Quyết toán thuế là quá trình doanh nghiệp tổng hợp số liệu của một kỳ tính thuế, xác định số thuế phải nộp, số đã tạm nộp và khoản còn thiếu hoặc nộp thừa. Đối với doanh nghiệp, hai nội dung thường gặp nhất là quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập. Hồ sơ chỉ chính xác khi số liệu trên tờ khai thống nhất với hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, bảng lương và dữ liệu thuế đã kê khai trong năm. Bài viết dưới đây được LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ biên soạn nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ hồ sơ, thời hạn và những nội dung cần kiểm tra trước khi nộp quyết toán thuế.
Lưu ý cập nhật: Nội dung được xây dựng theo quy định và hướng dẫn đang áp dụng tại thời điểm tháng 6/2026. Do chính sách thuế có thể thay đổi theo từng kỳ tính thuế, doanh nghiệp cần xác định chính xác năm đang quyết toán trước khi sử dụng biểu mẫu, mức giảm trừ, thuế suất hoặc quy định chuyển tiếp.
Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là việc tổng hợp toàn bộ dữ liệu liên quan đến một loại thuế trong kỳ tính thuế để xác định nghĩa vụ cuối cùng của người nộp thuế. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải xác định doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế, khoản lỗ được chuyển, ưu đãi nếu có, số thuế đã tạm nộp và số thuế còn phải nộp.
Đối với thuế thu nhập cá nhân, tổ chức trả thu nhập cần tổng hợp thu nhập từ tiền lương, tiền công, khoản giảm trừ, thuế đã khấu trừ, cá nhân ủy quyền quyết toán và số thuế còn phải nộp hoặc nộp thừa của từng người thuộc phạm vi quyết toán.
Quyết toán thuế không giống việc kê khai thuế định kỳ. Kê khai theo tháng hoặc quý phản ánh nghĩa vụ phát sinh trong từng giai đoạn. Quyết toán thuế là bước tổng hợp lại dữ liệu của cả kỳ tính thuế, điều chỉnh các chênh lệch và xác định nghĩa vụ cuối cùng.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa quyết toán thuế và hoạt động kiểm tra thuế. Quyết toán là nghĩa vụ kê khai của doanh nghiệp. Kiểm tra hoặc thanh tra thuế là hoạt động của cơ quan có thẩm quyền nhằm đánh giá tính chính xác, trung thực và đầy đủ của hồ sơ đã kê khai. Việc cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ điện tử không đồng nghĩa toàn bộ số liệu đã được xác nhận là chính xác và không còn khả năng bị kiểm tra.
Doanh nghiệp thường phải quyết toán những loại thuế nào?
Đối với phần lớn doanh nghiệp, hồ sơ quyết toán hằng năm tập trung vào thuế thu nhập doanh nghiệp, viết tắt là thuế TNDN, và thuế thu nhập cá nhân, viết tắt là thuế TNCN, đối với tổ chức có trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Thuế TNDN được xác định trên cơ sở thu nhập tính thuế sau khi doanh nghiệp đã rà soát doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập khác, khoản lỗ được chuyển và ưu đãi thuế nếu đáp ứng điều kiện.
Thuế TNCN được tổ chức trả thu nhập tổng hợp dựa trên tiền lương, tiền công, khoản chịu thuế, khoản miễn thuế, giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, số thuế đã khấu trừ và điều kiện ủy quyền của người lao động.
Thuế giá trị gia tăng thường được kê khai theo tháng hoặc quý. Đây không phải sắc thuế quyết toán năm theo cách tương tự thuế TNDN và TNCN. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đối chiếu doanh thu và hóa đơn giá trị gia tăng với sổ kế toán khi lập hồ sơ quyết toán để phát hiện chênh lệch.
Căn cứ pháp lý cần kiểm tra khi quyết toán thuế
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 là căn cứ nền tảng về khai thuế, thời hạn nộp hồ sơ, trách nhiệm của người nộp thuế và xử lý hồ sơ thuế. Luật có hiệu lực từ ngày 01/7/2020 và đã được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản liên quan.
Đối với kỳ tính thuế TNDN năm 2025, doanh nghiệp cần lưu ý Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/10/2025 và được áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025. Các quy định chi tiết được hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp không nên lấy quy định của một kỳ để áp dụng tự động cho kỳ khác. Trước khi lập hồ sơ, cần kiểm tra kỳ tính thuế, thời điểm phát sinh giao dịch, điều khoản chuyển tiếp và văn bản đang điều chỉnh nội dung cụ thể.
Doanh nghiệp nào phải thực hiện quyết toán thuế?
Doanh nghiệp đang hoạt động
Doanh nghiệp đang hoạt động phải xác định nghĩa vụ quyết toán theo loại thuế và tình trạng phát sinh trong kỳ. Việc không phát sinh doanh thu không đồng nghĩa chắc chắn doanh nghiệp được miễn toàn bộ hồ sơ quyết toán.
Một doanh nghiệp có thể chưa phát sinh doanh thu nhưng vẫn có chi phí thành lập, tiền thuê văn phòng, tiền lương, phí ngân hàng, chữ ký số hoặc các khoản chi khác. Những dữ liệu này vẫn cần được theo dõi, ghi nhận và phản ánh theo chế độ kế toán phù hợp.
Doanh nghiệp chỉ nên kết luận không phải nộp một hồ sơ cụ thể sau khi kiểm tra tình trạng pháp lý, thời gian hoạt động, việc tạm ngừng, loại sắc thuế và quy định miễn khai áp dụng cho kỳ đó.
Doanh nghiệp có trả thu nhập cho người lao động
Doanh nghiệp trả tiền lương, tiền công cần rà soát nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN. Việc quyết toán phải phân biệt rõ người lao động đủ điều kiện ủy quyền, người tự quyết toán, người đã nghỉ việc, người có nhiều nguồn thu nhập và người không thuộc diện phải quyết toán.
Doanh nghiệp không nên tự đưa toàn bộ người lao động vào danh sách ủy quyền nếu chưa kiểm tra điều kiện của từng cá nhân. Hồ sơ cần được đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng lương, dữ liệu bảo hiểm, mã số thuế và thông tin người phụ thuộc.
Doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoặc tổ chức lại
Doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi có thể phát sinh nghĩa vụ khai quyết toán tại thời điểm kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại.
Thời hạn và hồ sơ trong nhóm này có thể khác quyết toán năm thông thường. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thuế, hóa đơn, công nợ, tài sản, lao động và nghĩa vụ tại các đơn vị phụ thuộc trước khi hoàn thành thủ tục.
Chi nhánh và đơn vị phụ thuộc
Nghĩa vụ của chi nhánh phụ thuộc vào phương thức hạch toán, địa điểm hoạt động, việc phát sinh doanh thu, thu nhập, chi phí và trả lương. Chi nhánh hạch toán độc lập không được xử lý giống hoàn toàn chi nhánh hạch toán phụ thuộc.
Doanh nghiệp có đơn vị hoạt động tại nhiều địa phương cần rà soát thêm nghĩa vụ phân bổ thuế và nơi nộp hồ sơ. Không nên áp dụng một phương án chung khi chưa kiểm tra mô hình hạch toán thực tế.
Hồ sơ quyết toán thuế TNDN gồm những gì?
Hồ sơ quyết toán thuế
Tờ khai quyết toán thuế TNDN
Theo hướng dẫn quyết toán thuế TNDN năm 2025, doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp doanh thu trừ chi phí sử dụng tờ khai mẫu 03/TNDN cùng các phụ lục có liên quan. Biểu mẫu phải được kiểm tra theo kỳ quyết toán và hệ thống khai thuế tại thời điểm lập hồ sơ.
