tài liệu đang được quản lý theo nhóm nào. Mỗi file có thể đi kèm danh mục bên trong để xác định giấy tờ đã có và giấy tờ còn thiếu.

Việc bàn giao sẽ khó kiểm soát nếu tài liệu được lưu theo thói quen riêng của từng người. Do đó, doanh nghiệp nên quy định cách phân loại ngay từ giai đoạn đầu.

Bảo vệ tài liệu trong quá trình sử dụng

File, bìa và túi giúp hạn chế giấy bị gấp góc, rách, rơi hoặc lẫn với tài liệu khác. Mức độ bảo vệ phụ thuộc vào chất liệu, cơ chế đóng và cách bảo quản.

Túi có khuy hoặc dây phù hợp khi phải mang tài liệu giữa các vị trí. File còng giữ giấy theo hệ thống lỗ. File lá tách từng trang trong các túi nhựa. Không nên khẳng định mọi loại file nhựa đều chống nước hoàn toàn nếu nhà sản xuất không công bố đặc tính này.

Thuận tiện kiểm kê và bố trí tủ hồ sơ

Các file đồng bộ về khổ giấy và cách ghi nhãn giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra số lượng hồ sơ. Tuy nhiên, trước khi mua số lượng lớn, cần đo chiều cao, chiều sâu và chiều rộng của ngăn tủ.

File khổ A4 có kích thước bìa ngoài lớn hơn giấy A4. File còng gáy rộng cũng chiếm nhiều diện tích hơn file mỏng. Nếu không kiểm tra trước, sản phẩm có thể không vừa tủ đang sử dụng.

Các loại file tài liệu văn phòng phổ biến

File còng

File còng là loại bìa có cơ cấu còng kim loại để giữ tài liệu đã đục lỗ. Sản phẩm phù hợp với chứng từ, hợp đồng, báo cáo hoặc hồ sơ cần bổ sung và tháo bớt giấy trong quá trình sử dụng.

Ưu điểm của file còng là người dùng có thể sắp xếp giấy theo thứ tự, thêm giấy phân trang và mở đến từng nội dung. Loại file này thường được dùng tại phòng kế toán, hành chính, nhân sự, pháp chế và bộ phận dự án.

Khi chọn file còng, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Khổ giấy cần lưu.
• Độ rộng gáy.
• Loại và khoảng cách còng.
• Tần suất đóng mở.
• Kích thước tủ.
• Khối lượng file sau khi chứa giấy.

Website Văn Phòng Xanh hiện có các mẫu file còng khổ A4 với gáy 5 cm hoặc 7 cm, cùng nhiều sản phẩm file còng bật. Đây là thông số của từng mẫu cụ thể, không nên áp dụng chung cho toàn bộ file còng.

Không nên quy đổi độ rộng gáy thành một số tờ cố định nếu chưa kiểm tra thông số sản phẩm. Sức chứa còn phụ thuộc vào định lượng giấy, cơ cấu còng và cách sắp xếp tài liệu.

File còng bật

File còng bật có cơ chế hỗ trợ mở và đóng còng để người dùng thêm hoặc lấy tài liệu. Loại này phù hợp với hồ sơ có nhiều trang và được cập nhật thường xuyên, chẳng hạn chứng từ theo tháng, hợp đồng theo khách hàng hoặc tài liệu theo dự án.

Khi file đã chứa nhiều giấy, tổng khối lượng có thể khá lớn. Doanh nghiệp cần kiểm tra độ chắc của bìa, khóa còng và vị trí cầm. Không nên nhồi thêm giấy khi file khó đóng vì tài liệu có thể bị cong hoặc cơ cấu còng chịu lực vượt mức phù hợp.

Website Văn Phòng Xanh hiện hiển thị một số sản phẩm file còng bật KingJim và EKE với các độ rộng gáy khác nhau. Mọi thông tin về sức chứa phải được đối chiếu theo đúng mẫu sản phẩm, không dùng số liệu của một mẫu để mô tả cho loại khác.

File nhiều lá

File nhiều lá gồm một bìa ngoài và nhiều túi nhựa được gắn cố định bên trong. Mỗi lá dùng để chứa một hoặc một số tờ giấy tùy cấu tạo và hướng dẫn của từng sản phẩm.

Loại file này phù hợp với:

• Hồ sơ năng lực.
• Báo giá.
• Chứng nhận.
• Tài liệu giới thiệu.
• Bộ tài liệu cần xem từng trang.
• Nội dung ít thay đổi.

Người sử dụng có thể lật xem mà không cần tháo giấy. Tài liệu cũng không phải đục lỗ. Tuy nhiên, nếu số lá cố định, việc thêm nhiều nội dung mới có thể không thuận tiện. File nhiều lá không phải lựa chọn phù hợp cho hồ sơ liên tục phát sinh chứng từ.

Danh mục file lưu hồ sơ của Văn Phòng Xanh hiện có file lá khổ A4 và file nhiều lá. Doanh nghiệp cần xem đúng số lá, quy cách và mô tả của từng sản phẩm trước khi đặt hàng.

File hở cạnh

File hở cạnh là loại bìa mỏng thường được mở ở hai cạnh để người dùng đưa giấy vào và lấy ra nhanh. Sản phẩm phù hợp với báo giá, tài liệu mỏng, hồ sơ đang xử lý hoặc giấy tờ cần chia thành từng nhóm nhỏ.

Nếu dùng vật liệu trong, người dùng có thể nhìn thấy trang đầu mà không cần mở file. Đây là lựa chọn thuận tiện cho tài liệu cần truy cập thường xuyên.

Hạn chế của file hở cạnh là không có khuy, khóa kéo hoặc dây giữ. Khi mang nhiều giấy hoặc di chuyển liên tục, tài liệu có thể trượt ra nếu người dùng cầm không đúng cách. Vì vậy, loại này phù hợp hơn với tài liệu mỏng được đặt tại bàn hoặc trong khay.

Website Văn Phòng Xanh có danh mục file hở cạnh và sản phẩm file hở hai cạnh khổ A4. Chất liệu và quy cách cần được kiểm tra theo từng sản phẩm, không mặc định mọi file hở cạnh có cùng độ dày.

Bìa Acco

Bìa Acco được sử dụng để giữ giấy đã đục lỗ bằng thanh kẹp hoặc cơ cấu nẹp. Loại bìa này thường phù hợp với chứng từ kế toán, biểu mẫu, tài liệu theo tháng hoặc tập hồ sơ có độ dày vừa phải.

So với file còng, bìa Acco thường gọn hơn. Người dùng có thể phân chia nhiều tập nhỏ trước khi đưa vào file hoặc tủ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị dụng cụ đục lỗ tương thích với vị trí thanh kẹp.

Khi chọn bìa Acco, cần kiểm tra:

• Khổ bìa.
• Chất liệu giấy hoặc nhựa.
• Cơ cấu thanh kẹp.
• Số lượng tài liệu.
• Cách bố trí trong tủ.
• Mức độ bổ sung giấy.

Danh mục hiện tại của Văn Phòng Xanh có bìa Acco khổ A4, gồm sản phẩm giấy và sản phẩm nhựa với thông số riêng. Một số trang sản phẩm công bố sức chứa cụ thể, nhưng số liệu đó chỉ được áp dụng cho đúng mã hàng.

File rút gáy

File rút gáy, còn gọi là kẹp rút gáy, được dùng để đóng báo cáo, tài liệu đào tạo, hồ sơ dự án hoặc tập giấy mỏng. Sản phẩm thường gồm bìa và thanh gáy rút giữ các mép giấy.

Ưu điểm của loại file này là không nhất thiết phải đục lỗ. Người dùng có thể tháo thanh gáy để thay nội dung khi cần. File rút gáy phù hợp với tài liệu cần trình bày thành tập nhưng không quá dày.

Doanh nghiệp cần chọn kích thước gáy phù hợp với lượng giấy. Nếu đưa quá nhiều giấy, gáy có thể khó lắp hoặc không giữ chắc. Website Văn Phòng Xanh hiện có danh mục file rút gáy, trong đó hiển thị sản phẩm khổ A4.

Bìa trình ký

Bìa trình ký dùng để giữ tài liệu trong quá trình chuyển đến người có thẩm quyền xem xét hoặc ký. Sản phẩm thường xuất hiện tại phòng hành chính, nhân sự, kế toán, kinh doanh và lễ tân.

Bìa trình ký phù hợp với:

• Hợp đồng chờ ký.
• Phiếu đề xuất.
• Chứng từ chờ duyệt.
• Biên bản.
• Tài liệu cần luân chuyển giữa các phòng ban.

Đây không phải lựa chọn chính cho lưu trữ dài hạn. Sau khi hoàn tất quy trình ký hoặc duyệt, tài liệu nên được chuyển sang file còng, bìa Acco, túi hồ sơ hoặc hệ thống lưu phù hợp.

Khi chọn, doanh nghiệp cần xem khổ giấy, cơ cấu kẹp, số mặt, chất liệu và số trang thường trình. Nếu thường xuyên trình nhiều tài liệu cùng lúc, cần chọn cơ cấu giữ phù hợp thay vì ép một tập giấy dày vào bìa mỏng.

Túi khuy bấm

Túi khuy bấm là túi hồ sơ có khuy đóng, thường được dùng để chứa tài liệu mỏng hoặc có độ dày vừa phải. Người dùng không cần đục lỗ giấy và có thể lấy tài liệu ra nhanh.

Loại túi này phù hợp với:

• Hợp đồng đang xử lý.
• Biên bản cuộc họp.
• Hồ sơ ứng viên.
• Tài liệu mang giữa các phòng.
• Giấy tờ cá nhân.
• Tài liệu theo từng khách hàng.

Khuy bấm giúp hạn chế giấy rơi ra trong quá trình di chuyển. Tuy nhiên, túi không phù hợp với lượng giấy quá lớn hoặc hồ sơ cần chia thành nhiều phần.

Website Văn Phòng Xanh hiện có nhiều túi khuy bấm khổ A4, gồm các phiên bản mỏng, trung và dày theo tên từng sản phẩm. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy cách thực tế thay vì lựa chọn chỉ dựa trên hình ảnh.

Túi hồ sơ giấy và túi hồ sơ có dây

Túi hồ sơ giấy phù hợp để gom giấy tờ theo từng bộ, vụ việc, nhân sự hoặc khách hàng. Mặt ngoài thường có thể ghi tên hồ sơ, thời gian và người phụ trách.

Loại không đáy phù hợp với tập giấy mỏng. Loại có đáy có thể phù hợp hơn khi tài liệu dày, nhưng người mua cần kiểm tra kích thước thực tế. Túi có dây giúp giữ phần nắp trong quá trình di chuyển hoặc cất giữ.

Túi hồ sơ không thuận tiện bằng file lá khi người dùng cần xem từng trang thường xuyên. Sản phẩm phù hợp hơn với tài liệu được gom theo bộ và chỉ lấy ra khi cần xử lý.

Danh mục túi hồ sơ của Văn Phòng Xanh hiện có túi xi măng, túi có đáy, túi không đáy và một số dạng túi clear buộc dây.

Cặp ba dây

Cặp ba dây là loại cặp hồ sơ được đóng bằng hệ thống dây ở ba vị trí. Sản phẩm thường được dùng để gom chứng từ, báo cáo, tài liệu hành chính hoặc hồ sơ theo từng nhóm.

Cặp có phần gáy rộng phù hợp với tập tài liệu dày hơn loại mỏng. Tuy nhiên, sức chứa phải được đối chiếu theo từng sản phẩm. Không nên dựa vào tên gọi chung để ước lượng số giấy.

Cặp ba dây có ưu điểm là dễ đóng mở và không yêu cầu đục lỗ toàn bộ tài liệu. Mặt ngoài có thể ghi thông tin để phân loại. Khi đặt trong tủ, doanh nghiệp cần bố trí theo chiều phù hợp để dây không bị mắc vào các file bên cạnh.

Website Văn Phòng Xanh hiện có cặp ba dây bằng giấy và bằng nhựa trong danh mục file lưu hồ sơ.

File hộp

File hộp có dạng hộp hoặc cặp hộp, phù hợp với hồ sơ được gom theo năm, dự án, khách hàng hoặc phòng ban. Sản phẩm có thể dùng để chứa nhiều tập giấy hoặc nhiều bìa mỏng.

File hộp phù hợp với tài liệu ít lấy hằng ngày. Mặt gáy hoặc mặt ngoài nên có vị trí ghi nhãn. Khi xếp nhiều hộp trong tủ, nhãn cần quay ra ngoài để nhân viên không phải lấy từng hộp xuống kiểm tra.

Các tiêu chí cần xem gồm khổ giấy, độ rộng hộp, chất liệu, cơ chế đóng và kích thước tủ. Danh mục Văn Phòng Xanh hiện hiển thị cặp hộp khổ A4 với nhiều quy cách gáy khác nhau.

File chia ngăn và giấy phân trang

File chia ngăn hoặc giấy phân trang giúp doanh nghiệp tách hồ sơ thành nhiều phần trong cùng một tập. Ví dụ, file hợp đồng có thể chia thành hợp đồng, phụ lục, biên bản và chứng từ thanh toán. Hồ sơ nhân sự có thể chia theo loại giấy tờ.

