Hướng Dẫn Quy Trình Thủ Tục Chuyển Cửa Khẩu Hải Quan Chi Tiết

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, việc đưa lô hàng từ cửa khẩu dỡ đầu tiên (cảng biển, sân bay, cửa khẩu biên giới) về kho nội địa hoặc các cảng cạn (ICD) để làm thủ tục thông quan là giải pháp ưu việt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian. Nắm rõ quy định và các bước thực hiện thủ tục chuyển cửa khẩu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động điều phối phương tiện, đảm bảo niêm phong hàng hóa an toàn và tuân thủ đúng pháp luật hải quan. Dưới đây là bài tổng hợp chi tiết từ Finlogistics.

Mục lục

1. Khi nào doanh nghiệp cần làm thủ tục chuyển cửa khẩu?

Thủ tục chuyển cửa khẩu áp dụng cho việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đang chịu sự giám sát hải quan từ địa điểm này đến địa điểm khác. Doanh nghiệp thường đăng ký làm thủ tục này trong các trường hợp:

Vận chuyển về cảng nội địa (ICD) hoặc kho ngoại quan: Hàng nhập khẩu cập cảng biển lớn nhưng doanh nghiệp muốn đưa về ICD gần nhà máy để làm thủ tục thông quan cho tiện lợi.
Hàng hóa phục vụ sản xuất, gia công: Máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu của các doanh nghiệp chế xuất (DNCX), doanh nghiệp ưu tiên hoặc dự án đầu tư đưa về kiểm tra tại cơ sở sản xuất.
Hàng hóa có tính chất đặc thù: Hàng siêu trường, siêu trọng, hàng hóa tươi sống hoặc hàng nguy hiểm không thể tiến hành kiểm tra hay hạ bãi tại cửa khẩu dỡ đầu tiên.
Hàng hóa chuyển từ cảng xuất nội địa ra cửa khẩu xuất: Hàng xuất khẩu đã hoàn tất thông quan nội địa và chuyển ra cửa khẩu dỡ hàng để xếp lên tàu.

2. Bộ hồ sơ xin làm thủ tục chuyển cửa khẩu gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục vận chuyển độc lập (chuyển cửa khẩu) trên hệ thống Hải quan điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

Tờ khai thông tin vận chuyển (Tờ khai OLA): Khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS (mẫu OLA01).
Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill): 01 bản chụp xác nhận thông tin hàng hóa.
Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản chụp.
Văn bản đề nghị chuyển cửa khẩu: Đơn xin chuyển cửa khẩu (nếu cơ quan Hải quan yêu cầu giải trình lý do).
Giấy phép nhập khẩu / Kết quả kiểm tra chuyên ngành: (Nếu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép trước khi vận chuyển).

3. Quy trình 4 bước thực hiện thủ tục chuyển cửa khẩu hải quan

Quy trình giám sát và phê duyệt vận chuyển hàng chuyển cửa khẩu được triển khai theo các bước chuẩn sau:

Bước 1: Khai báo tờ khai vận chuyển OLA trên hệ thống

Người khai hải quan sử dụng phần mềm khai báo điện tử (ECUS/VNACCS) chọn nghiệp vụ Khai báo vận chuyển độc lập (OLA). Điền đầy đủ thông tin: Mã Chi cục Hải quan cửa khẩu đi, Mã Chi cục Hải quan cửa khẩu đến, Tuyến đường vận chuyển, Thời gian di chuyển dự kiến, Số container và số seal hãng tàu.

Bước 2: Phê duyệt tại Chi cục Hải quan cửa khẩu đi

Công chức Hải quan tại cửa khẩu đi tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống, thực hiện các bước:

Kiểm tra tình trạng bên ngoài của container/thùng xe.
Bấm Seal hải quan (nếu thấy cần thiết) và ghi nhận số seal lên hệ thống.
Phê duyệt cho phép vận chuyển (cấp Bảng kê vận chuyển đã niêm phong).