Số liệu trên tờ khai cần khớp với báo cáo tài chính, sổ kế toán và các phụ lục. Nếu số liệu kế toán và số liệu thuế có chênh lệch, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh tại chỉ tiêu phù hợp, không tự thay đổi dữ liệu để tạo sự cân bằng hình thức.
Báo cáo tài chính năm
Hồ sơ quyết toán TNDN thông thường đi kèm báo cáo tài chính năm. Với doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc tổ chức lại, báo cáo có thể được lập đến thời điểm phát sinh sự kiện theo quy định áp dụng.
Báo cáo tài chính cần được lập theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Các số liệu về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và lợi nhuận phải có căn cứ từ sổ kế toán và chứng từ.
Doanh nghiệp không nên chờ đến sát hạn mới lập báo cáo. Việc đối chiếu công nợ, hàng tồn kho, tiền mặt, ngân hàng và tài sản cần được thực hiện trước khi khóa sổ.
Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh
Tùy đặc điểm hoạt động, hồ sơ có thể sử dụng phụ lục kết quả sản xuất, kinh doanh tương ứng như mẫu 03-1A/TNDN, 03-1B/TNDN hoặc 03-1C/TNDN theo hướng dẫn của kỳ quyết toán.
Doanh nghiệp cần chọn phụ lục đúng với hoạt động thực tế, không chỉ dựa trên tên ngành nghề đăng ký. Dữ liệu trên phụ lục phải thống nhất với doanh thu, giá vốn, chi phí và kết quả kinh doanh trong sổ sách.
Phụ lục chuyển lỗ
Nếu doanh nghiệp có khoản lỗ được chuyển, cần rà soát năm phát sinh, số lỗ đã chuyển, số còn lại và thời hạn chuyển lỗ. Dữ liệu phải được đối chiếu với tờ khai, báo cáo tài chính của các năm trước và kết luận kiểm tra thuế nếu có.
Doanh nghiệp không được tự chuyển số lỗ chưa có căn cứ hoặc tiếp tục sử dụng số liệu đã bị điều chỉnh. Trường hợp đã khai bổ sung kỳ trước, số lỗ phải được cập nhật theo hồ sơ bổ sung hợp lệ.
Phụ lục ưu đãi thuế TNDN
Doanh nghiệp đang hưởng ưu đãi cần kiểm tra căn cứ, điều kiện, thời gian và phạm vi thu nhập được hưởng. Việc đăng ký ngành nghề thuộc lĩnh vực ưu đãi không tự động làm phát sinh quyền hưởng ưu đãi.
Doanh nghiệp cần phân biệt doanh thu, chi phí của hoạt động được ưu đãi và hoạt động không được ưu đãi. Nếu không hạch toán riêng được, việc xác định phải tuân theo phương pháp phân bổ do pháp luật quy định.
Hồ sơ giao dịch liên kết
Doanh nghiệp có quan hệ và giao dịch liên kết phải rà soát nghĩa vụ kê khai phụ lục, xác định giá giao dịch liên kết và lập hồ sơ theo quy định. Hướng dẫn quyết toán năm 2025 cũng lưu ý các phụ lục áp dụng cho người nộp thuế có giao dịch liên kết.
Không phải mọi giao dịch với doanh nghiệp quen biết, cùng nhóm tên hoặc cùng đối tác đều là giao dịch liên kết. Quan hệ liên kết cần được xác định theo các tiêu chí pháp lý về sở hữu, kiểm soát, quản lý, tài chính và quan hệ giữa các bên.
Trường hợp thuộc diện được miễn lập một số hồ sơ, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra nghĩa vụ kê khai thông tin và căn cứ chứng minh điều kiện miễn.
Tài liệu cần chuẩn bị để đối chiếu
Ngoài các thành phần nộp qua hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu làm căn cứ lập và giải trình hồ sơ. Nhóm tài liệu thường gồm sổ cái, sổ chi tiết, hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng, hồ sơ tài sản, bảng khấu hao, hồ sơ công cụ dụng cụ, bảng phân bổ, sổ kho, bảng lương, hồ sơ vay vốn và biên bản đối chiếu công nợ.
Không phải toàn bộ tài liệu này đều nộp kèm tờ khai. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lưu trữ và có khả năng cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?
Tờ khai của tổ chức trả thu nhập
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng tờ khai quyết toán TNCN áp dụng cho kỳ đang thực hiện. Dữ liệu phải thể hiện đầy đủ thu nhập chịu thuế, khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ, người lao động ủy quyền và kết quả quyết toán.
Không nên sử dụng tờ khai của năm trước mà chưa kiểm tra biểu mẫu hiện hành. Khi hệ thống thuế nâng cấp, doanh nghiệp cần dùng phiên bản phần mềm và phụ lục phù hợp.
Danh sách cá nhân thuộc phạm vi quyết toán
Doanh nghiệp cần phân loại người lao động theo tình trạng thực tế, gồm cá nhân ủy quyền, cá nhân tự quyết toán, người đã nghỉ việc, người làm việc chưa đủ năm, người có thu nhập từ nhiều nơi và cá nhân có số thuế nộp thừa.
Việc phân loại sai có thể làm sai số thuế, hồ sơ hoàn thuế và trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập. Doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động cung cấp thông tin trung thực và xác nhận việc ủy quyền theo đúng điều kiện.
Hồ sơ ủy quyền quyết toán
Doanh nghiệp phải lưu hồ sơ ủy quyền của cá nhân. Trước khi tiếp nhận, cần kiểm tra thời gian làm việc, nguồn thu nhập, tình trạng hợp đồng và điều kiện khác theo quy định của kỳ tính thuế.
Một cá nhân có nhiều nguồn thu nhập không đồng nghĩa luôn không được ủy quyền, nhưng cũng không thể mặc nhiên ủy quyền. Kết luận phải căn cứ tình trạng cụ thể và quy định đang áp dụng.
Mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc
Thông tin họ tên, ngày sinh, số định danh, mã số thuế và người phụ thuộc cần được chuẩn hóa trước khi nộp hồ sơ. Hướng dẫn quyết toán năm 2025 yêu cầu tổ chức trả thu nhập rà soát dữ liệu mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc nhằm hạn chế sai lệch khi xử lý hồ sơ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thời điểm đăng ký người phụ thuộc, thời gian được tính giảm trừ và việc trùng thông tin giữa nhiều người nộp thuế. Không nên chỉ đối chiếu tên mà bỏ qua số định danh.
Bảng lương và chứng từ khấu trừ
Số liệu quyết toán TNCN phải được đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán, khoản phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và thuế đã khấu trừ.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra chứng từ khấu trừ đã cấp cho cá nhân. Trường hợp cá nhân tự quyết toán, thông tin trên chứng từ phải thống nhất với số liệu doanh nghiệp kê khai.
Phân biệt chính sách năm 2025 và năm 2026
Khi thực hiện quyết toán năm 2025 trong năm 2026, doanh nghiệp phải áp dụng chính sách của kỳ tính thuế năm 2025, không tự động sử dụng mức giảm trừ hoặc biểu thuế của năm 2026.
Hướng dẫn của cơ quan thuế xác định mức giảm trừ gia cảnh mới có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026. Đối với quyết toán năm 2025, thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú vẫn áp dụng biểu thuế của kỳ năm 2025.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế
Thời hạn quyết toán thuế TNDN
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch thường xác định thời hạn theo ngày cuối tháng 3 của năm tiếp theo.
Không nên viết chung rằng mọi doanh nghiệp đều có hạn vào ngày 31/3, vì có doanh nghiệp áp dụng năm tài chính khác năm dương lịch.
Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ theo quy định, thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Doanh nghiệp cần kiểm tra lịch nghỉ chính thức của năm tương ứng trước khi xác định ngày cụ thể.
Thời hạn quyết toán thuế TNCN
Tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán TNCN theo thời hạn của hồ sơ khai thuế năm, về nguyên tắc cũng là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với tổ chức.
Thời hạn của cá nhân trực tiếp quyết toán có thể khác thời hạn của tổ chức trả thu nhập. Doanh nghiệp không nên gộp hai đối tượng vào cùng một mốc khi hướng dẫn người lao động.
Thời hạn nộp tiền thuế
Doanh nghiệp không chỉ cần nộp tờ khai đúng hạn mà còn phải xác định và nộp số thuế còn thiếu. Nếu phát sinh nghĩa vụ nhưng chậm nộp, doanh nghiệp có thể phải tính tiền chậm nộp theo quy định.
Trước khi nộp, kế toán cần đối chiếu số thuế đã tạm nộp trong năm, khoản bù trừ, số nộp thừa và số còn phải nộp. Giấy nộp tiền và thông báo của hệ thống phải được lưu cùng hồ sơ.
Quy trình quyết toán thuế cho doanh nghiệp
Quy trình quyết toán thuế
Bước 1: Thu thập và khóa dữ liệu
Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi, hồ sơ lương, bảng tính khấu hao, hồ sơ hàng hóa, biên bản nghiệm thu và tài liệu công nợ.
Sau đó, doanh nghiệp thực hiện khóa số liệu của kỳ, hạn chế sửa trực tiếp dữ liệu đã được dùng lập tờ khai mà không có biên bản hoặc căn cứ điều chỉnh.
Bước 2: Đối chiếu tờ khai với sổ kế toán
Kế toán cần đối chiếu tờ khai thuế GTGT, dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh thu kế toán, bảng lương, thuế TNCN đã kê khai và số liệu ngân hàng.
Mọi chênh lệch cần được xác định nguyên nhân. Chênh lệch có thể do thời điểm ghi nhận, hóa đơn điều chỉnh, hàng trả lại, kê khai bổ sung hoặc lỗi nhập liệu.
Bước 3: Rà soát doanh thu và chi phí
Doanh nghiệp cần kiểm tra thời điểm ghi nhận doanh thu, khoản đã nghiệm thu nhưng chưa lập hóa đơn, khoản đã lập hóa đơn nhưng chưa phản ánh trên sổ và các khoản giảm trừ doanh thu.
Đối với chi phí, cần kiểm tra tính liên quan đến hoạt động kinh doanh, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu và điều kiện riêng của từng khoản. Không phải mọi khoản đã chi tiền đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Bước 4: Xác định nghĩa vụ thuế
Doanh nghiệp xác định thu nhập chịu thuế, thu nhập miễn thuế, khoản lỗ được chuyển, ưu đãi, thuế đã tạm nộp và số còn phải nộp.
Đối với TNCN, cần xác định thu nhập chịu thuế, khoản giảm trừ, số đã khấu trừ, kết quả của cá nhân ủy quyền và dữ liệu phải cấp cho người tự quyết toán.
Bước 5: Lập tờ khai và phụ lục
Tờ khai, báo cáo tài chính và phụ lục phải thống nhất. Nếu phát sinh chuyển lỗ, ưu đãi, giao dịch liên kết hoặc phân bổ thuế, doanh nghiệp phải lập đúng phụ lục.
Người lập và người ký cần kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp, kỳ tính thuế, cơ quan thuế quản lý và chữ ký số trước khi gửi.
Bước 6: Nộp hồ sơ và tiền thuế
Hồ sơ thường được nộp bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế quản lý. Sau khi gửi, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận, thông báo chấp nhận hoặc yêu cầu xử lý của hệ thống.
Nếu phát sinh số thuế còn phải nộp, doanh nghiệp thực hiện nộp tiền và kiểm tra việc hạch toán nghĩa vụ trên hệ thống.
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ lưu cần gồm tờ khai đã nộp, báo cáo tài chính, phụ lục, bảng tính thuế, thông báo tiếp nhận, giấy nộp tiền, dữ liệu ký điện tử và chứng từ làm căn cứ.
Doanh nghiệp cần tổ chức hồ sơ theo từng năm và từng sắc thuế để thuận tiện khi giải trình, kiểm tra hoặc bàn giao kế toán.
Những nội dung phải rà soát trước khi quyết toán
Rà soát trước khi quyết toán thuế
Doanh thu và hóa đơn đầu ra
Doanh nghiệp cần kiểm tra doanh thu đã ghi nhận, hóa đơn đã lập, hàng trả lại, giảm giá, chiết khấu, nghiệm thu và thời điểm hoàn thành dịch vụ. Số liệu phải được đối chiếu với hợp đồng, ngân hàng và tờ khai thuế GTGT.
Hóa đơn đầu vào và chứng từ chi phí
Hóa đơn đầu vào cần được đối chiếu với hợp đồng, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán và mục đích sử dụng. Doanh nghiệp không nên ghi nhận chi phí chỉ dựa trên hóa đơn nếu giao dịch thực tế chưa được chứng minh.
Tiền mặt và ngân hàng
Số dư tiền mặt phải phù hợp với sổ quỹ và giao dịch thực tế. Số dư ngân hàng cần khớp sao kê. Các khoản chuyển tiền không rõ nội dung, vay mượn cá nhân hoặc giao dịch với người liên quan phải được làm rõ trước khi khóa sổ.
Công nợ
Công nợ phải thu, phải trả cần được đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp. Khoản tồn lâu, chênh lệch hoặc không xác định được đối tượng phải được kiểm tra, không tự xóa khỏi sổ sách.
Hàng tồn kho
Doanh nghiệp có hàng hóa, nguyên vật liệu cần kiểm kê, đối chiếu sổ kho và số liệu kế toán. Chênh lệch tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và kết quả kinh doanh.
Tài sản và công cụ dụng cụ
Cần kiểm tra hồ sơ mua sắm, nghiệm thu, thời điểm đưa vào sử dụng, thời gian khấu hao, phân bổ và thanh lý. Tài sản không còn sử dụng nhưng vẫn khấu hao phải được rà soát.
Tiền lương và thuế TNCN
Bảng lương phải thống nhất với hợp đồng lao động, bảng chấm công, chứng từ chi trả, bảo hiểm và dữ liệu thuế TNCN. Khoản thưởng hoặc phụ cấp cần được kiểm tra điều kiện và hồ sơ.
Thuế TNDN đã tạm nộp
Doanh nghiệp phải đối chiếu số thuế TNDN đã tạm nộp với nghĩa vụ của năm. Hướng dẫn quyết toán năm 2025 lưu ý trường hợp số tạm nộp không đáp ứng tỷ lệ theo quy định có thể làm phát sinh tiền chậm nộp đối với phần thiếu.
Sai sót thường gặp khi quyết toán thuế
Sai sót phổ biến là số liệu trên tờ khai TNDN không khớp báo cáo tài chính. Nguyên nhân có thể do nhập sai, điều chỉnh kế toán nhưng chưa cập nhật tờ khai hoặc xác định sai khoản chênh lệch giữa kế toán và thuế.
Doanh nghiệp cũng thường ghi nhận doanh thu sai kỳ, bỏ sót hóa đơn, kê khai chi phí thiếu hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán, không đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử và ngân hàng.
Đối với TNCN, sai sót thường liên quan đến bỏ sót thu nhập, xác định sai cá nhân ủy quyền, sử dụng sai mã số thuế, tính giảm trừ người phụ thuộc sai thời điểm hoặc không khớp giữa bảng lương và tờ khai.
Một số doanh nghiệp chuyển lỗ sai số, bỏ sót phụ lục giao dịch liên kết hoặc áp dụng ưu đãi thuế khi chưa đáp ứng đủ điều kiện. Đây là những nội dung cần được kiểm tra riêng, không nên xử lý theo kinh nghiệm chung.
Việc nộp hồ sơ sát hạn cũng làm tăng nguy cơ sai sót. Khi hệ thống quá tải hoặc phát hiện thiếu chứng từ, doanh nghiệp có ít thời gian điều chỉnh và nộp tiền thuế.
Doanh nghiệp không có doanh thu có phải quyết toán không?
Không phát sinh doanh thu không đồng nghĩa doanh nghiệp chắc chắn được miễn quyết toán. Nghĩa vụ phụ thuộc vào tình trạng hoạt động, loại thuế, thời gian thành lập, việc tạm ngừng và quy định miễn khai của kỳ.
Doanh nghiệp không có doanh thu nhưng vẫn hoạt động có thể phát sinh chi phí, tài sản, tiền lương hoặc giao dịch ngân hàng. Các khoản này vẫn cần được ghi nhận và theo dõi.
Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng đúng thủ tục và trọn kỳ, mới thành lập gần cuối năm, đang giải thể hoặc không trả thu nhập cho người lao động cần được kiểm tra riêng. Doanh nghiệp không nên tự bỏ hồ sơ chỉ dựa trên việc không xuất hóa đơn.
Khi nào nên thuê dịch vụ quyết toán thuế?
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng đơn vị hỗ trợ khi sổ sách chưa hoàn thiện, hóa đơn và kế toán có chênh lệch, kế toán cũ nghỉ việc, hồ sơ bàn giao thiếu hoặc doanh nghiệp có nhiều lao động.
Các trường hợp có giao dịch liên kết, ưu đãi thuế, chuyển lỗ nhiều năm, chi nhánh tại nhiều địa phương, hoạt động xây dựng, sản xuất hoặc xuất nhập khẩu thường cần rà soát kỹ hơn.
Doanh nghiệp chuẩn bị giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại cũng nên kiểm tra hồ sơ trước khi nộp. Dịch vụ quyết toán không thể thay đổi bản chất giao dịch hoặc hợp thức hóa chứng từ không có thật; phạm vi phù hợp là kiểm tra dữ liệu, xác định sai lệch và tư vấn hướng xử lý theo quy định.
Chi phí dịch vụ quyết toán thuế phụ thuộc vào đâu?
Chi phí phụ thuộc trước hết vào số lượng hóa đơn, chứng từ, giao dịch ngân hàng và thời gian doanh nghiệp đã hoạt động. Hồ sơ một năm với ít nghiệp vụ khác đáng kể hồ sơ nhiều năm chưa lập sổ.
Ngành nghề cũng ảnh hưởng đến khối lượng xử lý. Doanh nghiệp dịch vụ có cấu trúc dữ liệu khác doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, thương mại hoặc xuất nhập khẩu.
Các yếu tố khác gồm số lượng lao động, tình trạng bảng lương, giao dịch liên kết, ưu đãi thuế, chuyển lỗ, số đơn vị phụ thuộc và phạm vi doanh nghiệp yêu cầu.
LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ xác định chi phí sau khi rà soát tình trạng sổ sách, kỳ quyết toán, số lượng chứng từ và nội dung doanh nghiệp cần hỗ trợ. Bài viết không đưa ra mức giá cố định khi chưa có hồ sơ thực tế.
Việt Mỹ Thăng Long hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc liên quan đến kế toán, thuế và thủ tục doanh nghiệp theo hồ sơ cụ thể.
Phạm vi hỗ trợ có thể gồm rà soát hóa đơn, chứng từ, sổ sách và dữ liệu cần thiết trước khi lập hồ sơ quyết toán; hỗ trợ tổng hợp số liệu, lập tờ khai và phụ lục theo phạm vi đã thống nhất; tư vấn các vấn đề kế toán, thuế phát hiện trong quá trình kiểm tra hồ sơ.
Kết quả xử lý phụ thuộc vào tính đầy đủ, trung thực của chứng từ và tình trạng kê khai thực tế. Việt Mỹ Thăng Long không thay đổi bản chất giao dịch, không hợp thức hóa chứng từ và không đưa ra cam kết doanh nghiệp chắc chắn không bị kiểm tra, truy thu hoặc xử lý vi phạm.
Doanh nghiệp cần rà soát sổ sách, chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế hoặc xử lý chênh lệch số liệu có thể liên hệ Việt Mỹ Thăng Long để được trao đổi theo từng trường hợp.
Câu hỏi thường gặp về quyết toán thuế
Quyết toán thuế doanh nghiệp gồm những loại nào?
Hai nội dung phổ biến là quyết toán thuế TNDN và quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập. Nghĩa vụ cụ thể còn phụ thuộc hoạt động, giao dịch và các sắc thuế phát sinh của doanh nghiệp.
Thời hạn quyết toán thuế TNDN là khi nào?
Thời hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Nếu ngày cuối trùng ngày nghỉ, thời hạn được tính sang ngày làm việc tiếp theo.
Không có doanh thu có phải nộp quyết toán không?
Cần kiểm tra tình trạng pháp lý, hoạt động, sắc thuế và trường hợp miễn khai. Không thể kết luận chỉ dựa trên việc doanh nghiệp không xuất hóa đơn hoặc không phát sinh doanh thu.
Hồ sơ TNDN có báo cáo tài chính không?
Hồ sơ thông thường có báo cáo tài chính năm cùng tờ khai và phụ lục liên quan. Một số trường hợp đặc thù thực hiện theo quy định riêng của kỳ quyết toán.
Nộp hồ sơ quyết toán thuế ở đâu?
Doanh nghiệp thường nộp hồ sơ điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp có đơn vị phụ thuộc, hoạt động tại nhiều địa phương hoặc tổ chức lại cần kiểm tra quy định về nơi nộp.
Nộp tờ khai rồi có được sửa không?
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập hồ sơ khai bổ sung theo quy định, đồng thời xác định thêm số thuế và tiền chậm nộp nếu phát sinh. Không nên xóa hoặc sửa số liệu trên phần mềm mà không lập hồ sơ điều chỉnh tương ứng.
Dịch vụ có bao gồm giải trình với cơ quan thuế không?
Phạm vi giải trình phụ thuộc vào thỏa thuận hoặc hợp đồng dịch vụ. Doanh nghiệp cần xác nhận rõ từ đầu, không mặc định mọi dịch vụ lập quyết toán đều bao gồm đại diện làm việc với cơ quan thuế.
Kết luận
Quyết toán thuế không chỉ là việc lập và gửi tờ khai. Doanh nghiệp phải đối chiếu toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, bảng lương, công nợ, tài sản, hàng tồn kho và số thuế đã tạm nộp.
Hồ sơ TNDN và TNCN có nội dung, dữ liệu và điều kiện khác nhau. Thời hạn phải được xác định theo kỳ tính thuế, năm tài chính và đối tượng nộp hồ sơ. Doanh nghiệp không nên chờ sát hạn mới rà soát vì sai lệch số liệu có thể cần thời gian thu thập chứng từ, khai bổ sung hoặc điều chỉnh sổ sách.
Với hồ sơ chưa hoàn thiện, có giao dịch liên kết, ưu đãi, chuyển lỗ hoặc nhiều người lao động, doanh nghiệp nên kiểm tra theo tình trạng thực tế trước khi quyết toán. LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ kế toán – thuế, chuẩn bị hồ sơ quyết toán và tư vấn các vấn đề phát sinh trong phạm vi đã thống nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH LUẬT VÀ KẾ TOÁN VIỆT MỸ – CHI NHÁNH THĂNG LONG
Địa chỉ: Tòa nhà B The Garden Hill, số 99 Trần Bình, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Số điện thoại: 0368.256.731
Email: thanglongketoanvietmy.gmail.com