Doanh nghiệp có thể phân loại theo:

• Tháng hoặc quý.
• Khách hàng.
• Dự án.
• Trạng thái xử lý.
• Loại chứng từ.
• Phòng ban.

Màu sắc có thể được dùng để nhận diện, nhưng phải có bảng quy ước thống nhất. Nếu mỗi nhân viên tự chọn màu theo cách riêng, hệ thống sẽ khó bàn giao và kiểm tra.

Bảng so sánh các loại file tài liệu văn phòng

Đặc điểm trong bảng mang tính định hướng. Sức chứa, chất liệu và cơ chế sử dụng cần được kiểm tra theo từng sản phẩm cụ thể.

Cách chọn file tài liệu phù hợp

Chọn theo khổ giấy

Phần lớn hợp đồng, chứng từ và hồ sơ văn phòng sử dụng khổ A4 nên file A4 thường là lựa chọn cơ bản. Tài liệu A3 hoặc khổ đặc biệt cần file riêng, tránh gấp giấy để đưa vào sản phẩm không phù hợp.

Ngoài khổ tài liệu, doanh nghiệp phải xem kích thước ngoài của bìa. File A4 có thể cao và rộng hơn giấy A4, đặc biệt với file còng hoặc file hộp.

Chọn theo số lượng tài liệu

Tập giấy mỏng có thể dùng file hở cạnh, túi khuy bấm hoặc file rút gáy. Hồ sơ có độ dày vừa phải có thể dùng bìa Acco, file nhiều lá hoặc cặp ba dây. Hồ sơ dày thường phù hợp hơn với file còng hoặc file hộp.

Không nên chọn file quá lớn chỉ để dự phòng khi tài liệu thực tế rất ít. File rộng chiếm diện tích tủ và làm hồ sơ khó đứng ổn định nếu bên trong quá trống.

Chọn theo tần suất sử dụng

Tài liệu đang xử lý và cần lấy ra nhiều lần nên dùng file hở cạnh, file lá hoặc túi khuy bấm. Hồ sơ thường xuyên bổ sung theo kỳ có thể dùng file còng. Tài liệu ít truy cập có thể đưa vào file hộp hoặc túi hồ sơ có nhãn.

Lựa chọn đúng theo tần suất giúp giảm thao tác mở, tháo và sắp xếp lại.

Chọn theo cách di chuyển

Tài liệu mang giữa các phòng ban hoặc ra ngoài văn phòng nên sử dụng loại có khuy, dây, khóa kéo hoặc cơ chế đóng phù hợp. File hở cạnh không phải lựa chọn ưu tiên nếu tập giấy phải di chuyển nhiều.

Tài liệu trình ký có thể dùng bìa trình ký, sau đó chuyển sang file lưu chính thức khi hoàn tất quy trình.

Chọn theo thời gian lưu

Hồ sơ lưu dài hạn cần được ghi nhãn rõ, đặt trong tủ phù hợp và hạn chế các yếu tố có thể làm giấy xuống cấp. File chỉ là một phần của quy trình; doanh nghiệp còn phải xác định thời hạn lưu và quyền truy cập theo loại hồ sơ.

Không nên tự đặt thời hạn hủy đối với hồ sơ pháp lý, kế toán hoặc nhân sự khi chưa kiểm tra quy định và tình trạng thực tế.

Gợi ý file theo từng phòng ban

Phòng hành chính – nhân sự

Bộ phận hành chính – nhân sự có thể dùng file còng để phân nhóm hồ sơ, túi khuy bấm cho giấy tờ đang xử lý, bìa trình ký cho quyết định và file hộp cho hồ sơ ít sử dụng.

Hồ sơ của từng nhân viên nên có mã hoặc tên rõ ràng. Tài liệu chứa thông tin cá nhân cần được bố trí tại khu vực có quyền truy cập phù hợp.

Phòng kế toán

Phòng kế toán thường sử dụng file còng, bìa Acco, cặp ba dây, giấy phân trang và file hộp. Cách chọn phụ thuộc vào loại chứng từ, cách đục lỗ và quy trình lưu theo tháng, quý hoặc năm.

Doanh nghiệp không nên áp dụng một cách lưu chung khi chưa đối chiếu với hồ sơ thực tế và yêu cầu quản lý chứng từ.

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có thể dùng file nhiều lá cho hồ sơ giới thiệu, file hở cạnh cho báo giá, túi khuy bấm cho tài liệu mang đi và file còng cho hợp đồng theo khách hàng.

Bìa trình ký phù hợp với hợp đồng đang chờ duyệt nhưng không nên dùng làm nơi lưu cuối cùng.

Phòng pháp chế hoặc quản lý hợp đồng

Bộ phận quản lý hợp đồng có thể dùng file còng, file hộp, giấy phân trang và túi có dây. Mỗi hợp đồng nên được gắn mã để liên kết với danh mục theo dõi.

Bản gốc và bản sao cần được phân biệt rõ trên nhãn hoặc danh mục, tránh sử dụng nhầm.

Phòng dự án

Phòng dự án có thể dùng file còng theo từng dự án, file nhiều lá cho tài liệu trình bày, túi khuy bấm cho hồ sơ đang xử lý và file hộp khi dự án kết thúc.

Cách chia nên phản ánh các giai đoạn thực tế, chẳng hạn tài liệu khởi tạo, thực hiện, nghiệm thu và hoàn tất.

Cách sắp xếp và ghi nhãn file dễ tìm

Doanh nghiệp nên xây dựng một cấu trúc mã đơn giản, chẳng hạn:

Phòng ban – Loại hồ sơ – Năm – Số thứ tự

Đây chỉ là cấu trúc tham khảo. Mã thực tế cần phù hợp với hệ thống đang sử dụng.

Nhãn gáy nên có tên hồ sơ, thời gian, phòng ban và số thứ tự. Với tài liệu đang xử lý, có thể bổ sung trạng thái. Không nên đưa quá nhiều chữ nhỏ khiến nhãn khó đọc khi file đặt trong tủ.

Trong cùng một tủ, doanh nghiệp nên sắp xếp theo một nguyên tắc chính, chẳng hạn thời gian, tên khách hàng hoặc mã dự án. Trộn nhiều cách sắp xếp sẽ làm nhân viên khó xác định vị trí.

Hồ sơ đang xử lý nên được tách khỏi hồ sơ đã hoàn tất. File thường xuyên sử dụng đặt ở vị trí dễ lấy; file lưu ít truy cập có thể bố trí tại khu vực khác.

Cách xác định số lượng file cần mua

Trước tiên, doanh nghiệp cần thống kê loại hồ sơ hiện có, số tập, độ dày và phòng ban sử dụng. Sau đó, ước tính lượng hồ sơ phát sinh dựa trên số nhân sự, hợp đồng, khách hàng, dự án hoặc chứng từ.

Không nên lấy số nhân viên nhân với toàn bộ danh mục file. Nhiều sản phẩm được dùng chung theo phòng ban, trong khi một số file được cấp riêng cho từng hồ sơ.

Doanh nghiệp nên mua thử một số lượng nhỏ để kiểm tra:

• File có vừa giấy không.
• Cơ cấu đóng mở có thuận tiện không.
• Nhãn có dễ ghi không.
• File có vừa tủ không.
• Sản phẩm có phù hợp quy trình không.

Sau một đến ba tháng, bộ phận hành chính có thể đánh giá loại nào dùng nhiều, loại nào ít dùng và điều chỉnh đơn hàng.

Những lỗi thường gặp khi mua file tài liệu

Lỗi đầu tiên là mua một loại cho mọi hồ sơ. Tài liệu mỏng, tài liệu dày và tài liệu trình ký cần cách lưu khác nhau.

Lỗi thứ hai là không kiểm tra khổ giấy. Việc gấp tài liệu để đưa vào file nhỏ có thể làm giấy nhàu và khó sử dụng.

Lỗi thứ ba là chọn gáy không phù hợp độ dày. File quá nhỏ khó đóng; file quá lớn chiếm nhiều diện tích.

Lỗi thứ tư là quên chuẩn bị dụng cụ đục lỗ khi dùng file còng hoặc bìa Acco.

Lỗi thứ năm là mua số lượng lớn trước khi thử kích thước với tủ hồ sơ.

Lỗi thứ sáu là không ghi nhãn. File không có nhãn chỉ gom giấy lại nhưng không hỗ trợ tìm kiếm hiệu quả.

Lỗi cuối cùng là nhồi quá nhiều tài liệu. Khi file khó đóng hoặc giấy bị cong, doanh nghiệp nên tách thành nhiều tập thay vì tiếp tục bổ sung.

File lưu hồ sơ tại Văn Phòng Xanh

Website Văn Phòng Xanh hiện giới thiệu nhiều nhóm file tài liệu văn phòng, gồm file còng, file lá, file rút gáy, túi khuy bấm, bìa Acco, cặp ba dây, file hộp và túi hồ sơ. Danh mục file lưu hồ sơ được cập nhật theo từng sản phẩm và có thể thay đổi về số lượng hiển thị theo thời điểm.

Doanh nghiệp cần kiểm tra khổ file, độ rộng gáy, chất liệu, cơ chế đóng, quy cách và tình trạng sản phẩm trước khi đặt hàng. Giá trên trang báo giá hoặc trang sản phẩm cũng cần được xác nhận tại thời điểm mua vì có thể thay đổi.

Doanh nghiệp có nhu cầu mua file cho hành chính, kế toán, nhân sự hoặc kinh doanh có thể liên hệ bộ phận tư vấn bán hàng của Văn Phòng Xanh để hỏi thông tin sản phẩm và đơn hàng. Nội dung bài viết không mặc định mọi sản phẩm đều luôn có sẵn và không bổ sung các dịch vụ chưa được doanh nghiệp xác nhận.

Câu hỏi thường gặp về file tài liệu văn phòng

Công ty nên có những loại file nào?

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị file còng, file nhiều lá, file hở cạnh, bìa Acco, bìa trình ký, túi khuy bấm và túi hồ sơ. Danh mục cụ thể cần điều chỉnh theo loại tài liệu và phòng ban.

File còng phù hợp với hồ sơ nào?

File còng phù hợp với hồ sơ nhiều trang, cần bổ sung hoặc tháo tài liệu trong quá trình sử dụng. Giấy thường phải được đục lỗ theo cơ cấu còng.

File nhiều lá khác túi khuy bấm như thế nào?

File nhiều lá có nhiều túi được gắn cố định để người dùng xem từng trang. Túi khuy bấm thường có một ngăn chính và khuy đóng, phù hợp với tập tài liệu mỏng cần di chuyển.

Hồ sơ kế toán nên dùng loại file nào?

Phòng kế toán có thể sử dụng file còng, bìa Acco, cặp ba dây hoặc file hộp tùy độ dày, cách phân loại và quy trình lưu chứng từ thực tế.

Bìa trình ký có phù hợp để lưu dài hạn không?

Bìa trình ký chủ yếu phục vụ tài liệu đang chờ duyệt hoặc ký. Sau khi xử lý xong, hồ sơ nên được chuyển sang loại file lưu trữ phù hợp hơn.

Nên chọn file còng gáy bao nhiêu centimet?

Doanh nghiệp cần căn cứ vào độ dày tài liệu, cơ cấu còng và kích thước tủ. Không có một độ rộng gáy phù hợp cho mọi hồ sơ.

Văn Phòng Xanh có file lưu hồ sơ không?

Có. Website Văn Phòng Xanh hiện có danh mục file lưu hồ sơ và túi hồ sơ với nhiều nhóm sản phẩm. Quy cách, giá và tình trạng từng sản phẩm cần được kiểm tra tại thời điểm mua.

Kết luận

File tài liệu văn phòng cần được lựa chọn theo khổ giấy, độ dày hồ sơ, tần suất truy cập, cách di chuyển và thời gian lưu. Không có một loại file phù hợp cho mọi phòng ban.

File còng phù hợp với hồ sơ nhiều trang và thường xuyên bổ sung. File nhiều lá phù hợp với tài liệu cần xem theo từng trang. File hở cạnh thuận tiện cho giấy tờ đang xử lý. Túi khuy bấm phù hợp với tài liệu cần mang theo. Bìa trình ký dùng cho hồ sơ đang luân chuyển, còn file hộp phù hợp với tài liệu ít truy cập.

Bên cạnh việc chọn đúng sản phẩm, doanh nghiệp cần xây dựng mã hồ sơ, ghi nhãn thống nhất, phân biệt tài liệu đang xử lý với tài liệu đã lưu và kiểm tra kích thước tủ trước khi mua số lượng lớn. Cách tổ chức này giúp hệ thống lưu trữ dễ sử dụng và thuận tiện khi bàn giao.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• CÔNG TY TNHH VĂN PHÒNG XANH
• CEO Văn Phòng Xanh: Trần Thị Bích Vui
• Địa chỉ: Lô HH3 khu di dân GPMB và đấu giá QSD đất, Phường Từ Liêm, TP Hà Nội, Việt Nam
• Tư vấn bán hàng: (024) 710 24 710
• Thông tin đơn hàng: 0966 168 676
• Google Map: https://share.google/CDo18qH258CtIEEBa