Bước 3: Vận chuyển hàng hóa về địa điểm đích

Doanh nghiệp điều xe kéo container/xe tải vận chuyển hàng hóa về Chi cục Hải quan cửa khẩu đến theo đúng tuyến đường và thời gian đã đăng ký trên tờ khai OLA.

Bước 4: Bàn giao và xác nhận tại Chi cục Hải quan cửa khẩu đến

Khi hàng về đến ICD hoặc kho nội địa chỉ định:

Công chức Hải quan cửa khẩu đến kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của niêm phong seal (Seal hãng tàu & Seal hải quan).
Thực hiện xác nhận Bảo lưu/Cập nhật hàng đến trên hệ thống điện tử.
Doanh nghiệp tiếp tục tiến hành mở tờ khai nhập khẩu chi tiết để thông quan lô hàng.

4. Những nguyên tắc và lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Bảo vệ tuyệt đối niêm phong (Seal): Trong suốt quá trình vận chuyển, niêm phong hải quan và niêm phong hãng tàu không được đứt, rách hoặc mất. Việc tự ý rọc seal, mở container giữa đường sẽ bị xem là hành vi vi phạm pháp luật và chịu án phạt nặng.
Tuân thủ thời gian di chuyển: Thời gian vận chuyển được đăng ký rõ ràng trên hệ thống. Nếu xe gặp sự cố hỏng hóc, tai nạn hoặc tắc đường dẫn đến trễ hạn, doanh nghiệp phải báo ngay cho cơ quan Hải quan gần nhất để lập biên bản xác nhận bất khả kháng.
Đảm bảo phương tiện vận chuyển đạt chuẩn: Phương tiện vận chuyển (xe container, xe thùng kín) phải đáp ứng yêu cầu kết cấu an toàn, đảm bảo niêm phong hải quan không bị can thiệp từ bên ngoài.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục chuyển cửa khẩu

Câu 1: Làm thủ tục chuyển cửa khẩu có mất phí không?

Không. Cơ quan Hải quan không thu lệ phí đối với thủ tục phê duyệt vận chuyển OLA. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ tốn cước vận chuyển nội địa từ cửa khẩu dỡ về kho/ICD đích.

Câu 2: Tờ khai chuyển cửa khẩu bị trễ thời gian quy định thì xử lý thế nào?

Nếu không có lý do bất khả kháng được cơ quan thẩm quyền xác nhận, việc chậm trễ bàn giao hàng hóa chuyển cửa khẩu có thể bị phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Câu 3: Hàng hóa bị rách seal niêm phong trên đường chuyển cửa khẩu thì sao?

Tài xế cần giữ nguyên hiện trường, báo ngay cho doanh nghiệp và cơ quan Hải quan nơi gần nhất để lập biên bản ghi nhận sự cố. Khi về đến cửa khẩu đích, Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa 100% lô hàng (Luồng Đỏ).

Câu 4: Hàng phế liệu nhập khẩu có được làm thủ tục chuyển cửa khẩu không?

Không. Theo quy định hiện hành, mặt hàng phế liệu nhập khẩu thuộc danh mục cấm chuyển cửa khẩu và bắt buộc phải hoàn tất thủ tục thông quan ngay tại cửa khẩu nhập đầu tiên.

Câu 5: Finlogistics có hỗ trợ làm thủ tục chuyển cửa khẩu và vận tải trọn gói không?

Có. Finlogistics cung cấp dịch vụ khai báo tờ khai OLA, làm việc trực tiếp với Hải quan hai đầu cửa khẩu và điều xe vận chuyển hàng hóa về kho doanh nghiệp an toàn, đúng tiến độ.

Kết luận

Thực hiện chuẩn xác thủ tục chuyển cửa khẩu là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chủ động trong khâu thông quan, rút ngắn thời gian giải phóng hàng và giảm tải áp lực chi phí lưu kho bãi tại các cửa khẩu chính.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn về quy trình làm thủ tục hải quan hoặc tìm kiếm dịch vụ vận chuyển nội địa trọn gói uy tín, hãy liên hệ ngay với Finlogistics để được hỗ trợ chuyên sâu!

Thông tin liên hệ Finlogistics: